Учебная ознакомительная практика в отделе делопроизводства и кадров

В сети Интернет функционируют официальный сайт Администрации города Губкинского, на котором размещается нормативно–правовая, справочная, оперативная и иная информация, касающаяся муниципального управления.
В деятельности Администрации используются следующее программное обеспечение:
СПС Консультант Плюс - Справочная правовая система КонсультантПлюс является самой популярной СПС (по исследованию ВЦИОМ 2015 г.). Систему КонсультантПлюс используют в качестве надежного помощника многие специалисты: юристы, бухгалтеры, руководители организаций, а также специалисты государственных органов, ученые и студенты.
Каждый раздел делится на информационные банки. Кроме того, отдельно представлены справочная информация для специалистов, новости и обзоры законодательства, онлайн-сервисы (доступ к архивам судебных решений, сервисы «Конструктор договоров» и «Конструктор учетной политики»).
В СПС КонсультантПлюс включаются документы следующих видов:
- нормативные правовые акты РФ, законодательство 85 субъектов, основные международные правовые акты и законодательство СССР, проекты законов и нормативных правовых актов;
- комментарии законодательства;
- финансовые, кадровые, юридические консультации;
- книги и статьи из периодической печати и сборников, около 120 изданий бухгалтерской и кадровой прессы и 80 изданий юридической направленности и др.
АС Администрация предназначена для автоматизации процессов накопления, обработки, хранения и анализа информации администраций муниципальных образований (городских и сельских поселений, муниципальных районов).
Система позволяет автоматизировать похозяйственный учет, учет физических лиц, земель и имущества, учет обращений граждан, делопроизводство, учет выданных документов, а также функции по делегированным полномочиям: учет данных паспортно-визовой службы, воинский учет, регистрация актов гражданского состояния.
Реестр муниципального имущества - программный комплекс «Реестр имущества - СМАРТ» предназначен для автоматизации деятельности по учету и ведению реестра муниципальной (государственной) собственности, в том числе находящейся в оперативном управлении, хозяйственном ведении, в казне, сданной в аренду и пр.
В рамках данного комплекса решаются следующие задачи:
- учет муниципальной (государственной) собственности, в том числе находящейся в оперативном управлении, хозяйственном ведении, в казне, сданной в аренду и пр. Ведение реестра муниципальной (государственной) собственности. Контроль над использованием по назначению и сохранностью муниципального (государственного) имущества;
- формирование печатных форм различных документов, выписок, справок, аналитических и статистических отчетов;
- автоматизированное информационное взаимодействие с органами государственной власти (ФНС, Росреестр, Росстат и др.), в том числе в рамках СМЭВ;
- оказание государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, гражданам, юридическим лицам, органам государственной власти (выдача справок, выписок и прочих документов).
Муниципальная власть по своему характеру в наибольшей степени зависит от населения и обладает большим количеством возможностей для взаимодействия с населением на территории муниципального образования.
Значительное влияние оказывает интенсивность информационных процессов в современном обществе на процесс взаимодействия и коммуникации.
Как уже отмечалось выше для устойчивых отношений между населением и органами местной власти необходимо наладить хорошее социальное взаимодействие между ними. В свою очередь нарастания потоков информации приводит к повышению требований в сфере коммуникативных действий органов власти, как регулирующих органов.
Для успешного информационного взаимодействия населения и органов местной власти необходимо пересмотреть модель диалога «власть–население» после чего сформировать его на новых принципах, согласно специфики современных тенденций.
В настоящее время в отечественной научной теории нет традиций изучения информационных аспектов отношений общества и власти на местном уровне. Существуют подходы, рассматривающие отдельные аспекты вертикальных взаимодействий, связанные с изучением роли СМИ в процессе формирования общественного мнения, становлением институтов гражданского общества, применением технологий связей с общественностью в деятельности властных структур.
В целях обеспечения реализации Стратегии социально–экономического развития города, повышения эффективности деятельности структурных подразделений Администрации целесообразна организация проектной деятельности при решении вопросов муниципального управления.
Трудовые отношения руководителя и работников, возникающие на основе трудового договора или служебного контракта, регулируются трудовым законодательством РФ и нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Один из основополагающих документов во взаимодействии руководителя и работников является коллективный договор, который был принят Администрацией города Губкинского.
В задачи входит следующее:
1.Повышать качество и культуру оказания медицинской помощи населению, внедрять в практику современные достижения науки и техники, научной организации труда, повышать производительность труда.
2.Систематически повышать уровень своих специальных знаний.
3.Совершенствовать методы работы, добиваться введения новых методик лечения и обследования больных, применения новых лекарственных средств.
4.Принимать меры по устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих нормальное производство работы.
Значимость этических норм в профессиональной деятельности муниципальных служащих обусловлена разными причинами. В современном обществе не редкой является ситуация, когда происходит переоценка ценностей, которая ведет к нестандартным ситуациям, решение которых не прописано в законодательстве.
Именно поэтому профессиональная этика на муниципальной службе является одним из основных показателей авторитета муниципальной службы, а также определяет уровень социально-духовного развития всего общества в целом.
На протяжении всей своей профессиональной деятельности муниципальный служащий может сталкиваться с «конфликтом интересов». В таких ситуациях личная заинтересованность муниципального служащего влияет или может повлиять на выполнение им должностных обязанностей.
Стоит отметить, что конфликт интересов не обладает однозначной характеристикой, имеет размытые границы между частными, муниципальными и общественными интересами, практически не поддается контролю и не имеет четкого механизма для урегулирования или предотвращения.
