Фрагмент для ознакомления
1
Прием и распределение телефонных звонков организации 3
Организация работы с посетителями организации 6
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций 8
Организация работы с документами 9
Организация текущего хранения документов 10
Организация обработки дел для последующего хранения 12
Организация телефонных переговоров руководителя 19
Организация работы с посетителями в приемной руководителя 21
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий 24
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя 27
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря 30
Организация работы с документами в приемной руководителя 31
Список литературы 32
Фрагмент для ознакомления
2
Прием и распределение телефонных звонков организации
Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров помощником руководителя входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные звонки часто:
нарушают ритм работы;
разбивают рабочий день руководителя;
мешают ему сосредоточиться;
переключают внимание на вновь возникшие непредвиденные проблемы.
Главная задача помощника руководителя при работе с входящими телефонными звонками - оградить руководителя от звонков, которые напрямую не относятся к его деятельности.
Помощник руководителя самостоятельно решает часть вопросов в рамках своей компетенции или переадресовывает звонки другим специалистам организации, которые способны решить вопрос по существу. В этом очень помогает установленная на рабочем месте офисная АТС, позволяющая осуществлять оперативную и многоканальную связь с сотрудниками компании. Для того чтобы правильно переадресовывать звонки, помощника руководителя составлен телефонный справочник компании с комментариями, за какие направления работы отвечают руководители отделов, подразделений, какие вопросы находятся в их компетенции. Знание помощником руководителя структуры предприятия, круга задач, решаемых отделами и подразделениями, использование справочника позволяет эффективно организовать работу с входящими звонками.
Когда помощник руководителя звонит сам по поручению руководителя, то, в первую очередь, уточняет:
номер телефона;
название организации;
фамилию, имя, отчество лица, которому необходимо позвонить;
формулируются обстоятельства, по которым помощник руководителя звонит;
вопросы, которые необходимо задавать;
информация, которую надо передать.
Для ведения телефонных переговоров помощник руководителя в своей работе использует различные справочники:
телефонный справочник;
внутренних телефонов организации;
алфавитную телефонную книгу, в которую заносятся номера телефонов, фамилии, имена и отчества всех абонентов, с кем регулярно приходится общаться по служебным вопросам[ Лысенко В.В. Организация курса «Телефонные переговоры на иностранном языке» в рамках дисциплины «Иностранный язык» // Ценности и смыслы. 2022. № 6 (82). С. 105-121.].
Общий принцип:
приветствие;
взаимное представление;
введение собеседника в курс дела;
обсуждение вопроса;
заключение.
Разговор обязательно начинается с приветствия и представления независимо от того, входящий это звонок или звонит сам помощник руководителя. Если звонящий не представляется и не называет цель обращения, помощник руководителя корректно проявляет настойчивость и просит абонента представиться, ссылаясь на то, что в организации так принято, или на то, что этого требует руководитель.
При ведении телефонных переговоров помощником руководителя недопустима ситуация, в которой можно ответить «не знаю», этого не позволяет профессиональная этика. Поскольку у всех людей разный эмоциональный настрой, бывают абоненты настойчивые и требовательные, их всегда выслушивает помощник руководителя, и разъясняется ситуация, каким образом и куда можно обратиться, от чего это зависит. В таких ситуациях от помощника руководителя требуется правильно среагировать и как можно быстрее уладить возникшее недоразумение.
Для срочного оповещения абонентов и начальников структурных подразделений о совещаниях, о введении или отмене режима ограничений потребления электроэнергии, отмене ранее запланированных мероприятий используются телефонограммы. «Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем».[ Организация и технологии документационного обеспечения управления. Делопроизводство. Электронная библиотека Библиотекарь. Ру. Электронный ресурс - http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/101.htm] Она представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи.
Организация работы с посетителями организации
Прием посетителей-клиентов (юридических и физических лиц) осуществляется согласно утвержденному руководителем графику, при этом существуют следующие отличия в организации приема юридических и физических лиц:
- прием юридических лиц осуществляется руководителем;
- планирование и назначение времени встречи осуществляет секретарь на основании утвержденного графика приема и согласования списка лиц, с которыми готов встретиться руководитель для обсуждения заявленных вопросов;
- прием физических лиц осуществляет заместитель руководителя на основании предварительного списка записи на прием, составленного секретарем.
Помощник руководителя, согласовав списки принимаемых лиц у руководителя и его заместителя, сообщает по телефону о назначенной дате встречи.
