Обязанности сотрудников при разработке секретных документов. Обязанности сотрудников органов внутренних дел при получении секретной документации, работе с ней и еë хранении

Понятие делопроизводства и документооборота структурными подразделениями ОВД, осуществляющие работу с секретными документами

Процессы управления социальными системами, в том числе систем ОВД, включают в себя значительное количество документов. Необходимость рационализации всех процедур работы с документами возникла давно, но систематическое изучение делопроизводства началось только в XIX веке. В России, начиная с XVII века, стали закладываться основы для создания национального свода правил работы с официальными документами. В его развитии было несколько исторических периодов: приказное, коллежское, министерское и советское делопроизводство. Современное делопроизводство начало стремительно развиваться с XX века под влиянием развития компьютерных технологий [10; c.102].
Делопроизводство - это национальный термин. Он не имеет синонимов в других языках и ведет свое происхождение от старого понятия "производство дел". В дореволюционных российских государственных учреждениях процесс изучения и решения конкретной проблемы, называемой "дел", назывался "производством дел".
Делопроизводство - это отрасль деятельности, связанная с документированием официальных документов и организацией работы. В законодательстве и на практике также используется термин "сопровождение документооборота", который считается тем же, что и административная работа. Однако это не совсем верно, так как делопроизводство по административным документам отличается от делопроизводства по судебным процессам, следственным органам, нотариусам и т.д. Поэтому под управлением делами подразумевается деятельность административной организации, которая включает в себя вопросы документирования в процессе выполнения административных функций и организацию работы с документами.
Исходя из определения делопроизводства, выделяют два основных элемента:
-документирование - это фиксация информации на материальном носителе;
-документооборот - это техническая работа, связанная с движением документов внутри организации, то есть прием, регистрация, хранение, исполнение, запись в хранилище документов и отправка документов.
Если говорить о значении делопроизводства в деятельности сотрудников ОВД, то выполнение их функций связано с подготовкой, получением и отправкой различных документов; анализ обязанностей сотрудников ОВД показывает, что среди профессиональных навыков, необходимых для их деятельности, наиболее важными являются навыки составления, подготовки и исполнения документов; сотрудники ОВД должны Владение этими навыками и базовыми знаниями в области делопроизводства - важнейший способ сократить время и усилия, затрачиваемые на работу с документами. Рационализация и организация делопроизводства могут значительно повысить эффективность административного процесса [14; c.52].
Документооборот - это процесс движения документов от момента создания или получения до завершения, сдачи в архив и (или) отправки.
Документооборот обеспечивает движение документов между руководителями и исполнителями, между структурными подразделениями ОВД и между отдельными сотрудниками. Документооборот также может быть представлен в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и использования информации (надзорный, оперативный и инспекторский состав) и пунктами технической обработки документов (делопроизводство и структурные подразделения). Поскольку документооборот оказывает существенное влияние на деятельность ОВД в целом, постоянно ведется работа по его оптимизации. В этой работе учитываются требования регламента организации делопроизводства и практический опыт совершенствования и организации административных задач [11; c.12].
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
-порядок прохождения документов и задачи использования документов в ОВД регламентируются Приказом МВД России от 20.06.2012 № 615, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями (должностными регламентами) их сотрудников;
-в целях оптимизации движения коммуникаций (документов) в документообороте ОВД выделяются следующие основные документопотоки:
1.входящий (поступающие в ОВД документы);
2.исходящий (отправляемые из ОВД документы);
3.внутренний (движение документов между структурными подразделениями ОВД).
Кроме того, входящие документопотоки делятся на потоки документов, направляемых руководителям, структурным подразделениям и отдельным исполнителям.
-движение документов должно быть быстро и целенаправленно скоординировано и оптимизировано. Для этого будут разработаны схемы движения основных групп и видов документов. Это позволит установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, согласовать маршруты движения и сами процедуры обработки и на этой основе установить единый порядок работы с документами в ОВД.