6. Анализ показателей результативности (эффективности) деятельности Управления делопроизводства Администрации города

В настоящее время повышение эффективности деятельности Администрации города Губкинского является актуальным вопросом. Одним из органов государственной власти является местное самоуправление. Оно является административным органом, ответственным за обеспечение повседневной жизни любого городского населения.
Раскроем оценку показателей эффективности Управления делопроизводства Администрации города на Управления делопроизводства Администрации.
Первым показателем является обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в Администрации, проведение систематического анализа служебной переписки.
В Федеральном законе №154-ФЗ от 28 августа 1995 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» местные административные органы являются факультативным учреждением, а существование административных и распорядительных органов не является обязательным [2].
С принятием Федерального закона от 6 октября 2003 г. №2 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», органы местного самоуправления определены как самостоятельные учреждения муниципального образования, и их существование в системе местного самоуправления ограничено.
Однако, несмотря на действующий Федеральный закон «Общие принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации», местная администрация включена в обязательные институты органов местного самоуправления; однако определение понятия «местная администрация» законом не предусмотрено.
Местный административный орган - Администрация города Губкинского является независимым учреждением, обязательно состоящим из муниципального образования, возглавляемым главой местного административного органа в соответствии с принципом единого командования и наделенным Уставом муниципального образования полномочиями по решению важных вопросов местного значения и осуществлению отдельных государственных полномочий.
Второй показатель - организация и обеспечение функционирования в подразделениях Администрации Российской Федерации единой системы делопроизводства.
Административная деятельность на территории муниципального образования приносит пользу населению, принимая во внимание историю и традиции других мест [5].
Лицом, ответственным за администрацию и административные учреждения, является лицо, ответственное за местную администрацию. Оно может получить эту должность двумя способами:
- путем выборов, если ответственное муниципальное лицо является лицом, ответственным за местную администрацию, и его правовой статус сочетает в себе полномочия двух муниципальных должностей;
- назначить на должность по конкурсу.
Устав Администрации города Губкинского наделяет органы местного самоуправления полномочиями по решению важных вопросов местного значения и осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.
Однако конкретные полномочия, которые относятся к исключительной компетенции местных административных органов, законом не сформулированы, что привело к неоднозначным результатам оценки деятельности этого ведомства.
Третий показатель - совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной и организационной техники.
Сегодня в системе местного самоуправления накопилось много проблем. Обязанности и ресурсы муниципалитетов распределены неравномерно. Они не только размыты, но и постоянно переходят с одного уровня мощности на другой. В современных условиях необходимо сформировать правовую базу для местного самоуправления, чтобы оно находилось в компетенции местных органов власти.
Существует четкое различие между исполнительными и представительными органами местного самоуправления. Сфера полномочий местных административных органов не ограничивается законодательством о местном самоуправлении.
Здесь необходимо учитывать положения земельных, финансовых, жилищных, градостроительных и других юридических департаментов. Эти дополнительные полномочия должны быть приняты во внимание и отражены в соответствующих дополнениях к Закону о местном самоуправлении.
Необходимо более глубоко изучить правовой статус местных административных органов как административных учреждений местного самоуправления, статус и роль этого института в системе государственной власти, а также взаимодействие между местными административными органами и населением. В связи с этим необходимо внести некоторые дополнения в действующее законодательство органов местного самоуправления с учетом вышеуказанных обстоятельств [1]:
- законодательно закрепить понятие «местное самоуправление как орган местного самоуправления»;
- объем полномочий местных административных органов формировать с учетом не только положений законодательства о местной автономии, но и отраслей: земельной, жилищной, финансовой, градостроительной;
- создать правовую базу для органов местного самоуправления и четко разграничить полномочия местных органов власти;
- на федеральном уровне сформулировать нормативный акт по управлению местной администрацией.
Четвертый показатель - документационное обеспечение и техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых Руководителем Администрации.
Основной функцией местной администрации является повседневное управление и организация мероприятий по обеспечению благосостояния населения, проживающего на территории муниципального образования. В современных условиях механизм осуществления полномочий местными административными органами находится только в стадии формирования, и требуются дальнейшие законодательные поправки.
Местная администрация является, таким образом, органом местного самоуправления, а не органом муниципального образования, т. к. характеризуется следующими признаками:
- обладает муниципально-властными полномочиями, ее решения обязательны для всех субъектов муниципально-правовых отношений;
- издает муниципальные правовые акты;
- наделена исполнительно-распорядительными полномочиями по решению вопросов местного значения.
Вообще, для системы органов местного самоуправления характерна их спецификация, в зависимости от компетенции и исходя из принципа разделения властей. Однако вопрос о том, действует ли в системе местного самоуправления принцип разделения властей, остается дискуссионным [2].
Основные проблемы взаимодействия Администрации города Губкинского с контрольно-надзорными органами состоят в следующем:
— значительное количество запросов информации, часто не вытекающих из положений законодательства (например, требование предоставлять проекты всех муниципальных правовых актов) и нередко дублирующих друг друга;
— короткие сроки исполнения запросов (от нескольких часов до нескольких дней);
— запросы больших объемов информации в бумажной форме при крайне ограниченном использовании проверяющими органами открытых источников и возможностей электронного документооборота;
— требование от органов местного самоуправления осуществления расходов, напрямую не предусмотренных законодательством.