Магистерская работа по системному анализу на тему Анализ документооборота производственно-технического отдела ПАО №Газпром газораспределение Ростов-на-Дону

1.1 Организация документооборота в производственно-техническом отделе

В условиях современной управленческой деятельности учреждения и организации ежедневно решают широкий спектр задач, связанных с регистрацией и распределением документации. Эффективное функционирование документооборота возможно только при развитии информационно-документальных процессов как на уровне государства, так и в рамках отдельной организации. Документационное обеспечение управления включает механизмы оформления документов, которые отражают специфику деятельности учреждения, а также организацию документооборота в соответствии с нормативными документами [1].
Реализация рационального документооборота предполагает систематизированный учёт объемов документации, включая подсчёт входящих, исходящих и внутренних документов. Такой подход обеспечивает возможность анализа состава документации, используемой в управленческой деятельности. Например, своевременный анализ объема документации позволяет оптимизировать управленческие процессы, минимизировать дублирование функций и исключить избыточность делопроизводственных операций [2].
В современных условиях особую значимость приобретает анализ документации, как в бумажной форме, так и в электронном формате. При этом ключевыми аспектами являются учёт количества оригиналов, заверенных копий и приложений к документам. Использование электронных систем документооборота упрощает процесс обработки и хранения данных, ускоряет доступ к информации и способствует снижению операционных затрат [3].
Эффективное управление документооборотом, основанное на точном учёте и систематическом анализе документации, является одним из факторов успешного функционирования современных организаций. Оно способствует повышению оперативности управленческих решений и улучшению взаимодействия между подразделениями.
Экономическая эффективность деятельности любого учреждения во многом определяется оперативностью доступа к информации, уровнем сложности ее обработки и стоимостью организации этого процесса. Несовершенство документооборота, включая нарушение порядка поиска, хранения и использования документов, существенно ухудшает управление организацией.
В управлении документооборотом учреждения выделяют следующие ключевые аспекты: обеспечение соответствия документов требованиям стандартов и норм; распределение потоков документации на входящие, исходящие и внутренние; а также систематизация документов. Рост объемов документооборота, обусловленный совершенствованием внутренней деятельности учреждения, требует повышения эффективности работы с документами, в том числе посредством внедрения современных технологий.
Основные проблемы организации документооборота включают отсутствие четкой систематизации на этапах создания и регистрации документов, нарушение согласованности маршрутизации документации между подразделениями, недостаток координации в передаче и обработке поступающих данных, а также снижение продуктивности сотрудников из-за нехватки необходимых ресурсов, таких как материально-технические и информационные [4].
Для решения указанных проблем необходимо своевременное обновление программного обеспечения, обеспечение защиты информационных систем и систематическое внесение данных в электронные платформы документооборота. Современные программные средства, включая CASE, CALS и workflow, способствуют оптимизации документооборота и устранению технологических затруднений [5]. Тем не менее, многие учреждения сталкиваются с трудностями в подготовке нормативно-правовой документации, регулирующей процессы документооборота.
Автоматизация документооборота изменила подход к обработке данных, передав часть функций по созданию и оформлению документов авторам, требует контроля и проверки со стороны ответственных лиц. Руководители учреждений обязаны обеспечивать соответствие издаваемых документов установленным нормам и законодательству, а также контролировать корректность внутреннего документооборота.
Недостаток квалифицированных кадров, особенно в государственных и муниципальных учреждениях, приводит к увеличению сроков обработки документов и снижению общей эффективности. Эти факторы, вместе с растущим объемом информации, оказывают существенное влияние на организацию документооборота. Используемые методы обработки документов часто оказываются недостаточно эффективными для современного уровня потоков данных.
Современный документооборот должен удовлетворять таким критериям, как своевременность, оперативность и достаточность, обязательным условием считается повышения эффективности управления [6].
Эффективность документооборота в учреждении непосредственно связана с управляемостью объекта, определяет это необходимость правильного распределения потоков документации. Процесс регулируется нормативными документами и служит инструментом обеспечения законности и контроля в организации управленческой деятельности.
Организация работы с документами предполагает создание условий для их надлежащего хранения и своевременного предоставления пользователям, минимизируя временные и материальные затраты. Это требует четкой структуры, включающей обработку входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый из потоков имеет свои особенности маршрутизации и этапы обработки.

Рисунок 1. Схема документооборота учреждения
Входящие документы поступают в организацию из внешних источников, таких как клиенты, контрагенты, государственные или муниципальные органы, общественные организации и частные лица. Документы проходят регистрацию, обработку и распределение между подразделениями в соответствии с внутренними регламентами.
Схема из рисунка 2, сосредоточена на ролях участников процесса документооборота. Здесь показано, кто именно участвует на каждом этапе: делопроизводитель или секретарь принимает и регистрирует документы, руководитель принимает административные решения, а исполнители осуществляют выполнение задач и контролируют выполнение, после чего документы направляются в архив.

