документационное обеспечение управления библиотекой

Жизненный цикл организационнотехнологического документа В многообразии процессов по работе с организационно-технологической документацией можно выделить основные, которые при решении конкретных задач могут быть укрупнены или детализированы. Данная работа предполагает: • подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа на основе имеющейся информации; • редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа; • согласование уточненного варианта текста документа; • оформление окончательного варианта текста документа; • утверждение (подписание) документа; • регистрацию, учет документа (запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующих факт его создания, в журнале, картотеке, архиве технологических решений); • тиражирование (создание необходимого количества копий документа для обеспечения ознакомления с ним и одновременной работы соответствующего круга лиц); • доведение документа до исполнителя: передачу (рассылку по электронной почте) рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;
Основные технологические документы, регламентирующие межотдельские циклы
Таблица 3




1.2 Система отчётной документации

I. Основная внутренняя библиотечная документация
1. Положение о ] библиотеке.
2. Правила пользования библиотекой.
3. График работы библиотеки.
4. Годовой и четвертные планы работы.
5. Анализ работы за учебный год со статотчетом.
6. Функциональные обязанности библиотекаря.
Учредительные документы библиотеки, на основе которых она участвует в так называемом гражданском обороте: Устав (Положение).
Правила пользования библиотекой как основной обязательственный документ, регламентирующий отношения между библиотекой и пользователем.
Правила внутреннего трудового распорядка библиотеки как документ правового характера, отражающий специфику применения норм трудового законодательства в конкретных условиях.
Положения об отдельных аспектах деятельности (платных услугах, договорных отношениях, залоговой практике, материальном стимулировании сотрудников и пр.) – важный шаг к внутренней стандартизации библиотечной работы.
Положения о структурных подразделениях как локальные нормативные документы, регулирующие внутрибиблиотечные организационно-управленческие отношения.
Должностные инструкции сотрудников – первичное звено организации труда и менеджмента персонала библиотеки.
Приказы и распоряжения руководителя библиотеки как управленческая организационно-распорядительная документация: юридический статус, виды.
Постановления (решения) коллегиальных и представительных (общественных) органов управления библиотекой (комиссий, советов, собраний, совещаний и т.п.): правомочность, ограниченность отражаемой проблематики.
Критерии формирования локальной системы правового регулирования деятельности библиотеки: соответствие общеправовым и отраслевым нормам, соотносимость друг с другом разноаспектной внутренней документации, адекватность содержания и мобильность структуры, физическая и смысловая доступность для всех субъектов правоотношений.

II. Учетная документация по основному фонду
1.Книга суммарного учета основного фонда.
2. Инвентарные книги.
3. Инвентарная книга на ПНИ.
4. Папка копий сопроводительных документов на поступления в
основной фонд.
5. Папка актов движения основного (акты на списание,передачу)
6. Тетрадь учета изданий, не подлежащих записи в инвентарные
книги (брошюры).
7. Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных.
8. Дневник работы библиотеки.
9. Читательские формуляры.
10.Акты о проведении инвентаризации и проверке фонда.

III. Учетная документация по учебному фонду
1. Книга суммарного учета учебного фонда.
2. Папка копий сопроводительных документов.
3. Тетрадь учета брошюрного фонда.
4. Папка актов движения учебного фонда.
5. Картотека учебников.
6. Тетрадь замены утерянных учебников.
7. Копия бланка заказов учебников.
8. Журнал выдачи учебников по классам.
9. Анализ обеспеченности учебниками учащихся школы.











2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления библиотекой
2.1 Законодательные акты РФ

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
3. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).
Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:
* федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
* предприятий, организаций и их объединений независимо
от организационно-правовой формы».
4. Основные правила работы ведомственных архивов: