«Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»

Производственная практика ПМ 1 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» направлена на приобретение студентами практического опыта для дальнейшего развития общих и профессиональных навыков в данном виде профессиональной деятельности.
В современных условиях для повышения эффективности управления следует уделить должное внимание совершенствованию работы с документами, ведь каждое управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.
К сожалению, многие руководители компаний, сотрудники, отвечающие за документальное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более с тонкостями ведения делопроизводства.
При этом важнейшей обязанностью офисных работников является правильное оформление и оформление документов в соответствии с новыми стандартами.
Цель практики – закрепление теоретических знаний, полученных при изучении соответствующих дисциплин, и формирование необходимых практических навыков и умений в профессиональной деятельности.
Задачи:
1. Ознакомиться с организацией работы службы документационного обеспечения управления на предприятии при прохождении производственной практики.
2. Углубить знания, полученные в процессе обучения.
 
1. Общая характеристика учреждения

Государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (далее – ГАУСО СО «КЦСОН г. Карпинска») находится по адресу 624936, г. Карпинск, ул. 8 Марта, д. 66. Также имеется юридический адрес, расположенный по адресу 624936, Свердловская область, г. Карпинск, ул. Советская, д. 109.
Основной вид деятельности данного учреждения согласно ОКВЭД 2 является: 8790 - Деятельность по уходу с обеспечением проживания прочая. Но есть еще и дополнительные - 49.32 - Деятельность легкового такси и арендованных легковых автомобилей с водителем; 81.29.9 - Деятельность по чистке и уборке прочая, не включенная в другие группировки; 95.29 - Ремонт прочих предметов личного потребления и бытовых товаров; 14.13 - Производство прочей верхней одежды; 85.42.9 - Деятельность по дополнительному профессиональному образованию прочая, не включенная в другие группировки; 93.29.9 - Деятельность зрелищно-развлекательная прочая, не включенная в другие группировки; 96.09 - Предоставление прочих персональных услуг, не включенных в другие группировки; 88.10 - Предоставление социальных услуг без обеспечения проживания престарелым и инвалидам; 49.4 - Деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам; 56.29 - Деятельность предприятий общественного питания по прочим видам организации питания.
Муниципальное учреждение «Центр социального обслуживания пенсионеров и инвалидов» МО города Карпинска создан в 2002 году.
В 2006 году по Постановлению Правительства Свердловской области от 21.02.2006 №156 – ПП передано в собственность Свердловской области и переименовано в Государственное областное учреждение социального обслуживания населения «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска». С 2011 года переименовано в государственное бюджетное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска». С 2014 года переименовано в государственное автономное учреждение социального обслуживания населения Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (ГАУ «КЦСОН г. Карпинска»). Окончательное название учреждение приобрело с 28 июня 2021 года и стало называться государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (далее - ГАУСО СО «КЦСОН г. Карпинска»).
Руководителем данного учреждения является директор. Структура управления учреждения представлена на рисунке 1.
Структурные подразделения в своей деятельности подчиняются директору Центра, осуществляющему руководство его деятельностью на основе единоначалия. Каждое структурное подразделение возглавляет заведующий, назначаемый директором Центра.
Наиболее востребованной отделение в центре социального обслуживания на дому, главной целью которого является – пребывание граждан пожилого возраста и инвалидов в привычной для них социальной среде.
Государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» организована и работает в соответствии с законодательством РФ. Имеет четкую структуру управления.
2. Практические задания

Тема 1. Документационное обеспечение управления

1. Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. ПК 1.

