Ответы на билеты по документоведению на тему ответы на билеты Документоведение и архивоведение профиль Информационно-документационное обеспечение управления

1. Понятие «документ» в современном документоведении, функции документа, способы документирования и их развитие.
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, и предназначенная для использования в обществе.
В отличие от традиционного понимания документа как преимущественно бумажного носителя, современное документоведение учитывает электронные и другие виды документов, признавая их юридическую значимость и равноправный статус.
Основные функции можно разделить на:
 Информационная: Документ является источником информации, необходимой для принятия решений, обучения, исследований и т.д.
 Коммуникативная: Документ обеспечивает связь между людьми, организациями, государством, передавая информацию во времени и пространстве.
 Социальная: Документ является инструментом социального взаимодействия, регулируя отношения между людьми и организациями.
 Культурная: Документ является носителем культурного наследия, сохраняя знания и опыт прошлых поколений.
 Управленческая: Документ является инструментом управления, обеспечивая принятие решений, контроль и координацию деятельности.
 Правовая: Документ является источником права, устанавливая нормы поведения и регулируя правовые отношения.
 Историческая: Документ является историческим источником, отражающим события и процессы прошлого.
Документирование – это процесс создания документов, включающий в себя фиксацию информации на материальном носителе. Способы документирования исторически развивались и эволюционировали вместе с развитием технологий:
1) Рукописное документирование: Самый древний способ, характеризующийся ручным созданием текста и изображений (писцовые книги, летописи, рукописи). Преимущества: уникальность, возможность создания сложных графических элементов. Недостатки: трудоемкость, низкая скорость, сложность копирования, высокая стоимость.
2) Типографское документирование: Изобретение книгопечатания привело к массовому производству документов (книги, газеты, журналы). Преимущества: высокая скорость, возможность массового распространения, относительно низкая стоимость. Недостатки: ограниченность типов изображений, сложность внесения изменений.
3) Фотографическое документирование: Использование фотографии для фиксации изображений (фотографии, фотодокументы). Преимущества: высокая точность, возможность фиксации сложных объектов. Недостатки: зависимость от освещения, необходимость специального оборудования.
4) Аудио- и видеодокументирование: Использование звуко- и видеозаписи для фиксации информации (аудиозаписи, видеозаписи, кинофильмы). Преимущества: возможность фиксации динамических процессов, высокая степень реализма. Недостатки: необходимость специального оборудования, сложность редактирования.
5) Электронное документирование: Использование компьютеров и электронных носителей для создания, хранения и передачи документов (текстовые файлы, электронные таблицы, базы данных, электронная почта). Преимущества: высокая скорость, возможность редактирования, легкий поиск, возможность передачи по сети, низкая стоимость хранения. Недостатки: зависимость от электроэнергии и программного обеспечения, уязвимость к вирусам и хакерским атакам, проблемы с долговечностью.
Развитие способов документирования характеризуется:
 Повышением скорости и эффективности: От рукописного создания к электронному, время, необходимое для создания и распространения документов, сократилось в разы.
 Увеличением объема информации: Современные способы документирования позволяют фиксировать и хранить огромные объемы информации.
 Расширением возможностей редактирования и обработки: Электронные документы легко редактировать, форматировать, искать и анализировать.
 Повышением доступности: Электронные документы могут быть легко доступны в любой точке мира через интернет.
 Автоматизацией процессов: Многие процессы документирования, такие как регистрация, рассылка и поиск, могут быть автоматизированы с помощью специализированного программного обеспечения.
Тенденции развития документирования:
1) Переход к безбумажному документообороту: Стремление к минимизации использования бумаги и переходу на электронные документы.
2) Внедрение систем электронного документооборота (СЭД): Использование специализированных программных комплексов для автоматизации процессов управления документами.
3) Развитие облачных технологий: Хранение и обработка документов в облачных хранилищах.
4) Использование искусственного интеллекта: Применение ИИ для автоматического распознавания текста, классификации документов и анализа информации.
5) Повышение требований к информационной безопасности: Защита документов от несанкционированного доступа и утечки информации.

2. Современные правовые акты и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок создания и оформления документов.
1. Федеральные законы:
 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации": Определяет основные принципы правового регулирования в сфере информации, в том числе порядок создания, обработки и хранения документов. Устанавливает требования к защите информации.
 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи": Регулирует отношения в области использования электронной подписи, определяет виды электронных подписей, условия их использования и признания юридической силы. Ключевой закон для легитимности электронных документов.
