Отчет по практике по делопроизводству и документообороту на тему Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении

Особенности рабочего места секретаря
Рациональная организация рабочего места секретаря необходима для минимизации умственных и физических усилий при выполнении работы. Оптимальное размещение технических средств, документов и других материалов является одним из условий рациональной организации рабочего места. Размещение средств труда и орудий рабочего месте секретаря должно быть досягаемым, обозримым, изолированным.
Рабочее место секретаря включает моторное поле и информационное пространство.
В моторном поле различают три зоны :
зона легкой досягаемости ограничена дугами, описываемыми расслабленными руками при движении их в плечевом суставе;
зона оптимальной досягаемости ограничена дугами, описываемыми предплечьями при движении в локтевых суставах с опорой;
зона максимальной досягаемости ограничена дугами, описываемыми вытянутыми руками при движении их в плечевом суставе.
В зоне максимальной досягаемости размещаются редко используемые технические средства и предметы, которые имеют дистанционное управление; в зоне легкой досягаемости - часто используемые средства труда и предметы; в зоне оптимальной досягаемости - очень важные и часто используемые технические средства.
Оптимальное размещение рабочих материалов и технических средств позволяет без лишних движений, приводящих к утомлению и непроизводительным затратам времени работать секретарю.
Рациональная организация рабочего места секретаря предполагает такое размещение предметов труда и средств, обеспечивающее наилучшее восприятие информации и их обозримость. Важное значение имеет зона обзора, в границах которой отчетливо воспринимает местоположение предмета и его форму. Угол обзора по отношению к горизонтали должен составлять 30…40°, а в вертикальной плоскости - 0…30°, по отношению к горизонтали (15°, вверх и 15°, вниз от нормальной линии взора).
Общие правила размещения технических средств и материалов на рабочем месте:
1. Не следует держать на рабочем месте ничего лишнего. Каждая вещь должна иметь свое место и постоянную зону перемещения в процессе труда;
2. Все, что берут правой рукой, располагается справа, а левой — слева; все, чем пользуются чаще, кладут ближе, а чем пользуются реже – дальше;
3. Орудия труда и материалы следует располагать так, чтобы обеспечить наиболее рациональную последовательность движений;
4. Принадлежности и материалы должны иметь постоянное место хранения и заранее подготавливаться для использования в работе.;
5. Различные предметы и документы следует группировать, обеспечивая обоснованную целостность их расположения в пространстве;
6. На столе секретаря должны быть только те предметы, которые необходимы ему для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по многоярусным лоткам или папкам;
7. Размещение материалов и оборудования на рабочем месте должно быть приспособлено для конкретной работы или конкретного служащего, но не наоборот.
Внутренняя организация отделений стола является важным элементом организации рабочего места.
Конструкция рабочего стола секретаря должна предусматривать специальные места для всех предметов, документов и технических средств.
Папки и дела, которые хранятся в столе, шкафах и на полках, должны иметь маркировку яркую различной расцветки, с отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.
Необходимо строго и постоянно следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
В состав рабочего места секретаря входит зона обслуживания посетителей. Главная задача секретаря при организации этой зоны - сделать все, чтобы посетители чувствовали себя комфортно. Секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами на обозримые места. Недопустимо хранение принадлежностей для чаепития, косметики, развешивание на стенах фотографии любимых артистов, рекламных проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации
Положительные моменты организации рабочего места секретаря:
удобство и функциональность;
порядок на рабочем месте;
наличие оргтехники;
Отрицательные моменты организации рабочего места секретаря:
неудобная поза;
нагромождение бумаг;
нагрузка на позвоночник.
Особенности рабочего места руководителя
площадь и форма кабинета;
выделение зон;
рабочий стол;
цветовое оформление.
Положительные моменты организации рабочего места руководителя:
создание комфортного пространства;
оснащение необходимыми инструментами и техникой;
зонирование пространства;
создание оптимальных климатических условий.
Отрицательные моменты организации рабочего места руководителя:
нарушение коммуникации с сотрудниками;
невозможность наблюдать за дисциплиной и рабочей обстановкой в коллективе;
захламление рабочего места.

Задание 3. ПК 1.3 Организация рабочего дня секретаря и руководителя.
Особенности организации рабочего дня секретаря: повторяющиеся задачи, непредвиденные поручения руководителя, взаимосвязь с распорядком дня руководителя.
Виды деятельности, на которые затрачивается наименьшее количество времени: уведомление о совещании участвующих, подготовка рабочего места руководителя.
Виды деятельности, на которые затрачивается наибольшее количество времени: проверка электронной почты, ознакомление с содержанием; уточнение по телефону содержания требуемой информации; рассылка согласно запросам по электронной почте плановых показателей работы подразделения; прием и регистрация входящей документации; составление исходящей документации, приказов и другой документации; оформление документации, подготовка плана на следующий день.
Рекомендации по усовершенствованию графика рабочего дня секретаря: составление шаблонов типовых документов, планирование рабочего дня ежедневное, еженедельное (или декадное), квартальное и ежегодное, расстановка приоритетов.
В приложении 6 представлено фото рабочего дня секретаря.

Задание 4. Характеристика и особенности оформления документов в направлении в командировку
Обязательные документы: приказ о направлении в командировку, приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день (при необходимости), авансовый отчет, служебная записка (если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте).
Особенности: все обязательные документы для командировки можно оформлять в электронном виде.