Учет расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ
В любой коммерческой организации, которая осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, существует движение денежных средств – компания оплачивает все необходимое для ее работы. Расчеты часто производятся через сотрудников фирмы, которым выдаются денежные суммы под отчет, чаще всего на командировочные или административно-хозяйственные расходы. Многие стороны бухгалтерского и налогового учета выдачи денег под отчет регламентируются законодательными актами, но есть спорные моменты в осуществлении хозяйственных операций с денежными средствами, выданными под отчет, которые напрямую не оговорены российским законодательством.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Вся система нормативно-правового регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в России состоит из документов четырёх уровней:
-Законодательный уровень включает законодательные акты, указы президента РФ и постановления правительства;
-Нормативный уровень, к которому относятся положения (стандарты), утверждаемые Министерством финансов РФ;
-Методический уровень, который объединяет инструкции, рекомендации, методические указания, а также разъяснения по вопросам формирования различных отчетов в государственные органы;
-Организационный уровень, состоящий из рабочих документов, формирующих учётную политику коммерческой организации [14].
В последние годы регулярно происходят серьёзные изменения в нормативно-правовых актах. Это связано с продолжающейся пандемией коронавируса во всем мире, экономическими санкциями, наложенными на нашу страну западными странами во главе с США, экономическими реформами в нашей стране. Министерством финансов РФ ведётся разработка федеральных стандартов бухгалтерского учёта (ФСБУ) на 2021–2025 годы. Согласно приказу Министерства финансов РФ от 05 июня 2019 года № 83н начата разработка новых ФСБУ и внесены поправки в уже изданные положения.
На методическом уровне следует отметить Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 167н (ред. от 06.04.2015) «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Данные методические указания устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов.
К организационному уровню относятся указания, инструкции, положения приказы и иные подобные документы по постановке, ведению бухгалтерского учета, непосредственно созданные в коммерческой организации и являющиеся внутрифирменными стандартами (приказы о формировании учетной политики, должностные инструкции и прочее).
При организации учета расчетов с подотчетными лицами очень важны следующие законодательные и нормативные документы:
-Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в редакции от 30.12.2021);
-Налоговый Кодекс РФ;
-План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н);
-Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (утверждено приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 199 года № 107н);
-Порядок ведения кассовых операций, утвержденное указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ( в редакции от 05.10.2020 года).
Один из наиболее важных документов бухгалтерского учёта – это Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в редакции от 30.12.2021), согласно с которому объектами бухгалтерского учёта экономического субъекта являются факты хозяйственной жизни как результат, любые операции по взаимодействию с контрагентами.
Подотчётное лицо- это работник коммерческой организации или физическое лицо, с которым у фирмы заключен договор гражданско-правового характера. Эти лица имеют право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности компании (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У). Чаще всего денежные средства выдают работникам фирмы под отчет в следующих случаях:
-работник приобретает для компании товары, работы или услуги (на хозяйственные нужды);
-сотрудник направлен в командировку.
Основные задачи бухгалтерского учета в этой области:
-полное, своевременное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и прочих расходов по подотчетным суммам;
-документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав расходов коммерческой организации;
-контроль за рациональным и экономным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели в компании [10, с.351].
Для учета расчетов с подотчетными лицами согласно Инструкции по применению плана счетов используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он предназначен для обобщения информации о расчетах с сотрудниками компании по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

2 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЗУЕВСКАЯ МЕХАНИЗИРОВАННАЯ КОЛОННА»»

Общество с ограниченной ответственностью «Зуевская механизированная колонна» организовано 26 апреля 2002 года на основании договора об учреждении общества. В своей деятельности общество руководствуется Гражданским Кодексом РФ, Уставом и другим действующим законодательством. Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, создавалось без ограничения срока деятельности. Основной целью общества является максимальное удовлетворение потребностей физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов, а также получение прибыли и распределение ее части между участниками. Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые при осуществлении любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.
ИНН: 4309004343 КПП: 430901001
ОГРН: 1024300667489
Юридический адрес: 612410, область Кировская, район Зуевский, город Зуевка, улица Мелиоративная, дом 19.
Основной вид деятельности: строительство автомобильных дорог и автомагистралей (код по ОКВЭД 42.11).
Дополнительно коммерческая организация заявила следующие виды деятельности:
- строительство жилых и нежилых зданий (код по ОКВЭД 41.20);
-строительство железных дорог и метр (код по ОКВЭД 42.12);
-производство земляных работ (код по ОКВЭД 43.12.3);
-работы каменные и кирпичные (код по ОКВЭД 43.99.6).
Компания ООО «Зуевская МК», принимала участие в 178 торгах из них выиграла 161. Основными заказчиками являются Администрация Зуевского Городского Поселения и АО «Вятавтодор».
Уставный капитал фирмы составляет десять тысяч рублей. Учредителями фирмы являются три физических лица:
-Анисимова Сильва Энделевна (ИНН 430900444591) в размере 51% (5100 рублей) уставного капитала;
-Ложкин Георгий Викторович (ИНН 430900445154) в размере 24,5% (2500 рублей) уставного капитала;
Ложкина Надежда Алексеева (ИНН 430900573068) в размере 24,5% (2500 рублей) уставного капитала.
В соответствии с информацией, отраженной посредством рисунка 2, можно сделать вывод о том, что организационная структура управления в ООО «Зуевская механизированная колонна» построена по линейно-функциональному признаку. В 2021 году среднесписочная численность работников ООО «Зуевская МК» составила 54 человек. Это на 2 человека больше, чем в 2020 году.
Межрайонная инспекция ФНС России №7 по Кировской области с 6 мая 2002 года. Коммерческая организация не применяет специальных режимов налогообложения (общая система налогообложения). Организация относится к категории микропредприятий с 1 августа 2016 года. В соответствии с нормативно утвержденными критериями, микропредприятием считается организация с выручкой до 120 млн. руб. в год и численностью сотрудников до 15 человек.
3 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЗУЕВСКАЯ МЕХАНИЗИРОВАННАЯ КОЛОННА»
3.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