 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации": Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе определяет требования к документам, передаваемым на архивное хранение.
 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных": Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, включая порядок создания и оформления документов, содержащих персональные данные.
2. Подзаконные нормативные правовые акты (Постановления Правительства РФ, Приказы федеральных органов исполнительной власти):
 Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти": Устанавливает общие требования к организации делопроизводства, в том числе к созданию, оформлению, учету, хранению и использованию документов в федеральных органах исполнительной власти. Является базовым документом для организации делопроизводства.
 Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения": Определяет сроки хранения различных видов документов, что влияет на порядок их создания и оформления. Помогает определить, какие документы необходимо хранить и как долго.
 Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук": Устанавливает требования к оформлению документов, передаваемых на архивное хранение.
 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов": Национальный стандарт, устанавливающий общие требования к оформлению организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, письма и т.д.). Рекомендуется к применению всеми организациями.
3. Нормативно-методические документы (разрабатываются федеральными органами исполнительной власти, Росархивом и другими организациями):
 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях (разрабатываются Росархивом): Определяют порядок разработки инструкций по делопроизводству, которые являются локальными нормативными актами, регламентирующими порядок создания и оформления документов в конкретной организации.
 Типовые инструкции по делопроизводству (разрабатываются федеральными органами исполнительной власти для своих подведомственных организаций): Примерные инструкции по делопроизводству, которые могут быть использованы организациями в качестве основы для разработки собственных инструкций.
 Рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016: Разъяснения и примеры применения требований стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016.

3. Использование бланков в современных организациях, государственных органах и органах местного самоуправления. Виды бланков. Состав реквизитов бланков.
В современных организациях, государственных органах и органах местного самоуправления бланки играют важную роль в стандартизации и унификации документационного обеспечения управления (ДОУ). Их использование позволяет:
 Ускорить процесс создания документов: Заранее напечатанные реквизиты (наименование организации, адрес, контактные данные и т.д.) избавляют от необходимости каждый раз вносить их вручную.
 Обеспечить единообразие оформления документов: Использование бланков позволяет соблюдать единый стиль и формат оформления документов, что повышает их узнаваемость и профессиональный вид.
 Улучшить организацию делопроизводства: Бланки позволяют упростить процесс регистрации и учета документов, а также облегчают поиск и хранение.
 Повысить юридическую значимость документов: Правильно оформленный бланк с указанием всех необходимых реквизитов является одним из факторов, определяющих юридическую силу документа.
 Снизить вероятность ошибок: Заранее подготовленные поля и указания помогают избежать ошибок при заполнении документов.
В целом, использование бланков позволяет повысить эффективность и качество работы с документами, а также улучшить имидж организации.
Виды бланков
Существует несколько классификаций бланков, основанных на различных критериях:
1. По сфере применения:
 Общие бланки: Используются для создания различных видов документов, не имеющих жестко регламентированной формы (письма, докладные записки, справки и т.д.). Содержат только основные реквизиты организации.
 Бланки конкретных видов документов: Предназначены для создания определенного вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Содержат специфические реквизиты, характерные для данного вида документа.
 Бланки должностных лиц: Используются для создания документов, подписываемых конкретным должностным лицом (письма, обращения, ответы на запросы и т.д.). Содержат наименование должности и ФИО должностного лица.
2. По расположению реквизитов:
 Угловые бланки: Реквизиты располагаются в верхнем левом углу бланка. Используются чаще всего.
 Продольные бланки: Реквизиты располагаются вдоль верхнего края бланка. Менее распространены.
 По способу изготовления:
 Типографские бланки: Изготавливаются в типографии с использованием полиграфического оборудования. Обеспечивают высокое качество печати и долговечность.
 Электронные бланки (шаблоны): Создаются в текстовых редакторах или специализированных программах. Позволяют быстро и легко создавать документы в электронном виде.
 Комбинированные бланки: Представляют собой комбинацию типографских и электронных бланков. Например, бланк может быть напечатан в типографии, а затем заполнен в электронном виде.
4. По формату:
 А4 (210 x 297 мм): Наиболее распространенный формат для деловой документации.
 А5 (148 x 210 мм): Используется для небольших документов (справки, уведомления).
 Другие форматы: Могут использоваться для специфических видов документов (например, бланки счетов, квитанций).
