Отчет по практике по делопроизводству и документообороту на тему Организация текущего хранения документов и подготовка дел для передачи в архив

жизнедеятельности насекомых).
2. Изоляция: это первоочередное действие. Документ или коробка немедленно изымаются из общего массива и помещаются в отдельный герметичный пластиковый пакет или изолированное помещение (карантинная зону). Это делается для того, чтобы споры плесени или насекомые не распространились на соседние здоровые документы.
3. Документирование: составляется акт о неисправимых повреждениях (см. ниже), в котором фиксируется номер дела, характер повреждений и предварительная оценка состояния.
4. Уведомление: сотрудник обязан немедленно доложить руководителю архива о происшествии.
5. Запрет на самостоятельную обработку: инструкция строго запрещает сотруднику пытаться чистить документы подручными средствами (протирать, счищать плесень), так как это может безвозвратно уничтожить текст и структуру бумаги.
Наличие такой инструкции превращает спонтанную панику в контролируемый процесс. Она гарантирует, что даже новый или неопытный сотрудник будет знать, как действовать правильно, не усугубив ситуацию и сохранив остальной фонд в безопасности до приезда специалистов-дезинфекторов.
Когда документ подвергся такому разрушению, что его содержание невозможно восстановить или его физическая форма полностью утрачена (например, листы рассыпаются от прикосновения), он подлежит списанию. Однако списание государственного или муниципального имущества (а документы архива часто таковыми являются) — это строго регламентированная юридическая процедура. Она не может быть произведена просто по устному распоряжению.
Акт о неисправимых повреждениях документов - это официальный документ, который составляется комиссией для фиксации факта полной физической утраты документов (например, из-за плесени или пожара). Он служит юридическим основанием для списания и последующего уничтожения дел, не подлежащих восстановлению (Приложение 14).
Этот акт выполняет несколько ключевых функций:
 Юридическая: он является законным основанием для исключения документа из учётных документов архива (описи) и снятия его с балансового учёта организации.
 Учётная: он фиксирует факт выбытия единицы хранения из состава Архивного фонда организации.
 Доказательная: он подтверждает причину уничтожения документа (не халатность сотрудника, а объективная причина — стихийное бедствие или биологическое поражение).
Акт составляется комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обычно входят заведующий архивом, главный бухгалтер и представитель службы безопасности или другого отдела.
В акте обязательно указываются:
 Дата и место составления.
 Состав комиссии с указанием должностей.
 Подробное описание повреждённых дел: номер фонда, описи, номер дела по описи, заголовок дела.
 Характер повреждений: например, «плесень чёрного цвета», «полная утрата текста», «механическое разрушение бумаги».
 Заключение комиссии о невозможности реставрации и восстановления текста.
После утверждения акта руководителем организации он становится основанием для физического уничтожения повреждённых документов (обычно путём шредирования или сжигания с составлением акта об уничтожении). Таким образом, акт закрывает юридическую цепочку: от обнаружения проблемы до её легального решения, обеспечивая прозрачность работы с документами даже в случае их утраты.






 
Тема 6. Передача дел в архив и уничтожения документов

В приложении 15 представлен образец акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составленный для архива ОБУ «Центр торговли и услуг» (г. Курск).
В качестве примера для выделения к уничтожению взяты документы, срок хранения которых истёк согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
В начале акта обязательно указывается нормативный документ, на основании которого проводится экспертиза ценности — в данном случае Приказ Росархива № 236. Акт составляется и подписывается постоянно действующей экспертной комиссией организации (ЭК) или специально назначенной комиссией.
Заголовок дела: Указывается точное наименование дела согласно заголовку на обложке.
Дата дела: Указывается год, за который сформировано дело.
Кол-во дел: Указывается количество томов или папок.
Сроки хранения: Это ключевой столбец. Здесь указывается срок хранения из Перечня и номер конкретной статьи (например, «3 года (ст. 459)»). Если срок хранения истёк, дело подлежит уничтожению.
Итоговая запись: В конце указывается общее количество дел и их примерный вес (важно для организации физического уничтожения через шредер или вывоз).
Утверждение: Акт вступает в силу только после утверждения руководителем организации. Только после этого документы можно физически уничтожать.