Рисунок 2. Роли участников процесса
На схеме из рисунка 3 изображен процесс документооборота в организации, начиная с момента получения документа до его архивирования. Схема помогает визуализировать последовательность действий, через которые проходит каждый документ, начиная с его приема, регистрации и передачи на исполнение, до контроля исполнения и завершения процесса через передачу документа в архив.

Рисунок 3. Процесс документооборота
Исходящие документы формируются в учреждении и направляются адресатам, включая организации, предприятия или физических лиц. Они выполняют функцию ответа на запросы, поступившие в учреждение, и требуют строгого соблюдения установленного порядка оформления и передачи.
Внутренние документы обеспечивают координацию работы между структурными подразделениями организации. Их движение должно быть строго регламентировано, чтобы исключить дублирование, утрату информации и задержки в принятии решений.
Эффективная маршрутизация документации, включая этапы регистрации, рассмотрения, согласования и архивирования, является основой для поддержания порядка в системе документооборота. При этом важно учитывать специфику учреждения и особенности взаимодействия с внешними и внутренними контрагентами.

Рисунок 4. Маршрут движения исходящих документов
В процессе документооборота учреждения управление исходящими документами осуществляется с применением строго упорядоченной схемы их движения. На начальном этапе данные документы создаются в рамках учреждения, далее проходит согласование, после чего направляются в адрес сторонних организаций, предприятий или частных лиц. Процесс включает несколько стадий, начиная с формирования содержания документа до его передачи и регистрации в выходящих реестрах.
Внутренние документы, в отличие от исходящих, функционируют исключительно в пределах учреждения. Они создаются и проходят все стадии обработки, начиная с оформления и заканчивая архивированием, без выхода за пределы организации. Основная особенность внутреннего документооборота заключается в том.

Рисунок 5. Маршрут движения внутренних документов
В условиях современной практики делопроизводства Российской Федерации в большинстве учреждений широко используется система электронного документооборота (СЭД). Для ее успешного внедрения необходимо реализовать комплекс мероприятий, включая модернизацию технического оборудования, внедрение специализированного программного обеспечения, а также обучение сотрудников работе с цифровыми инструментами. Эти шаги создают базу для интеграции цифровых технологий в процессы управления документацией.
Несмотря на активное внедрение СЭД, в ряде учреждений параллельно продолжается использование традиционного, бумажного документооборота. Это связано с необходимостью работы с документами, поступающими по электронной почте и в дальнейшем распечатываемыми в нескольких экземплярах. Такой подход приводит к увеличению объема документооборота, а также повышению затрат на закупку расходных материалов и оборудования для копирования. При этом временные издержки на обработку бумажных документов существенно превышают временные затраты при использовании цифровых средств коммуникации.

