Отчет по практике по управлению проектами и стратегическому менеджменту на тему Анализ коммуникационных процессов в проектной деятельности АО НИПИГАЗ

ВВЕДЕНИЕ

Целью практики является закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе освоения дисциплины, приобретение практических профессиональных навыков и компетенций, опыта самостоятельной профессиональной деятельности в решении соответствующих организационных и управленческих задач.

1 Общая характеристика организации

1.1 Общие сведения об организации

Полное наименование организации: АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "НИПИГАЗПЕРЕРАБОТКА". Местонахождение: 625048, регион. Тюмень, г. Тюмень, ул. 50 лет Октября, д. 14
Вид деятельности: Деятельность заказчика-застройщика, генерального подрядчика (код ОКВЭД 71.12.2). Статус организации: коммерческая, действующая. Организационно-правовая форма: Непубличные акционерные общества (код 12267 по OKOPF).
НИПИГАЗ - ведущий российский центр проектирования, поставок, логистики и управления строительством.
"НИПИГАЗ" участвует в реализации крупных инвестиционных проектов. Среди них Амурский газоперерабатывающий завод "Газпрома", по проекту которого компания выступает генеральным подрядчиком, "Арктик СПГ-2" НОВАТЭКА и Амурский газоперерабатывающий завод СИБУРа.
За последние два года "НИПИГАЗ" завершил проект ОЗХО "СИБУР ЗапСибНефтехим", который вышел на проектную мощность, управление строительством установки Euro+ Московского НПЗ "Газпром нефти", запущенной в третьем квартале 2020 года, и проект EPC по строительству ОЗХО в рамках модернизации Московского НПЗ "Газпром нефть". Омский нефтеперерабатывающий завод "Газпром нефти".

1.2 Организационная структура управления

Согласно структуре управления АО "НИПИгазпереработка", высшее руководство представлено Генеральным директором. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации генеральный директор компании руководит производственной, хозяйственной, финансово-хозяйственной деятельностью компании в рамках полномочий, предоставленных ему нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом компании, внутренними нормативными актами документами компании, трудовым договором и описанием данной должности, и берет на себя полную ответственность за последствия принятых решений, безопасное и эффективное использование имущества компании, а также за финансовые и экономические результаты ее деятельности. Организуйте работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений.

1.3 Проектная деятельность организации

Тема проектного управления медленно, но верно набирает обороты. Всё чаще можно встретить самые разные упоминания на эту тему, причём в различных вариациях фигурирует необходимость перехода к проектному управлению [7].
Проект (от лат. projectus — брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперёд, торчащий) — это уникальная (в отличие от операций) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.
Таким определение проекта встречается достаточно часто. Если сказать проще, то проект — деятельность, направленная на достижение поставленной цели, которая осуществляется под единым управлением.
Проектом можно считать и подготовку к проведению какого-нибудь значимого мероприятия, в котором задействовано много участников. Работа с ними требует координации и контроля над соблюдением сроков выполнения поставленных задач. Проектом может быть строительство дома или детского сада, проведение аттестационных мероприятий или подготовка к проведению сертификации. В действительности, в рамки проектной деятельности укладываются практически любые действия, независимо от направления деятельности и количества участников.

2 Анализ коммуникационных процессов в АО «НИПИГАЗ»

2.1 Виды коммуникаций в организации

Коммуникации в организации по своей направленности делят на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации в свою очередь делятся на восходящие и нисходящие. Такие коммуникации, как правило, достаточно формализованы. Нисходящие коммуникации в организации включают передачу распоряжений и указаний в направлении «руководитель – подчиненный» [2]. По мнению Пенроуза и Лэйхиффа, существуют пять основных типов нисходящих коммуникаций:
1. Инструкции – разъясняют, как должны выполняться работы. Чаще всего инструкции имеют форму письменных ТУ (технических условий), ТЗ (технических заданий) и различных руководств;
2. Логическое обоснование работ – сообщает персоналу о взаимодействии их работ с другими работами внутри организации;
3. Коммуникации, разъясняющие политику и методику компании, относящиеся в основном к правам, льготам и привилегиям работников;
4. Обратная связь от руководства, информирующая о степени удовлетворенности результатами работ;
5. Внушающая коммуникация – направленная на выполнение сотрудниками определенной организационной задачи (чаще социальной).
Восходящие коммуникации осуществляются по схеме «подчиненный – руководитель» и включают в себя отчеты, доклады, предложения, объяснительные и т.д. Используются также для обратной связи сотрудников с управленческим персоналом. Снизу вверх передаются следующие виды информации:
 результаты выполненных работ;
 конкретные проблемы при выполнении работ;
 конкретные проблемы в структурном подразделении;  предложения по устранению проблем;
 отношение работников к политике и практике организации и пр.
Горизонтальные коммуникации включают обмен информацией как между отдельными сотрудниками, так и между подразделениями, находящимися на одном уровне в организационной структуре. Такие коммуникации необходимы для оперативной координации действий и могут быть как формальными, так и неформальными [3].
В организациях все коммуникации делятся на формальные и неформальные. Формальные коммуникации осуществляются внутри формальной структуры организации между ее элементами. Такими могут быть как вертикальные коммуникации (и нисходящие, и восходящие), так и горизонтальные. Формальные коммуникации осуществляются на основе проработанных инструкций, которые выражены, как правило, в письменной форме. Неформальные коммуникации осуществляются в основном в неформальных группах и по неслужебным вопросам на основе неписанных норм и правил.

