Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления временем.

Введение

С распространением в последние десятилетия прошлого века подхода учёного-биолога А.А. Любищева к использованию личного времени (после публикации книги Д. Гранина «Эта стран-ная жизнь») проблема персонального тайм-менеджмента пережила бум управления временем как способа мышления и возрождена уже в настоящее время в активной деятельности основан-ного Г.А. Архангельским тайм-менеджерского сообщества it-консультантов, тренеров, мене-джеров различных уровней, активно популяризирующих, главным образом на сайте Интернета, примеры практики использования технологии персонального тайм-менеджмента. Известными авторами книг по тайм-менеджменту стали: Г.А. Архангельский, Ю. Васильченко, Л. Зайверт, С.И. Калинин, Д. Кеннеди, Й. Кноблаух, М. Кук, Дж. Мор- генстерн, Б. Трейси, П. Форсайт, Д. Шапош-ников. При этом вопросы управления персональным временем неизбежно связывались с необ-ходимостью управления личности собой не только в отношении времени, но и в отношении са-модисциплины, целеустремлённости, интеллектуального и физического развития, что уже отно-силось непосредственно к самоменеджменту, которому посвящены работы таких авторов, как: А. Бишоф, В.А. Дегтярёв, И.Л. Добротворский, И.И. Исаченко, Д. Карнеги, К. Кинан, Н.П. Лукаше-вич, Ф.Н. Русинова и др.
Сформировались фактически две ветви одного направления, раздельное изучение которых яв-ляется делом сложным и лишённым смысла. Проблема заключается в том, что управлять собой, не принимая во внимание необходимость управлять своим временем, так же неперспективно, как невозможно научиться управлять своим временем без умения в принципе управлять собой.

Глава 1. Тайм менеджмент: основы управления временем
1.1 История происхождения техники


Тайм менеджмент (рус. основы управления временем). Мы – люди, у нас много задач, необхо-димых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Про-анализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.
В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочи-тать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа дей-ствий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распреде-лять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.
Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды, желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей, это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».
Основы time management
Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:
Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.
Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, посте-пенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частно-сти свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

1.2 Виды и методы тайм-менеджмента в организациях

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для ра-боты, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказывани-ем из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближай-шее время. Это поможет вам достичь результата.
Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы началь-ник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффек-тивность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.
Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабоче-го графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени использует-ся метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.
Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приори-тетностью выполнения: важно, срочно, подождет.
Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский эконо-мист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной ин-формации для экзамена.
Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья груп-па-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и ме-тодикам, добьетесь личной эффективности.
Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для воз-врата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.
Мотивация
Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

1.3 Положительные и отрицательные аспекты тайм-менеджмента

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые по-ложительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу пра-вильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.
Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время ра-боте, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.
За последние 10 лет ритм жизни сильно изменился. Привычных суток стало катастрофически не хватать на все дела, именно поэтому современные люди часто ищут 25-ый час в сутках и прибе-гают к “тайм-менеджменту”.
Тайм-менеджмент (англ. Time Management) учит нас управлять своим временем, а именно кон-тролировать потраченное время на различную деятельность, чтобы повысить свою дневную продуктивность, выполнить больше задач. Для достижения цели необходимо уметь грамотно ставить задачи, распределять на них время, планировать все заранее, составлять списки и рас-ставлять в них приоритеты.
Следуя принципам тайм-менеджмента Вы выигрываете для себя большое количество времени, которое можете потратить на то, что действительно Вам нравится, например, на хобби.
Правила и принципы тайм-менеджмента
Распределяйте время правильно
Специалисты советуют планировать только 60% дневного времени, оставляя 40% свободным. Отведите это время для спонтанно возникших дел. Таким образом, спланированные заранее дела не придется отодвигать или вовсе убирать из списка, чтобы успеть сделать все необходи-мое.
Расставляйте верные приоритеты
Разделите все свои задачи на 4 категории по Эйзенхауэру:
важные/срочные
важные/несрочные
срочные/неважные
неважные/несрочные
Такая градация поможет Вам расставить приоритет верно и не тратить драгоценное время на неважные дела. Ставя перед собой задачу, отнесите её в одну из этих категорий и отсортируйте. Последняя категория задач, а именно