Тема 7. Составление описей

В Приложении 16-18 представлены образцы оформления описей дел для приложения к отчету по практике. Формы составлены в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77.
Опись дел структурного подразделения (в данном примере — отдела кадров) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образовавшихся в процессе деятельности конкретного подразделения за определённый период. Её основное назначение — учёт и обеспечение оперативного поиска документов внутри отдела. В такую опись включаются дела с разными сроками хранения, как длительного, так и временного, что отражает весь спектр документооборота подразделения. Она позволяет контролировать наличие дел и их физическое состояние на уровне конкретного исполнителя или отдела.
Опись дел постоянного хранения является ключевым учётным документом для архива, так как в неё включаются документы, имеющие непреходящую историческую, научную или практическую ценность, которые подлежат вечному хранению. В данную опись входят дела с пометкой «Постоянно», такие как уставные документы организации, приказы по основной деятельности, протоколы высших органов управления. Эта опись служит основанием для составления исторической справки об организации и передачи документов в государственный архив, если это предусмотрено законодательством.
Опись дел по личному составу предназначена для учёта документов, которые фиксируют трудовые отношения работника с работодателем. В неё включаются приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении), трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников. Характерной особенностью этой описи является наличие документов с исключительно длительными сроками хранения — 50 или 75 лет, а для дел, законченных делопроизводством до 2003 года, — постоянно.

 
Тема 8. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

В первые дни практики мной было проведено ознакомление с локальными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство: Инструкцией по делопроизводству, Положением об архиве, Перечнем типовых управленческих документов. Особое внимание было уделено изучению действующей номенклатуры дел за 2025 год. Анализ номенклатуры показал, что она составлена в соответствии с методическими рекомендациями Росархива, имеет систематизированный заголовок по структурным подразделениям и утверждена руководителем организации. Однако при детальном изучении раздела «Отдел кадров» были выявлены отдельные неточности в формулировках заголовков дел и сроках хранения некоторых категорий документов (например, графики отпусков), что послужило основой для выполнения практического задания по составлению номенклатуры дел отдела кадров.
В ходе выполнения заданий по практике мной была проведена комплексная работа по всем ключевым направлениям документационного обеспечения управления.
Задание 1: Составление номенклатуры дел отдела кадров. В рамках данного задания была разработана классификационная схема номенклатуры дел, основанная на функциональном принципе группировки документов. Были проанализированы все направления деятельности отдела кадров за 2025 год. На основе анализа были составлены заголовки дел, систематизированные по степени значимости: от распорядительных документов (приказы) к документам индивидуального учёта (личные дела) и учётным формам (табели). Особое внимание уделялось корректному указанию сроков хранения со ссылкой на конкретные статьи Перечня типовых управленческих документов (Приказ Росархива № 236). Итогом работы стала сводная номенклатура дел отдела кадров на 2026 год, которая была оформлена со всеми необходимыми реквизитами (гриф утверждения, итоговая запись) и приложена к отчёту.
Задание 2: Формирование личного дела сотрудника. Для выполнения этого задания была смоделирована ситуация приёма на работу и увольнения вымышленного сотрудника Ивановой А.С. на должность секретаря. В электронном виде были оформлены все этапы кадрового делопроизводства: заявление о приёме, трудовой договор № 15-к от 10.01.2024, приказ о приёме № 12-к от 10.01.2024, личная карточка Т-2, заявление об увольнении от 25.03.2026 и приказ об увольнении № 34-к от 27.03.2026.Было детально изучено требование к оформлению обложки личного дела (срок хранения 75 лет ЭПК) и внутренней описи документов дела. Данная работа позволила закрепить знания о хронологии формирования личного дела и правилах систематизации документов внутри него (хронологически-номинальный принцип). Также была подготовлена опись дел по личному составу за 2024–2026 гг., что дало представление о порядке учёта дел длительного хранения в архиве организации.
Задание 3: Анализ условий хранения документов в архивах. Было проведено обследование помещения архивохранилища ОБУ «Центр торговли и услуг». В ходе анализа были изучены параметры пяти режимов хранения:
 Температурно-влажностный: Помещение оборудовано системой вентиляции; журнал учёта ведётся регулярно.
 Световой: Окна защищены шторами; используются лампы с низким уровнем УФ-излучения.
 Охранный: Помещение находится под сигнализацией; доступ ограничен.
 Противопожарный: Установлены датчики дыма; имеются порошковые огнетушители.
 Санитарно-гигиенический: Проводится регулярная влажная уборка; признаков биологического поражения не обнаружено.На основе анализа были даны рекомендации по усилению контроля за влажностью воздуха в зимний период.
Задание 4: Экспертиза ценности документов в текущем делопроизводстве. В рамках этого задания была проведена работа с массивом документов за 2025