Отчет по практике по делопроизводству и документообороту на тему Освоение одной или нескольких профессий рабочих, должностей служащих (Делопроизводитель)

- На обложке или в специальном разделе дела делаются отметки:
› о принятии и регистрации;
› о рассмотрении в инстанциях (апелляция, кассация и т.д.);
› о сдаче дела в архив;
› о сроках хранения.
11. Соблюдение номенклатуры дел и сроков хранения
- Дело формируется и оформляется в соответствии с номенклатурой суда и требованиями архивного законодательства.
- Указывается срок хранения (постоянный, 5, 10, 75 лет и т.п.) и соответствующий индекс.

1.2 Судебное делопроизводство
Тема 2.1. Организация работы по делопроизводству в организации
Номенклатура дел в суде — это официальный перечень всех дел (папок), которые заводятся в суде за год, с указанием их индексов и сроков хранения. Это основной инструмент организации делопроизводства и судебного архива.
Номенклатура дел — систематизированный список заголовков дел, которые формируются в процессе работы суда, с указанием:
- индекса дела;
- заголовка дела;
- количества единиц хранения (томов);
- срока хранения;
- примечаний (о передаче в архив, о продолжении дела и др.).
Для суда это:
- классификатор всей документации (управленческой и судебной);
- основание для заведения дел (какие папки создавать и как их называть);
- основание для установления сроков хранения и передачи в архив Судебного департамента или госархив.
Номенклатура бывает:
- индивидуальная (сводная) номенклатура суда — по всему суду;
- номенклатуры структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив, аппараты судей), на основании которых затем составляется сводная.
При составлении в суде учитывают:
- Инструкцию по делопроизводству в соответствующем виде суда
(федеральные суды общей юрисдикции, арбитражные суды и т.п. — свои инструкции Судебного департамента / Судебного департамента при ВС РФ);
- Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения;
- Приказы и методические рекомендации архивного органа Судебного департамента.
Кто и как составляет
1. Структурные подразделения суда (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия и др.):
– анализируют, какие документы и дела у них образуются;
– составляют свои разделы (частные номенклатуры) с предложениями по срокам хранения.
2. Секретариат / служба делопроизводства (канцелярия):
– собирает предложения подразделений;
– проверяет соответствие заголовков дел и сроков хранения действующим перечням;
– систематизирует дела по разделам и индексам;
– готовит проект сводной номенклатуры дел суда на очередной год.
3. Архив суда:
– проверяет корректность сроков хранения;
– даёт замечания и предложения по структуре.
4. Руководство суда:
– утверждает номенклатуру (обычно председатель суда);
– при необходимости согласует с архивным органом Судебного департамента.
Номенклатура обычно составляется ежегодно, с учётом:
- дел постоянного хранения (переносятся из года в год);
- дел временного хранения, которые заводятся ежегодно (по годам).
3. Оформление номенклатуры дел в суде
Номенклатура оформляется в виде таблицы (как правило, отдельной брошюры) со следующими элементами.

Образец протокол судебного заседания представлен в Приложении 2.
Образец протокола об административном правонарушении представлен в Приложении 3.
Исковое заявление в рамках уголовного судопроизводства представлено в Приложении 4.

Тема 2.2. Понятие и виды документов, используемых в суде. Документооборот (электронный документооборот)
Документ в судопроизводстве понимается как зафиксированная на материальном или электронном носителе информация, имеющая юридическое значение для установления фактов, прав и обязанностей участников процесса и принятия судебного решения. Любой такой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями процессуальных кодексов, содержать обязательные реквизиты и позволять однозначно установить его происхождение, время составления и подлинность. Через систему судебных документов реализуются как доказательственная функция, так и функция управления ходом процесса, поскольку именно документы фиксируют движение дела, действия участников и властные решения суда.
В гражданском, уголовном и административном судопроизводстве используются разнообразные документы: процессуальные акты суда, документы, исходящие от сторон и иных участников, а также документы, представляемые как доказательства. К числу ключевых актов суда относятся определения, постановления, приговоры, решения и решения по частным вопросам, оформляющие процессуальные действия и разрешающие спор или обвинение по существу. Существенное значение имеют протоколы судебных заседаний, фиксирующие ход процесса и служащие средством проверки соблюдения процессуальных гарантий, а также исполнительные документы, на основании которых обеспечивается реальное исполнение судебных актов. Одновременно в деле аккумулируются заявления, иски, жалобы, ходатайства, объяснения сторон, заключения экспертов, иные письменные и электронные доказательства, включая официальные документы органов власти, договоры, акты, справки, переписку. Во всех видах судопроизводства действуют особые правила относимости, допустимости и достоверности таких документов, однако общим является требование их надлежащего оформления, подписания уполномоченными лицами и, при необходимости, заверения.
Документооборот в судах охватывает весь жизненный цикл документа: от его поступления или создания до помещения в архив или уничтожения по истечении сроков хранения. В гражданском процессе деятельность суда по организации документооборота начинается с приема искового заявления, его регистрации в автоматизированной системе, формирования номенклатурного дела и рассылки копий участникам. На каждом этапе фиксируются все процессуальные действия: направление судебных повесток и уведомлений, получение отзывов и возражений, поступление ходатайств, вынесение промежуточных определений, оформление протокола заседания и окончательного решения. Аналогичным образом ведется документация в административных делах, где особая роль принадлежит документам, поступающим от органов публичной власти и содержащим сведения о результатах проверок, привлечении к ответственности, вынесении постановлений. В уголовном судопроизводстве специфика проявляется в большом объеме материалов предварительного расследования, передаваемых в суд: протоколы следственных действий, постановления следователя и дознавателя, заключения экспертов и специалистов. Суд систематизирует эти документы в составе уголовного дела, дополняет их собственными процессуальными актами и обеспечивает доступ к ним сторонам обвинения и защиты.
Современный документооборот судов характеризуется активным внедрением электронных технологий. Электронный документооборот включает подачу процессуальных документов в электронном виде, направление судебных извещений и копий судебных актов по электронным каналам связи, ведение электронного судебного дела и хранение документов в государственных автоматизированных системах. Используются специализированные информационные системы, обеспечивающие регистрацию поступивших обращений, автоматическое присвоение номера делу, фиксацию всех процессуальных действий и формирование электронного архива. Электронные документы приравниваются к бумажным при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи и соблюдения требований к защите информации. В результате повышается доступность правосудия, сокращаются сроки рассмотрения дел за счет ускорения обмена документами, упрощается контроль за сроками и качеством работы судов.
Организация деятельности судебных органов в сфере