Рисунок 6. Общая схема этапов внедрения СЭД
Анализ документооборота показывает, грамотная организация работы с документами оказывает непосредственное влияние на общую эффективность деятельности учреждения. Рационально выстроенная система движения документации обеспечивает оперативный доступ к информации, поступившей по различным каналам связи.
Документооборот, как указано в учебном пособии Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., представляет собой процесс перемещения документов с момента их создания или получения от сторонних организаций до передачи в архив после внесения информации в бухгалтерские регистры [15].
Алексеева Г.Н. в своей работе трактует это понятие несколько иначе, определяя документооборот как движение документа от момента его создания или поступления до направления в архив [8].
Несмотря на различия в формулировках, содержание этого процесса остается неизменным, подчеркивая значимость организации документооборота для эффективного функционирования любой организации.
Актуальность темы организации документооборота в современных условиях обусловлена необходимостью соблюдения нормативных требований и поддержания эффективности управленческой деятельности. Результативность функционирования организации во многом определяется профессиональным подходом к ведению документации и оптимизации процессов обработки данных.
Систематизация и регламентирование документооборота являются залогом стабильной и успешной деятельности организации, в то время как несоблюдение установленных стандартов может привести к негативным последствиям.
Проектирование системы документооборота начинается на этапе формирования организационной структуры предприятия. В этот период определяется распределение обязанностей между сотрудниками, порядок рассмотрения, согласования, утверждения и подписания документов. Для каждой категории документов разрабатываются индивидуальные маршруты их движения, исключающие хаотичность и избыточность операций. При этом система документооборота должна быть гибкой, чтобы учитывать непредвиденные обстоятельства, такие как временное отсутствие руководителя. Альтернативные маршруты, включающие дублирующие процессы, обеспечивают непрерывность работы [10].
Основной целью организации документооборота является минимизация возвратности движения документов. Документ в процессе обработки должен находиться только в тех подразделениях, где его присутствие обосновано конкретными операциями. Одновременное выполнение нескольких операций позволяет ускорить обработку, а также исключить дублирование подписей и согласований.
Документ должен передаваться исключительно тем лицам, в компетенцию которых входит его исполнение, а не по принципу перестраховки, свидетельствовало это бы о недостатках в системе управления и недостаточной профессиональной компетенции сотрудников [10].
Рациональная организация бухгалтерского учета, как часть документооборота, предполагает разработку плана учетных работ главным бухгалтером. Такой план должен обеспечивать своевременность получения данных, необходимых для составления отчетности и принятия управленческих решений [13]. Все документы предприятия составляют единый документопоток, который функционирует в соответствии с установленными правилами. Нарушение этих правил может привести к сбоям в работе, экономическим потерям и снижению производственной эффективности.
Документы внутри организации делятся на три категории: внутренние, исходящие и входящие. Каждая из этих групп требует выполнения специфических операций. Последовательность этих операций обеспечивает юридическую силу документа и предотвращает возможные экономические убытки. Четкая организация документационного процесса способствует оперативной работе и своевременному выполнению задач. Задержка в обработке документа может сделать информацию устаревшей и, следовательно, непригодной для использования.
Правильное ведение документооборота дисциплинирует как сотрудников, так и руководство. Задержка в подписании документа руководителем без обоснованных причин тормозит процесс его исполнения, негативно влияет на эффективность всей организации. Система документации должна обеспечивать полноту отражения всех хозяйственных операций, выявление скрытых резервов и соответствие экономическому содержанию операций. Важным принципом является приоритет экономического содержания перед правовой формой [9].
Рациональная организация учетной системы требует взаимного контроля между сотрудниками бухгалтерии. Обязанности распределяются таким образом, чтобы обеспечить сверку данных первичных документов с учетными регистрами. Главный бухгалтер или уполномоченное лицо контролирует этот процесс, минимизирует ошибки и гарантирует тождественность данных аналитического и синтетического учета.
Оптимизация документооборота включает экономное использование ресурсов и минимизацию количества создаваемых документов. Каждая операция должна оформляться одним документом, а однотипные операции – сводным документом.
Формальная проверка документов, осуществляемая бухгалтером, заключается в оценке корректности их оформления и полном заполнении всех обязательных реквизитов. Арифметическая проверка проводится для проверки точности расчетов путем пересчета итоговых сумм и проверки всех математических операций. Содержательная проверка предполагает анализ документов с точки зрения соответствия требованиям экономической и хозяйственной целесообразности выполняемых операций.
После проведения всех проверок документы направляются на дальнейшую обработку, которая включает такие этапы, как группировка, таксировка, контировка и гашение. Группировка предполагает систематизацию данных по движению материальных ценностей и обязательств за определенный отчетный период. Таксировка осуществляется с целью перевода количественных показателей в денежное выражение. Контировка заключается в указании соответствующих счетов бухгалтерского учета, подлежащих дебетованию или кредитованию. Гашение осуществляется путем нанесения отметок, подтверждающих исполнение кассовых операций, таких как «Получено» или «Оплачено», с обязательным указанием даты [11].
После завершения обработки данные первичных документов фиксируются в учетных таблицах в установленной последовательности. Последним этапом документооборота является их хранение. Сроки хранения первичной документации определены законодательством. Установленные сроки хранения также связаны с периодами исковой давности, определяется ответственность сторон за выполнение обязательств по заключенным договорам [12].
Организация документооборота возлагается на главного бухгалтера, который разрабатывает и утверждает график движения документов. График включает этапы проверки, обработки и отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Его внедрение способствует усилению контроля над операциями и повышению эффективности учетной работы в целом [10].
Реализация графика документооборота основывается на ряде принципов. В первую очередь, обеспечивается полнота и своевременность отражения всех хозяйственных операций с минимизацией дублирования процессов. Устраняются избыточные инстанции, через которые проходят документы. Контроль законности операций и сохранности имущества является одним из ключевых требований. Также обеспечивается своевременное составление бухгалтерской и иной отчетности [14].







Таблица 1 – Пример графика документооборота акта выполненных работ
Наименование документа Акт выполненных работ
Форма Форма КС-2
Количество экземпляров 2
Ответственный за составление Руководитель подразделения, инженер
Ответственный за оформление и исполнение Уполномоченное лицо, бухгалтер
Срок исполнения В течение 2 рабочих дней после завершения работ
Ответственный за проверку и обработку Бухгалтер по учету затрат
Порядок представления По мере завершения работ
Срок представления Ежедневно в конце рабочего дня
Исполнитель Руководитель подразделения
Срок исполнения 3 рабочих дня после подписания
Срок хранения 5 лет
Передача в архив По окончании отчетного года

График документооборота представляет собой схему или перечень действий, связанных с созданием, проверкой и обработкой документов. Он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается приказом руководителя организации и распределяет обязанности между структурными подразделениями.