В учетной политике ООО «Зуевская механизированная колонна» отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в данной организации и указан срок, на который выданы данные суммы. Выдача денег под отчет в фирме происходит на основании заявления работника или распоряжения директора. Унифицированной формы таких документов в нашей стране нет, но в них требуется по государственным стандартам указать обязательные реквизиты:
-дата составления заявления;
-сумма, которая должна быть выдана;
-срок выдачи.
При выдаче денежных средств под отчет из кассы компании оформляется расходный кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Расходный кассовый ордер выписывается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и директором. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.
Компания может применять корпоративную карту, которая используется подотчетными лицами для покупки товарно-материальных ценностей и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Для получения такой карты, работник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления издается приказ руководителя. Дата выдачи под отчет денежных средств - дата списания денег, которую можно отследить по банковской выписке.
Перечисление подотчетных средств на карту сотрудника происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть указано, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств бухгалтер фирмы отмечает, что это именно подотчетные суммы.
На практике в ООО «Зуевская механизированная колонна» деньги под отчет выдаются на данный момент только через кассу. Это связано с финансовой ситуацией в нашей стране. С марта 2022 года коммерческие банки повышают тарифы на переводы от юридических лиц физическим лицам. Официальная причина -борьба с сомнительными операциями.

3.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Зуевская механизированная колонна» для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данный счет предназначен для сбора информации о расчетах с работниками компании. Подотчетные суммы, не возвращенные в срок, списываются как недостачи. Аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому сотруднику индивидуально.
На 1 августа 2022 года по утвержденному авансовому отчету №62 от 22.08.2022 года числится задолженность секретаря Нестеровой Д.П. в размере 1200 руб., в связи с тем, что излишне полученные 20.09.202денежные средства работник еще не вернул. Приведем пример на основании хозяйственных операций ООО «Зуевская механизированная колонна» в августе 2022 года.

3.3 Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами представляет из себя проверку обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета компании и является частью инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. При данной инвентаризации проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
ООО «Зуевская механизированная колонна» согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета каждый год в декабре проводит инвентаризацию всего имущества, в том числе расчетов с подотчетными лицами, перед составлением годовой финансовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности затрагивает следующие счета в коммерческой организации:
- счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
-счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
-счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
-счет 75 «Расчеты с учредителями»
-счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Поэтому расчеты с подотчетными лицами являются частью дебиторской или кредиторской задолженности фирмы. Общий порядок проведения инвентаризации в исследуемой фирме можно представить в виде нескольких этапов. Он отражен ниже в таблице 6.

3.4 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами ведется в ООО «Зуевская механизированная колонна» с соблюдением всех необходимых законов и стандартов. В 2022 году коммерческая организация согласно российскому законодательству не обязана иметь какие-либо отдельные положения о порядке учета расчетов с подотчетными лицами. В ООО «Зуевская механизированная колонна» в учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2021 год указаны используемые фирмой правила учета расчетов с подотчетными лицами, но отсутствует подобный локальный документ.
Поэтому автор работы рекомендует фирме разработать общее Положение, которое поможет вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством и избегать возникновения спорных ситуаций как с работниками компании, так и с налоговыми органами. Образец такого документа приведен в Приложении Б.
Положение можно сделать приложением к учетной политике или самостоятельным локальным документом. Если выбрать вариант с приложением в учетной политике, то в учетную политике для целей бухгалтерского учета на 2023 год необходимо включить отдельным пунктом упоминание об этом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью курсовой работы являлось освоение теоретических и практических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами в условиях конкретной организации.
Для выполнения поставленной цели были решены следующие задачи:
-рассмотрены теоретические и методические основы учета расчетов с подотчётными лицами;
-дана организационно-экономическую характеристику ООО «Зуевская механизированная колонна»;
-рассмотрено документальное оформлением расчетов с подотчетными лицами в з ООО «Зуевская механизированная колонна»;
-изучен синтетический и аналитический учет расчетов в фирме;
-рассмотрен порядок инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами ООО «Зуевская механизированная колонна»;
-разработаны рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.