Отчет по практике по делопроизводству и документообороту на тему Освоение одной или нескольких профессий рабочих, должностей служащих (Делопроизводитель)

3) Должностная инструкция делопроизводителя (или иного сотрудника, ведущего делопроизводство) – закрепляет круг обязанностей по приему, регистрации, учету, хранению и систематизации документов, ответственности за соблюдение сроков и правил работы с документами, конфиденциальности и сохранности.
4) Локальные инструкции по работе с электронной системой документооборота и базами данных – определяют правила регистрации и учета документов в электронном виде, порядок присвоения регистрационных номеров, правила доступа пользователей и резервного копирования данных.
5) Инструкции по обеспечению режима секретности и защите служебной информации – устанавливают ограничения доступа к определенным категориям документов, порядок их учета, передачи и хранения (в том числе в сейфах, на защищённых носителях информации).
Каждый из указанных актов в совокупности обеспечивает единый, упорядоченный и контролируемый процесс работы с документами в МУ МВД России «Серпуховское», в том числе в Отделе по делам несовершеннолетних.

Рис.1. Схема «Документооборот в организации по месту прохождения практики



Рис.2. Схема «Этапы оформления документа в организации по месту прохождения практики»




Тема: Понятие документа и его классификация.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать и придать ей юридическую силу.
В МУ МВД России «Серпуховское» (в том числе в Отделе по делам несовершеннолетних) в основном используются следующие виды управленческих документов:
– организационные – закрепляют структуру, функции, порядок работы;
– распорядительные – содержат властные предписания руководства (приказы, распоряжения);
– информационно-справочные – информируют, фиксируют факты, результаты проверок, характеристики и т.п.;
– учетно-регистрационные – обеспечивают учет обращений, дел, материалов проверок и др.;
– договорные (правоустанавливающие) – оформляют взаимодействие с другими организациями.
Далее рассмотрим перечень видов документов, используемых в организации.
Примерный перечень по основным видам:
1. Организационные документы
1) Положение об Отделе по делам несовершеннолетних МУ МВД России «Серпуховское».
2) Положение о службе участковых уполномоченных полиции.
3) Должностная инструкция инспектора по делам несовершеннолетних.
4) Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за ведение делопроизводства в подразделении).
5) Штатное расписание МУ МВД России «Серпуховское».

2. Распорядительные документы
1) Приказ начальника МУ МВД России «Серпуховское» о постановке несовершеннолетнего на профилактический учет.
2) Приказ о проведении профилактического мероприятия (рейда) «Подросток».
3) Приказ о направлении сотрудника отдела по делам несовершеннолетних в служебную командировку.
4) Распоряжение начальника отдела о распределении обязанностей между инспекторами.
3. Информационно-справочные документы
1) Справка о состоянии профилактической работы с несовершеннолетними за отчетный период.
2) Акт обследования жилищно-бытовых условий несовершеннолетнего.
3) Характеристика на несовершеннолетнего, состоящего на профилактическом учете.
4) Служебная записка (докладная записка) инспектора по делам несовершеннолетних начальнику отдела.
5) Объяснительная записка несовершеннолетнего (или его законного представителя).
4. Учетно-регистрационные документы
1) Журнал регистрации обращений граждан в Отдел по делам несовершеннолетних.
2) Журнал профилактического учета несовершеннолетних и семей, находящихся в социально опасном положении.
3) Журнал регистрации актов обследования жилищно-бытовых условий.
4) Журнал регистрации исходящих писем и запросов отдела.
5. Договорные (правоустанавливающие) документы
1) Соглашение о взаимодействии с комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав (КДН и ЗП).
2) Соглашение о сотрудничестве с образовательными организациями (школами, колледжами).
3) Соглашение о межведомственном взаимодействии с органами опеки и попечительства, социальными службами.

Структура документа (на примере служебной записки)
В качестве примера возьмём служебную записку инспектора по делам несовершеннолетних начальнику отдела. Типовая структура:
1) Наименование вышестоящей организации
– Например: «Министерство внутренних дел Российской Федерации».
– Указывает систему, к которой относится орган, придаёт документу официальный статус.
2) Наименование организации и структурного подразделения
– «МУ МВД России «Серпуховское»»;
– «Отдел по делам несовершеннолетних».
– Позволяет идентифицировать конкретный орган и подразделение – автора документа.
3) Справочные данные об организации (адрес, телефоны, e-mail)
– Размещаются на бланке; нужны для связи с организацией.
4) Вид документа и его заголовок
– Вид: «Служебная записка» (или «Докладная записка»).
– Заголовок к тексту: кратко отражает содержание (например: «О результатах профилактического рейда «Подросток»»).
5) Адресат
– Должность и ФИО лица, которому адресован документ (например: «Начальнику Отдела по делам несовершеннолетних МУ МВД России «Серпуховское» подполковнику полиции Иванову И.И.»).
– Позволяет правильно сориентировать документ по инстанции.
6) Дата и регистрационный номер
– Указываются при регистрации (например: «15.03.2025 № 12/ОДН»).