2.2 Особенности коммуникационных процессов проектной деятельности в АО «НИПИГАЗ»

Ключевым процессом, на который следует обращать внимание, является коммуникация. Она является основой системы управления проектами. Если не обеспечить коммуникацию, то все процессы могут прекратить свою деятельность. Руководство не получит информацию о производственных работах, исполнители не будут знать, насколько результаты их деятельности соответствуют планам и какие результаты необходимы для достижения целей, а менеджеры проектов не смогут координировать выполнение работ. В результате выполнение всех видов деятельности по реализации проектов прекратится, и возобновление будет возможно только после восстановления коммуникационных процессов.
Коммуникационные процессы в проектном управлении сравниваются с социальным клеем, который объединяет разнообразие элементов в целостную структуру. Это особенно важно, учитывая, что 80% рабочего времени руководство тратит на коммуникационные процессы. Поэтому диагностика и устранение проблем в коммуникационных процессах с помощью соответствующих средств являются ключевыми для эффективного управленческого процесса.
Для описания общих принципов деятельности организационной коммуникации и определения параметров коммуникационных систем в проекте, которые являются эффективными или могут привести к проблемам в управлении проектами, необходимо учитывать вышеизложенное. В целом, коммуникационный проект представляет собой процесс передачи определенной информации от одних участников проекта к другим, напрямую связанной с достижением целей проекта.
Процесс коммуникации включает в себя обмен информацией между двумя или более сторонами, при этом главной целью является достижение точного понимания сообщений со стороны получателя. Коммуникация может происходить как между отдельными людьми, так и между группами или предприятиями. Неверным является утверждение о том, что коммуникация представляет собой простую передачу сообщений. Коммуникационный процесс состоит из нескольких этапов, которые необходимо пройти для достижения желаемого результата.
1-й этап: Появление идеи у отправителя информации и необходимость её передачи определенному индивиду или группе, которых называют получателями.
2-й этап: Кодирование информации, процесс формулировки и формирования сообщения отправителем, чтобы его можно было передать понятным для получателя образом. Непосредственно на этом этапе происходит кодирование сообщения, чтобы передать его в устной или письменной форме, которая была бы понятна получателю.
3-й этап: Передача закодированного сообщения отправителем получателю.
4-й этап: Получение сообщения получателем.
5-й этап: Расшифровка сообщения получателем.
6-й этап: Принятие сообщения получателем.
7-й этап: Применение полученной информации получателем в соответствии с её назначением.
Во время написания сообщений или разговора с другими людьми люди выбирают выражения. На этом этапе также определяется способ передачи информации, который может быть разным – от телеграммы до SMS-сообщения. После формирования сообщения и его формы начинается процесс передачи. Каналы коммуникации – это путь, по которому информация передается, чтобы достичь получателя. Когда сообщение полностью сформировано, реализуются коммуникационные каналы.
Коммуникационные каналы включают телефонные линии, теле-радио-каналы, зрительные каналы, воздушные волны, почту и каналы, передающие голосовую вибрацию. Способы передачи информации зависят от типа кодирования. Например, визуальную информацию, такую как письменные сообщения и картинки, можно передавать через электронную почту или факс. Устную информацию можно передавать через телевизионные, телефонные и радио волны, а также через личную коммуникацию.
Для достижения цели отправки закодированных сообщений необходимым получателям, отправитель старается очистить коммуникационные каналы от помех и барьеров. Это необходимо, чтобы информация была передана получателям и не искажалась. Получение сообщений является четвертым этапом. Его успешность зависит от подготовленности адресата, который должен быть хорошим слушателем и обладать высоким уровнем наблюдательности. Это поможет ему лучше понять информацию, содержащуюся в изменениях интонации, голосового тембра, громкости и темпа речи.

2.3 Выявленные проблемы в коммуникационных процессах в АО «НИПИГАЗ»

Как и у любой компании, у АО «НИПИГАЗ» есть проблемы со связью.
Проблема в том, что Интернет не в полной мере используется для сотрудничества с клиентами. Интернет в настоящее время является самым крупным и дешевым средством обмена информацией. Недостаточное использование Интернета приводит к медленной передаче информации, поэтому некоторые выгодные страховые контракты могут быть прерваны.


 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коммуникации в организации - сложная система, имеющая многоступенчатую структуру и охватывающая не только саму организацию и ее элементы, но и всё её внешнее окружение. С их помощью руководители развивают систему предоставления сведений и передачи информации сотрудникам внутри организации и отдельным людям, и институтам за пределами предприятия. Коммуникация служит важнейшим инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, она позволяет получать и обрабатывать необходимую информацию. По направленности, коммуникации на предприятии подразделяются на: внешнеорганизационные и внутриорганизационные.