Ответы на билеты по делопроизводству и документообороту на тему Конфиденциальное делопроизводство

Раздел I Вопросы
1.Охарактеризуйте нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления (федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативно-методические документы: ГОСТы, правила, методические рекомендации, перечни и др.)
Ответ:
Нормативно методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства вцелом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно методической базы, с помощью которой возможно правильно создать и оформить документ, придав ему юридическую силу, организовать документооборот, и обеспечить хранение и использование документов текущей деятельности.
Основу правовой базы ДОУ составляют федеральные законы:
1). Конституция РФ от 12 декабря 1993г. Часть 4 статья 29.
2). Налоговый кодекс РФ. Часть 1 от 31 июля 1998г #146фз
3). Налоговый кодекс РФ. Часть 2, от 5 августа 2000 #147фз (редакция от 30.07.10)
в 1) и 2) Содержатся нормы и положения касающиеся налоговой сферы деятельности и работы с налоговыми документами
4). Гражданский кодекс РФ от 30.11.94г. #52фз (в новой редакции от 27.07.2006 #138фз содержит нормы и правила по документам в сферы гражданских правоотношений)
5). Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001г. #197фз - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.
6). Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996г, #63фз - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
7). Кодекс РФ об административных правонарушений от 30 декабря 2001г #195фз - устанавливает административную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
8). Закон РФ от 25.10.91г #1807-1 о языках народов РФ и до полнящий его федеральный закон РФ о государственном языке РФ от 1 июня 2005г #53
Эти законы определяют, что официальное делопроизводство на территории РФ ведется на государственном языке (т.е на русском). Тексты документов, бланков, печатей и штампов с наименованием государственных органов организаций и предприятий также оформляются на русском языке.
В республиках официальное делопроизводство ведется как на русском так и на государственных языках республик.
Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями и предприятиями в РФ, ведутся на государственном языке РФ.
Ряд законодательных правовых Актов посвящен охране документов, содержащих государственную и коммерческую тайну:
1. Федеральный закон о коммерческой тайне. В нем приведен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, а также даются определения конфиденциальной информации и порядок работы с ней.
2. Федеральный закон о государственной тайне. Определяет полномочия государственных органов и должностных лиц о защите государственной тайны, и работе с документами содержащими ее.
3. Федеральный закон о персональных данных, регулируют отношения связанные с обработкой персональных данных. Цель этого закона: защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных, в том числе защита прав на неприкосновенностт частной жизни.
4. Федеральный закон о государственной гражданской службе РФ. Устанавливает правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы РФ. Предусмотрены правила оформления документов с помощью которых оформляЕТся поступление на службу, ее прохождение и прекращение, а также определен порядок проведения аттестации государственных служащих.
5. Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан РФ. Он регулирует обращение граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления. А также вводит требования по составлению данных документов.
6. Федеральный закон о почтовой связи. В нем установлены требования к документам пересылаемым с помощью различных средств связи, таких как почта, факсемильные и электронные сообщения.
7. Федеральный закон о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В нем определены требования к защите информации и основы регулирования процессов информатизации.
8. Федеральный закон об электронной подписи. Обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи на документах и признания ее равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Кроме законодательно- и нормативно-правовых актов работа с документами базируется на целом ряде нормативно-методических документах:
1. ГСДОУ - отращена общая технология делопроизводства.
Состоит из двух частей:
а). Общие требования к документам и службам документального обеспечения.
б). Альбом с образцами основных форм документов.
Одна из целей создания этой системы состоит в сокращении количества и повышения качества документов. В основной части представляет:
- порядок подготовки и оформления документов
- все этапы работы с документами, т.е доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения и информационно-справочных работа
- оперативное хранение информации, а также поиск документов и информации
- порядок проведения экспертизы ценности документов
- подготовка документов для сдачи в архив
ГОСТы:
1). ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Он устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам, образцы расположения реквизитов на угловых и продольных бланках, а также образцы наиболее употребительных бланков.
2). ГОСТ 17914-72 "Обложка для длительного хранения. Типы, разделы, технические требования". Описываются обложки дел, которые сдают в архив и реквизиты. Материал, формат.
3). ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения."
4). ГОСТ Р 51511-2001 (в редакции от 2002г) "Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Формы, размеры, технические требования."
5). ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования." Имеет международное значение!
6). ГОСТ Главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве, являются основные правила работы архивов и организаций, утвержденные Росархивом в 2002г.
2. Дайте определение понятий: документационное обеспечение управления, документирование, организация работы с документами.
Ответ:
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Классификация документов осуществляется по различным признакам. Наиболее общим из них является деление документов на личные и официальные.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
3. На основе изучения "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" ответьте на следующие вопросы:
- какие виды документов входят в состав системы организационно-распорядительной документации
Ответ:
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.);
- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки, справки и др.).
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает:
документы по личному составу (кадрам) (трудовые контракты, личные дела, приказы по личному составу, личные карточки Ф. №Т–2, трудовые книжки, лицевые счета по зарплате и др.);
коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры), и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т.д.));
документы по обращениям граждан (заявления, предложения, жалобы и документы по их рассмотрению).
В зависимости от объективных (профиль предприятия) или субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
- какие виды бланков используются в управленческой деятельности при составлении документов?
Ответ:
Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
- какие реквизиты входят в состав бланка?
Ответ:
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример):
реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
17 – «Заголовок к тексту».
- как оформляются следующие реквизиты организационно-распорядительных документов: адресат; гриф утверждения документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; гриф согласования документа; виза; подпись; отметка об исполнителе; отметка о заверении копии; резолюция.
Ответ:
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись)
Дата
И.О. Фамилия
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.