Отчет по практике по документоведению на тему Документоведение и архивоведение (преддипломная практика на базе ИП)

ВВЕДЕНИЕ
Производственная (преддипломная) практика по направлению подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение направлена на изучение темы: «Технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации в ИП «Ларина Е.В.», а также приобретение студентами практического опыта для дальнейшего развития общих и профессиональных навыков и компетенций в данном виде профессиональной деятельности.
Документы являются основой деятельности всех организаций. Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Цель практики – закрепить основные теоретические знания, полученные при обучении в университете в процессе изучения соответствующих дисциплин, и сформировать необходимые практические навыки и умения по организации, ведению делопроизводства и архивоведения.
Объектом практики является «Ларина Е.В.»
Основная задача производственной практики – ознакомиться с организацией - «Ларина Е.В.», ее структурой управления и углубить знания об организации архивной и справочно-информационной работы с документами организации, полученные в процессе обучения в университете.
Предметом изучения практики является документационное обеспечение и организация архивоведения на примере «Ларина Е.В.».
Задачами практики являются:
- изучение объекта практики «Ларина Е.В.» и характеристики специфики работы организации,
- изучение организационных и нормативных документов в ИП «Ларина Е.В.»,
- изучить систему управления «Ларина Е.В.»,
- провести анализ документационного обеспечения в «Ларина Е.В.»,
- описать процесс обработки и систематизации документов в «Ларина Е.В.»,
- разработать предложения по обеспечению совершенствования документооборота «Ларина Е.В.».
Структура практики имеет введение, основную часть, состоящую из трех глав, практическое задание, заключение, список литературы и приложения.


1. Характеристика деятельности ИП «Ларина Е.В.»
1.1. Исследование системы управления «ИП Ларина Е. В.»

Взаимоотношения организаций, учреждений, обмен деловыми документами на всех уровнях должны осуществляться в соответствии с едиными общепринятыми правилами. Работа с документацией в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна базироваться на законодательных и нормативно-методических основах, касающихся темы документирования и работы с документами. Каждое подразделение и сотрудник компании несут свою делопроизводственную функцию.
Ведение учета деловой документации - это одна из функций управления, основанная на научной организации с использованием современных научных технологий, где все основано на их совершенствовании, которые оказывают большое влияние на усовершенствование конкретной работы.
При подведении итогов проделанной работы у автора сложилось мнение об информационно - документационной составляющей деятельности менеджера «Ларина Е.В.». В случае рассмотрения документирования в широком смысле, с позиции менеджмента и юриспруденции, то он выполняет функцию обеспечения принятых управленческих решений юридической силой.
В соответствии с Уставом организационная структура «Ларина Е.В.» не включает отдельные структурные образования. Состав предприятия ограничен директором и группой менеджеров.
В соответствии со штатным расписанием должностной состав «Ларина Е.В.» включает в себя 4 штатные единицы:
1. Директор; 2. Менеджер; 3. Менеджер; 4. Менеджер;
ИП «Ларина Е.В.» возглавляет директор, действующий на основании
Устава организации ИП «Ларина Е.В.» Менеджеры подчиняются непосредственно директору и составляют ключевое звено, в документировании взаимодействия между Клиентами и ИП «Ларина Е.В.». Менеджеры в своей деятельности руководствуются Правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями.
Актуальные технологии деятельности, налаженная этапность бизнес-процессов и усовершенствованная система управленческой документации позволяют ИП «Ларина Е.В.» успешно реализовывать свои производственные цели, расширять взаимодействие с различными организациями и физическими лицами.
Менеджер - это должность, характерная для предприятий различных отраслей и сфер предпринимательской деятельности. К примеру, торговля, где его главная задача - работа с клиентурой, где особенно требуется индивидуальный подход к каждому, рекламная деятельность, и т.д.
Не принципиально, как будет называться менеджер по должности: по работе с клиентами, по услугам, или «сервис-менеджер», важно, чтобы клиент был уверен, что его вопросы и необходимость в продукции понятны и разрешимы. Польза предприятию от ощущения уверенности клиента в персональном внимании и партнерском отношении очевидна - он будет стремиться к взаимовыгодному сотрудничеству, увеличивать свое благостстояние и организации.
Менеджер не только предоставляет документацию по каждому клиенту, но и сопровождает совместную работу, принимает участие в обсуждении результатов, оценивает перспективы дальнейшего взаимодействия.
ИП «Ларина Е.В.» придает большое значение работе и функциям, выполняемым менеджером по обслуживанию. Итак, в должностной инструкции менеджера ИП «Ларина Е.В.» прописаны такие должностные обязанности:
1. Составление пакета документов, нужных для осуществления Специальной оценки условий труда/Производственного контроля: протоколов измерений, карт аттестации, схем помещений по рабочим местам и т.д. Должностная инструкция менеджера.
2. Принятие отчетных документов по проведению Специальной оценки условий труда/Производственному контролю от экспертов, в сроки, установленные договором.
4. Подготовка пакета документов к отправке: заверение отчетов печатью, составление сопроводительного письма и т.д.
5. Контроль за отправкой документации по основной деятельности.
6. Контроль за получением клиентом отчетных и договорных документов.
Исходя из перечисленных должностных обязанностей менеджера, главной функцией делопроизводства этого специалиста отмечается сбор, обработка и дальнейшая поставка клиенту основного пакета отчетной документации.
Другими словами, менеджер ИП «Ларина Е.В.» - это основной сотрудник организации, который отвечает за функционирование всех внутренних служб и специалистов, а также за нужную и своевременную коммуникацию с клиентами.
1.2. Законодательное и нормативно-правовые основы ведения документального учета в ИП «Ларина Е.В.»