По прибытии посетителей помощник руководителя по телефону уведомляет руководителя и заместителя руководителя о посетителе и просит его пройти в кабинет для встречи.
Большое значение в ежедневной работе имеет регулирование приема незапланированных посетителей.
Главная задача помощника руководителя - оградить руководителя от незапланированных визитов.
Помощнику руководителем предоставлено право самостоятельного решения вопроса незапланированного посещения юридическим или физическим лицом. При этом помощником руководителя предпринимаются (в зависимости от важности вопроса) следующие варианты действий:
немедленный прием руководителем или заместителем (если дело безотлагательное, а у руководителя или заместителя именно в это время имеется возможность для беседы);
согласование времени приема (в случае незначительного вопроса и отсутствии времени на прием у руководителя);
направление к другому сотруднику организации (если посетитель настаивает на приеме и решение данного вопроса находится в компетенции руководителя структурного подразделения либо иного должностного лица);
прием материалов с обещанием письменно проинформировать о принятом решении в кратчайший срок.
Фрагмент для ознакомления
3
1.«Автоматизированное принятие решений (АПР) – секретарь» / Костин А.В., Ахмадеев Э.А., Сафин Д.Р. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2024612151, 29.01.2024. Заявка от 11.01.2024.
2.Абдыкалыков Б.К. Трансформация роли корпоративного секретаря в условиях ESG-направленности корпоративного управления // Актуальные исследования. 2023. № 36 (166). С. 76-85.
3.Абдыкалыков Б.К. Цифровизация функций корпоративного секретаря: влияние на процессы корпоративного управления // Актуальные исследования. 2023. № 39-2 (169). С. 19-26.
4.Арестов В.А. Александр Голышев. Дело секретаря горкома // Вестник научной ассоциации студентов и аспирантов исторического факультета Пермского государственного гуманитарно-педагогического университета. Серия: Stadia Historica Jenium. 2019. № 1 (15). С. 161-167.
5.Балакин А.Ю. Гончаров - секретарь адмирала Е.В. Путятина (новые материалы) // Литературный факт. 2021. № 3 (21). С. 155-184.
6.Герасенко Е.В. Определенность правового статуса секретаря суда и секретаря судебного заседания федеральных судов // Российское правосудие. 2020. № 6. С. 26-34.
7.Голосовой помощник секретарь // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020661551, 24.09.2020. Заявка № 2020660398 от 10.09.2020.
8.Должность секретаря: собеседование при устройстве на работу / Сухомлинова И.В., Немцева В.И., Чубова Е.П. // В книге: Актуальные проблемы науки и техники. 2019. Материалы национальной научно-практической конференции. 2019. С. 211-213.
9.Закиров А.Р. Программный комплекс "Виртуальный секретарь Агата" // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020667807, 29.12.2020. Заявка № 2020667034 от 11.12.2020.
10.Ильина Д.О. Корпоративный секретарь в акционерном обществе // В сборнике: организационно-правовое обеспечение механизма хозяйствования в сфере агробизнеса. сборник научных статей XV Международной научно-практической конференции студентов и учащихся, проведенной в рамках ежегодного мероприятия «Дни студенческой науки»факультета бизнеса и права УО БГСХА. 2019. С. 74-76.
11.Князева А.М., Суханова Н.Т. Возможности автоматизации деятельности образовательного учреждения на примере работы секретаря школы // Проблемы современного педагогического образования. 2020. № 69-4. С. 126-131.
12.Коблова А.А. Кто такой секретарь судебного заседания в уголовном процессе? // Юридический факт. 2020. № 115. С. 53-55.
13.Кожевникова Я.Е. К вопросу об отводе судьи, помощника судьи и секретаря судебного заседания в арбитражном процессе // В сборнике: современная наука: актуальные вопросы, достижения и инновации. сборник статей XXXV Международной научно-практической конференции. Пенза, 2024. С. 129-131.
14.Комиссарова Л.А. Ольга Никифорова - секретарь и помощник в издательских делах А.Н. Толстого (к истории взаимоотношений) // Новые российские гуманитарные исследования. 2023. Т. 18.
15.Лопсан О.М., Монгуш В.Ч.О. Деятельность секретаря руководителя ГБУЗ РТ "Республиканский консультативно-диагностический центр" // В сборнике: Научное сообщество XXI века: проблемы и пути их решения. сборник научных трудов по материалам XXI Международной научно-практической конференции. Анапа, 2023. С. 60-65.
