Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Современный офис и его техническое оснащение

ВВЕДЕНИЕ

Современный офис любой компании не может нормально функционировать без технического оснащения, к которому относятся инженерные системы, телекоммуникации, телефонная связь и оргтехника. Однако и этого недостаточно для хорошей работоспособности, так как для любой техники и оборудования необходимо качественное профессиональное обслуживание.
Применение в работе компьютерных технологий и современного программного обеспечения позволяет осуществлять любую работу гораздо быстрее. Любой офис оснащен стандартным набором оргтехники: компьютеры, факсы, принтеры, сканеры, копировальные автоматы, АТС и компьютерные сети. Сбой программного обеспечения не редкая ситуация в любом офисе, при которой могут быть полностью потеряны данные, содержащиеся в компьютере. Вследствие этого в последнее время большой популярностью стали пользоваться карты памяти для компьютера. Они позволяют сохранять копии важных документов, отчетность, договора и другую информацию, которая является наиболее ценной для работы компании. Карты памяти, имея различный объем памяти, способны вместить себя базу данных небольшой компании, избежать проблем в случае возникновения сбоя программного обеспечения и восстановить потерянную информацию.
Целью курсовой работы является изучение современного технического оснащения офиса.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть оргтехнику современного офиса;
- изучить мультимедийные устройства как составляющие офиса;
- проанализировать инженерные системы современного офиса;
- рассмотреть систему безопасности как вид технического оснащения современных офисов.
Проанализировав учебную литературу, можно сделать вывод о том, что тема не является достаточно изученной и требует дальнейшего исследования.
Объектом курсового исследования выступает техническое оснащение современного офиса.
Предмет - факторы, влияющие на техническое оснащение современного офиса.
Для изучения выбранной темы возможно использовать следующие методы: изучение и анализ научной литературы, синтез полученных данных, анализ и оценка технического оснащения современного офиса.
Работа состоит из следующих структурных элементов: введение, три главы, восемь параграфов, заключение, список использованных источников, включающий в себя 20 учебных пособий. Объем работы 25 страниц.
 
1 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ СОВРЕМЕННОГО ОФИСА

1.1 Оргтехника современного офиса

Организационная техника (оргтехника)— это термин, используемый для обозначения всех современных технологических устройств и расходных материалов, используемых в современных офисах: от небольшого предприятия до крупных корпораций и государственных учреждений. К оргтехнике можно отнести и канцелярские принадлежности, столы, стулья, шкафы, стеллажи.
Безусловно, современному сотруднику для эффективной работы необходимо знание организационной техники и умение ею пользоваться. Оргтехника — это ключ к успешному ведению бизнеса.
Рассмотрим наиболее важные виды офисной техники.
Компьютеры Офисный компьютер по праву можно назвать королем оргтехники. Компьютер является центральной частью каждого офиса и исполняет множество ролей в современном деловом мире.
Компьютер — это электронный прибор, который управляет информацией или данными. Он имеет возможность вводить, обрабатывать, хранить и извлекать информацию.
Его можно использовать компьютер для ввода, набора документов, отправки электронной почты, игр и просмотра веб-страниц. Также его можно использовать его для редактирования документов, создания презентаций, электронных таблиц, и даже видео.
Когда заходит разговор о компьютерах, то обычно подразумевается персональный компьютер, такой как стационарный компьютер или ноутбук. Однако компьютеры бывают разных размеров и форм, и они выполняют много разных функций в нашей обыденной жизни.
Так, например, при получении наличных денег в банкомате, при сканировании покупок в магазине используется компьютер.
В наше время знание компьютера стало насущной необходимостью. Настольные или стационарные компьютеры. Многие люди используют стационарные компьютеры на работе, в учебных заведениях и дома. Настольные компьютеры предназначены для размещения на рабочем столе, и обычно они состоят из нескольких разных частей, включая корпус компьютера, монитор, клавиатуру, мышь, звуковые колонки и другое периферийное оборудование.
Портативные компьютеры, обычно называемый ноутбуком. Ноутбуки – это мобильные компьютеры с автономным питанием, которые переносятся в специальной сумке и могут использоваться практически в любом месте.
Планшетные компьютеры. Планшетные компьютеры — или планшеты — это карманные устройства, которые еще более мобильны, чем ноутбуки. Большинство планшетов поместятся в дамскую сумку или даже карман куртки. Вместо клавиатуры и мыши на планшетах используют сенсорный экран для ввода и навигации.
Серверы. Сервер — это мощный компьютер, хранящий огромный объем информации и передающий ее на другие компьютеры в сети. К примеру, всякий раз, при использовании интернета, смотрите на то, что хранится на сервере. Многие организации также используют локальные серверы для хранения и совместного использования информации внутри компании.
Принтеры. В любом офисе, где работает даже один компьютер, нужен принтер для создания печатных копий электронных документов. Несмотря на ожидание безбумажных офисов в будущем, эта эпоха еще не наступила. Необходимо распечатывать все виды деловой документации, будь то приказы, распоряжения, счета-фактуры, письма или другие документы.
Принтеры могут использоваться не только для передачи электронных файлов на бумагу, но и для создания составных документов, содержащих цифровую информацию и отсканированные изображения.
Сканеры. Хотя факсимильный аппарат когда-то считался незаменимым оргтехническим оборудованием, теперь с помощью сканера доступны электронные копии практически любого документа. Сканер обрабатывает изображения документов, создает копии в электронном виде, и преобразует в цифровые файлы, чтобы их можно было хранить на компьютере или отправлять по электронной почте. Элементы, которые могут потребоваться для сканирования, включают фотографии, страницы из печатных изданий, кассовые чеки, рисунки и документы, заполненные вручную. Даже письмо, которое было создано в компьютерной программе, могло быть получено в печатном виде, поэтому его необходимо отсканировать и поместить в электронную систему хранения.
Копиры Трудно себе представить, но когда-то не так давно, когда единственный способ сделать копию документа состоял в том, чтобы переписать его вручную либо набрав его снова на пишущей машинке, офисы пользовались услугами специальных клерков.
В конце концов, технология ксерографии («сухое письмо») была создана, усовершенствована и привела к созданию копиров, с которыми знакомы современные потребители. Первые копиры производили черно-белые изображения, и они по-прежнему актуальны для размножения документов в наше время. Выбор того, нужен ли цветной копировальный аппарат, зависит от типов документов, которые печатаются регулярно. Технология цветной печати становится все более доступной, особенно с внедрением комбинированных устройств.
МФУ. Многофункциональные устройства в последние годы стали невероятно популярными среди небольших предприятий и для домашних пользователей. МФУ может сэкономить место, снизить затраты на энергию и повысить производительность за счет интеграции традиционных офисных функций печати, отправки факсов, сканирования и копирования в одном устройстве. МФУ продолжают снижаться в цене, улучшая свои возможности.
Шредеры. В мире, где кража информации процветает, одной из важных единиц оборудования для любого офиса является, по иронии судьбы, измельчитель бумаги, он уничтожает все документы, которые сотрудники так усердно производят. Шредер разрезает лист бумаги на столько частей, что потом невозможно сложить их вместе и восстановить утраченную информацию. Шредер необходим в любом бизнесе, где конфиденциальность является одним из главных условий успешной работы. Кроме того, любой офис, в котором есть сотрудники, хранит их личную информацию, и большая часть этой информации также является конфиденциальной.