Деятельность любой организации основана на законодательных и нормативных актах, положениях, инструкциях и государственных стандартах. Организационная деятельность невозможна без использования организационно-правовой базы.
Необходимые требования предъявляются к документации, которая важна не только при первичной регистрации магазина ИП «Ларина Е.В.», но и является основными регистрационными документами. Без изучения нормативной базы и применения на практике статей нормативно-правовых документов невозможно организовать эффективную делопроизводственную работу на коммерческом предприятии.
Коммуникативные взаимодействия ИП «Ларина Е.В.», как внутренние, так и внешние, не будут достаточно эффективными без знания и соблюдения положений нормативной базы документационного обеспечения магазина.
Правила оформления документов и организации работы с документами закреплены в различного уровня нормативных актах, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, методические рекомендации, правила, положения, перечни, инструкции, внутренние приказы и распоряжения руководства ИП «Ларина Е.В.».
Другими словами, источниками норм и правил являются:
– законодательство Российской Федерации,
– законодательство субъектов Российской Федерации,
– нормативные акты органов местного самоуправления,
– организационно-распорядительные документы, принятые руководством магазина.
Документационное обеспечение представляет собой главную часть системы управления и принятия управленческих решений, значительно воздействующую на эффективность и качество управления. Отсутствие надлежащей системы документационного обеспечения неблагоприятно отражается на качестве работы руководящего состава и других сотрудников магазина, поскольку их деятельность в значительной степени зависима от качества и надежности документальной информации, скорости ее получения, четкой организации сохранения документации и удобства при ее использовании .
При изучении документальной деятельности предприятия розничной торговли изучаются основные законодательные и иные правовые акты, регулирующие ее создание и функционирование.
Необходимость применения нормативных актов в сфере документационного обеспечения объясняется тем, что они конкретизируют содержательную часть большинства документов, возникающих в результате деятельности ИП «Ларина Е.В.» - от договорных документов, имеющих свои особенности в сфере оказания услуг, до формирующейся в процессе реализации своих функций и полномочий этапности оценочной и отчетной документации.
Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:
Государственная система документационного обеспечения управления. Данный нормативный документ выражает единство принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и ведению работы с документами в органах государственного управления. Кроме этого, является одним из основополагающих федеральных нормативных актов, в котором содержатся требования и положения, способствующие разработке конкретных подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.
В качестве одного из средств регулирования документопотоков ИП «Ларина Е.В.» выступают документные государственные стандарты. Одним из таких регуляторов выступает ГОСТ Р 6.30-2003 .
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет порядок оформления; общее количество реквизитов на бланке организации; порядок их расположения и т.д.