16.Малютин Д.Е. Роль пресс-секретаря в системе государственной службы // В сборнике: Россия молодая. Сборник материалов XIII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. Редколлегия: К.С. Костиков (отв. ред.) [и др.]. Кемерово, 2021. С. 84313.1-84313.3.
17.Маров М.Н. Два письма из архива ран: к портрету секретаря комитета парламентской фракции партии народной свободы А.М. Колюбакина // В сборнике: Таврические чтения 2020. Актуальные проблемы парламентаризма: история и современность. Четырнадцатая Международная научная конференция. Сборник научных статей. В 2-х частях. Санкт-Петербург, 2021. С. 179-184.
18.Моргунова О.М. Модель автоматизации системы поддержки технического секретаря приемной комиссии вуза // В сборнике: Мировые исследования в области естественных и технических наук. Материалы VI Международной научно-практической конференции. Ставрополь, 2023. С. 46-49.
19.Накишова М.Т. Кабинет-секретарь А.В. Макаров и его роль в почепском деле князя А.Д. Меншикова // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. 2021. № 5. С. 18-27.
20.Недыхалов Л.А., Бойкова К.В. Публичная деятельность пресс-секретаря Дмитрия Сергеевича Пескова как важная часть формирования образа руководителя // В сборнике: Творчество В.И. Лихоносова и актуальные проблемы развития языка, литературы, журналистики, истории. Материалы V Всероссийской научно-практической конференции. Отв. редактор Ю.М. Павлов. Краснодар, 2021. С. 87-90.
21.Памяти ответственного секретаря редколлегии журнала “вулканология и сейсмология” Алексея Илларионовича Иващенко // Вулканология и сейсмология. 2021. № 1. С. 80.
22.Петрова С.Ю., Тюрин А.И. Разработка информационной системы секретаря руководителя управления социальной защиты // В сборнике: Передовые инновационные разработки. Перспективы и опыт использования, проблемы внедрения в производство. Сборник научных статей по итогам Пятой международной научной конференции. 2019. С. 38-41.
23.Поляков И.А. К вопросу о происхождении кабинет-секретаря Петра великого Алексея Васильевича Макарова (1674-1740) // Исторический курьер. 2021. № 5 (19). С. 9-19.
24.Пугачев Н.С. Развитие института корпоративного секретаря: сравнительно-правовой анализ // Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право. 2019. № 10. С. 172-175.
25.Сартикова Е.В. Эволюция корпуса первых секретарей калмыцкой организации ВКП(Б) в 1921-1943 гг. // Magna Adsurgit: Historia Studiorum. 2020. № 1. С. 42-50.
26.Смагина Г.И. Должность конференц-секретаря в XVIII веке: Якоб фон Штелин // В сборнике: Институт истории естествознания и техники им. С.И. Вавилова. Годичная научная конференция. 2020. С. 704-707.
27.Справочник секретаря и офис-менеджера. Электронная версия // Свидетельство о регистрации базы данных 2019620365, 07.03.2019. Заявка № 2019620191 от 19.02.2019.
28.Старостина А.Б. Ночные полеты жены секретаря: группа мотивов g240 в "обширных записках о странном" дай фу // Живая старина. 2021. № 1 (109). С. 9-12.
29.Хорошева А.О. Генеральные секретари министерства иностранных дел Бельгии в 1831-1914 гг.: "королевские мушкетеры" дипломатии // Электронный научно-образовательный журнал "История". 2023. Т. 14. № 9 (131).
30.Цветков Ю.А. Дело о незадачливом секретаре // Уголовный процесс. 2019. № 12 (180). С. 10.
31.Чудиновских С.А. Информационное документационное обеспечение деятельности руководителя (секретаря) // Аллея науки. 2019. Т. 1. № 6 (33). С. 958-964.
32.Шебалов А.Д. Разработка АРМ технического секретаря приемной комиссии дзержинского филиала РАНХИГС // В сборнике: Приоритеты мировой науки: эксперимент и научная дискуссия. сборник материалов II Международной научно-практической конференции. 2019. С. 45-48.
33.Шило М.О. Нормативная база для работы секретаря с документами // В сборнике: Документы и архивы: история и современность. Материалы Всероссийской студенческой научно-практической конференции. Тверь, 2023. С. 24-30.
34.Щепетков С.С. Особенности правового регулирования деятельности корпоративного секретаря по защите прав акционеров // В сборнике: Современные проблемы юриспруденции. Сборник научных трудов магистрантов и аспирантов. Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Южно-Уральский государственный университет, Юридический институт, Лаборатория частного права. Челябинск, 2019. С. 126-130.