Муниципальное учреждение «Центр социального обслуживания пенсионеров и инвалидов» МО города Карпинска создан в 2002 году.
В 2006 году по Постановлению Правительства Свердловской области от 21.02.2006 № 156 – ПП передано в собственность Свердловской области и переименовано в Государственное областное учреждение социального обслуживания населения «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска».
С 2011 года переименовано в государственное бюджетное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска».
Основание: Приказ 47 от 11.11.2011 г. ГБУ «КЦСОН г. Карпинска», приказ Министерства социальной защиты населения от 24.10.2011 г. № 970, Постановление Правительства Свердловской области от 17.05.2011 г. № 556-ПП.
С 2014 года переименовано в государственное автономное учреждение социального обслуживания населения Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (ГАУ «КЦСОН г. Карпинска»).
Основание: Постановление Правительства Свердловской области № 1477-ПП от 03.12.2013 года. Приказ № 10-ОД от 12.02.2014 года.
С 28 июня 2021 года переименовано в государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (ГАУСО СО «КЦСОН г. Карпинска»).
Основание: Приказ Министерства социальной политики Свердловской области от 15.04.2021 года № 169.
Согласно п. 11. Устава ГБУ «КЦСОН г. Карпинска» предметом деятельности Автономного учреждения является социальное обслуживание граждан.
Учреждение входит в государственную систему социальных служб Свердловской области. Координацию деятельности Учреждения осуществляет Министерство социальной политики Свердловской области.
Деятельность Центра направлена на социальную поддержку граждан, нуждающихся в социальном обслуживании; а также на профилактику обстоятельств, являющихся ухудшением условий жизнедеятельности граждан.
Руководящими документами ГБУ «КЦСОН г. Карпинска» являются:
 Федеральный Закон от 28.12.2013 № 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации»
 Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»
 Постановление Правительства Российской Федерации от 18 октября 2014 г. № 1075 «Об утверждении Правил определения среднедушевого дохода для предоставления социальных услуг бесплатно»
 Постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2014 г. № 1236 «Об утверждении примерного перечня социальных услуг по видам социальных услуг»
 Закон Свердловской области от 3 декабря 2014 года № 108-ОЗ «О социальном обслуживании граждан в Свердловской области»
 Постановление Региональной энергетической комиссии Свердловской области от 18 ноября 2015 года № 162-ПК «Об утверждении предельных тарифов на социальные услуги на основании подушевых нормативов финансирования социальных услуг в Свердловской области, предоставляемые организациями социального обслуживания, находящимися в ведении Свердловской области»
 Постановление Правительства Свердловской области от 20 апреля 2016 года № 273-ПП «О реализации мер социальной поддержки отдельных категорий граждан, проживающих в Свердловской области, по бесплатному обеспечению протезами (кроме зубных, глазных протезов), протезно-ортопедическими изделиями и по компенсации расходов, связанных с приобретением протезов (кроме зубных, глазных протезов), протезно-ортопедических изделий»
 Приказ Министерства социальной политики Свердловской области от 11 августа 2015 года № 482 «Об утверждении стандартов социальных услуг»
 Постановление Правительства Свердловской области от 18 декабря 2014 года № 1149-ПП «Об утверждении Порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг в Свердловской области и признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Свердловской области»
 Устав Государственного автономного учреждения социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания города Карпинска»
 Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года
Ведение делопроизводства в ГБУ «КЦСОН г. Карпинска» возложено главным образом на специалиста по кадрам.
Согласно должностной инструкции специалист по кадрам должен знать:
 приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06 октября 2015 года № 691н Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»;
 порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
 порядок движения кадров и составление установленной отчетности;
 порядок расчета стажа, льгот компенсаций, оформления пенсий работникам;
 структуру организации;
 трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
 основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
 законодательство Российской Федерации о персональных данных;
 технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информаций;
 постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников;
 локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления документов по персоналу;
 перспективы развития учреждения;
 положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий;
 формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения;
 методы планирования подготовки повышения квалификации кадров, порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников;
• основы делопроизводства;
• основы психологии и социологии труда;
• основы экономики, организации труда и управления;
• правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности;
• правила внутреннего распорядка;
• кодекс этики и служебного (антикоррупционного) поведения.

3. Создание бланков документов ПК 1,5

Деловая переписка – неотъемлемая частью информационного взаимодействия организации с партнерами и официальными структурами. Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем. Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.
Разработанный заблаговременно бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки организации, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.
В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию об организации, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с адреса организации.
Согласно пункту 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
04 – код формы документа;
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
09 – наименование вида документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 – место составления (издания) документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о приложении;
20 – гриф согласования документа;
21 – виза;
22 – подпись;
23 – отметка об электронной подписи;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка о поступлении документа;
28 – резолюция;
29 – отметка о контроле;
30 – отметка о направлении документа в дело.
Согласно п. 6.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
 общий бланк;
 бланк письма;
 бланк конкретного вида документа.
Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Расположение реквизитов организации на фирменном бланке может быть продольным или угловым. Традиционно более распространенным является угловое расположение. Продольное используется в случае, если у организации длинное название или необходимо дать информацию об организации на двух языках. Например, слева будут реквизиты на русском, а справа на национальном языке автономной республики в составе РФ. И в случае продольного, и в случае углового расположения реквизитов, их информационное наполнение остается одинаковым.
Поля в письме нужны не только «для красоты». Особо важные письма распечатываются и подшиваются для хранения, и поля нужны для этого. Если текст сообщения не умещается на одной странице, следует использовать второй лист, но при этом учитывать, что он уже не должен содержать заголовочной части («шапки») фирменного бланка.
Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman. Два разных шрифта в шапке бланка лучше не использовать. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Запрещено выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами – это также не красиво, как кричать во время беседы.