Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Анализ документооборота в современных учреждениях Безбумажное делопроизводство

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство в системе работы современных учреждений занимает одно из главных мест в общем механизме её функционирования. При помощи делопроизводства обеспечивается сбор, структурирование, анализ, хранение основных и вспомогательных документов учреждения. На смену традиционному механизму бумажного делопроизводства приходит автоматизированная система документооборота, основанная на современных разработках в данной области с применением облачных сервисов хранения, движения, обработки документов, автоматизированных систем управления и учёта данными и так далее. Таким образом актуальность исследования в данной курсовой работе обусловлена изучением системы безбумажного делопроизводства в современных учреждениях.
Цель работы провести анализ использования системы безбумажного делопроизводства, его нормативно правовое регулировании, исследование базовых элементов, основных проблем, путей их решения.
В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:
1. Рассмотреть основы безбумажного делопроизводства в современных учреждениях
2. Провести анализ особенностей безбумажного делопроизводства в современных учреждениях
3. Исследовать основные проблемы использования безбумажного делопроизводства
Объектом исследования в работе вступает механизм документооборота в современных учреждениях.
Предметом исследования в работе вступает анализ системы безбумажного делопроизводства, исследование его основных элементов, анализ перспективы развития и трудности с которыми сталкиваются учреждения при его применении.
 
При написании работы использовались эмпирические методы, теоретический и содержательный метод.
Теоретическая и практическая значимость работы состоит в том, что для более детального понимания вопроса необходимо знать основные элементы, цели и задачи безбумажного делопроизводства, практическая значимость – за счет теоретических знаний, полученных в ходе написания работы приобрести навыки взаимодействия с системой электронного документооборота. Изучить основные проблемы и риски, связанные с работой в механизме безбумажного делопроизводства. Уметь определить их.
В ходе написания работы использовалась научная, учебная литература, информация, взятая из статей сети Интернет, информация из специализированных периодических изданий.
Структура курсовой работы состоит из: введения, основной части, заключения, списка использованной литературы.

 
1. ОСНОВЫ БЕЗБУМАЖНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВРЕМЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1.1 Понятие, принципы безбумажного делопроизводства
Безбумажное делопроизводство – это движение, хранение, использование, оборот совокупности электронной документации учреждения в рамках его механизма, которые установлены в учреждении [7].
Безбумажная концепция делопроизводства основана и реализуется путем управления совокупностью электронного документооборота в механизме делопроизводства, применяемого в том или ином учреждении. Она позволяет производить обмен документами в электронном виде. Ее применение позволяет обеспечить обмен документами как внутри самого учреждения, также с другими учреждениями или его представительствами. Более сложные системы безбумажного делопроизводства используются в государственных учреждениях и в крупных организациях.
Далее рассмотрим основные задачи, на которых базируется безбумажное делопроизводство и какие проблемы оно решает для учреждения. Безбумажное делопроизводство позволяет:
 создавать электронные документы;
 обмениваться всем типом документов, которые находятся или переведены в электронный формат;
 мгновенно и гарантированно доставлять электронные документы. контрагенту, персоналу, физическим лицам и государственным учреждениям, учреждениям органов государственной власти, надзорным и курирующим органам;
 подписывать электронные документы с использованием технологии электронно-цифровой подписи;
 надёжно хранить электронную базу документов;
 согласовать электронные документы без их физического движения;
 работать с черновиками;
 существенно сократить затраты учреждения, связанные с движением документов (к примеру, не нужно распечатывать документы, тратить ресурсы на их физическую доставку, позволяет сокращать время на выполнение задач работников и позволяет использовать его на другие задачи, что повышает продуктивность работы и т.д.);
 позволяет повысить эффективность работы с документами;
 достичь более высокого технологического обеспечения учреждения;
 повышать компетенцию сотрудников учреждения.
В целом под понятием безбумажного делопроизводства понимается организация системы документооборота учреждения, которое основано на применении программного обеспечения, на основе которого обеспечивается работа с электронной документацией на каждом этапе ее жизненного цикла в учреждении [6, 7].
Далее в работе (Рис.1) рассмотрим основные свойства механизма безбумажного делопроизводства:

Рисунок 1 - Основные свойства механизма безбумажного делопроизводства
Далее детально рассмотрены основные свойства безбумажного делопроизводства, которые приведённые в иллюстрации выше (Рис.1), что они конкретно дают учреждению в рамках используемых в нем процедур в отношении электронного документооборота:
1. Открытость. Многие современные системы электронного документооборота (далее СЭД) позволяют расширить свою функциональность, а также улучшают работу уже используемого механизма делопроизводства в учреждении. Это становится возможным за счет принципа модульности программного обеспечения, который дает возможность СЭД учреждения взаимодействовать с другими приложениями (к примеру, разработанные другими производителями таких как взаимодействие MS Office и Open Office).
2. Хранение документов. Все документы в СЭД хранятся согласно иерархическому принципу. Но при этом один и тот же документ может находиться в разных папках. Любой электронный файл в системе имеет свои уникальные атрибуты (имя, автор, время создания и т.д.). Хранятся атрибуты в карточке, которая связана с документом [4, 25].
3. Способы выстраивания маршрутизации документов по двум основным параметрам: свободной и жесткой. Первая позволяет любому сотруднику учреждения использовать шаблоны документов, вносить в них правки и перенаправлять как внешним, так внутренним адресатам, второй не дает этого делать. Его изменять, перенаправлять могут только пользователи, имеющие на это доступ. В основном это касается распорядительных, правоустанавливающих, документов, финансовых отчетов и т.д. Это позволяет ранжировать документооборот и исключает несанкционированное внесение правок, пересылок. Исключает утечку документов относящихся к коммерческой тайне.
4. Разграничение прав доступа. В системе пользователь может иметь различные права, которые зависят от его должности или других факторов. Права доступа могут быть разные: создание, редактирование, удаление, чтение документа [3, 91].
Для наглядности далее в работе (Рис.2) приведено сравнение двух механизмов делопроизводства применяемых в практике отечественных учреждений. Традиционного и безбумажного.


Рисунок 2 – Сравнение бумажного и безбумажного механизма делопроизводства
Делая вывод по рассмотренному выше материалу, можно обозначить, что механизм безбумажного делопроизводства активно вошел в практику работы отечественных учреждений как государственной сферы, коммерческой сферы и сферы некоммерческих организаций. Его внедрение позволяет упростить систему документооборота, снизить риски потери, кражи данных. Упростить и ускорить документооборот как внутри учреждения, межфилиальное взаимодействие, так и со сторонними учреждениями и организациями, которые входят в орбиту деятельности конкретного взятого учреждения. Далее в работе рассмотрен материал, касающийся технологии, инструментария реализации механизма безбумажного делопроизводства.

1.2 Технологии, инструменты, цели реализации безбумажного делопроизводства
В практическом смысле механизм безбумажного делопроизводства — это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, служебные документы, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в учреждении, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок [5, 68].