Состав реквизитов бланков
Состав реквизитов бланка определяется видом организации, ее организационно-правовой формой и требованиями нормативных документов. Обязательные реквизиты бланков (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):
1. Наименование организации (автора документа): Полное и сокращенное (если есть) наименование организации в соответствии с учредительными документами. Для государственных органов - наименование вышестоящего органа (если есть).
2. Справочные данные об организации: Почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, адрес официального сайта в сети Интернет (при наличии).
3. Дата документа: Оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (цифровым или словесно-цифровым способом).
4. Регистрационный номер документа: Присваивается документу при его регистрации в системе делопроизводства.
5. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО): Обязателен для юридических лиц.
6. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица: Обязателен для юридических лиц.
7. Идентификационный номер налогоплательщика/Код причины постановки на учет (ИНН/КПП): Обязателен для юридических лиц.
8. Наименование вида документа: Обязательно указывается на бланках конкретных видов документов (приказ, распоряжение, протокол и т.д.).
Дополнительные реквизиты (могут включаться в бланк по усмотрению организации):
 Логотип (товарный знак) организации: Должен быть зарегистрирован в установленном порядке.
 Герб Российской Федерации (или герб субъекта РФ, муниципального образования): Используется в соответствии с законодательством РФ.
 Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД): Обязателен для унифицированных форм документов.
 Ссылка на нормативный акт, на основании которого действует организация: Может указываться для государственных органов и органов местного самоуправления.
 Место составления или издания документа: Указывается, если место составления или издания документа отличается от юридического адреса организации.

4. Значение процедуры согласования документа. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования. Значение процедуры утверждения и порядок оформления утверждения документов.
Процедура согласования документа – это важный этап в процессе делопроизводства, предшествующий утверждению и подписанию документа. Ее основное значение заключается в следующем:
 Обеспечение качества документа: Согласование позволяет выявить и исправить ошибки, неточности, противоречия и другие недостатки, содержащиеся в документе.
 Обеспечение соответствия документа требованиям законодательства, нормативным актам и внутренним регламентам организации: Согласование с юридической службой позволяет убедиться, что документ соответствует требованиям действующего законодательства.
 Обеспечение учета интересов различных подразделений и должностных лиц организации: Согласование позволяет получить мнения и замечания заинтересованных сторон, что способствует принятию более взвешенного и обоснованного решения.
 Обеспечение ответственности за содержание документа: Согласование подразумевает, что лица, согласующие документ, несут ответственность за его содержание в пределах своей компетенции.
 Снижение рисков принятия неправильных решений: Согласование, как правило, уменьшает риск принятия решений, которые могут негативно сказаться на деятельности организации.
В целом, процедура согласования направлена на то, чтобы документ, прежде чем стать обязательным для исполнения, был тщательно проверен, проанализирован и одобрен всеми заинтересованными сторонами. Это повышает его качество, легитимность и эффективность.
Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования
Порядок согласования документов обычно устанавливается в инструкции по делопроизводству организации. Общий порядок включает следующие этапы:
1. Подготовка проекта документа: Автор (или группа авторов) готовит проект документа.
2. Определение перечня согласующих лиц (подразделений): Определяется список должностных лиц или подразделений, с которыми необходимо согласовать документ. Этот список зависит от содержания документа и распределения полномочий в организации.
3. Направление проекта документа на согласование: Проект документа направляется согласующим лицам (подразделениям) в электронном или бумажном виде.
4. Рассмотрение проекта документа согласующими лицами (подразделениями): Согласующие лица (подразделения) рассматривают проект документа, вносят замечания и предложения.
5. Оформление результатов согласования: Результаты согласования оформляются в виде виз согласования или листов согласования.
6. Урегулирование разногласий (при наличии): В случае возникновения разногласий между автором документа и согласующими лицами (подразделениями), проводятся консультации и переговоры с целью достижения компромисса.
7. Доработка проекта документа (при необходимости): Если в ходе согласования были внесены существенные изменения в проект документа, он дорабатывается автором.
8. Повторное согласование (при необходимости): После доработки проект документа повторно направляется на согласование (частичное или полное).
Внутреннее согласование – это согласование документа внутри организации. Результаты внутреннего согласования оформляются одним из следующих способов:
• Виза согласования: Виза проставляется на экземпляре документа, остающемся в организации (например, на обороте последнего листа). Виза включает в себя:
 Должность лица, визирующего документ.
 Личную подпись.
 Расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
 Дату визирования.
 При наличии замечаний – отметку "Замечания прилагаются" (либо сами замечания кратко).
• Лист согласования (лист визирования): Отдельный лист, на котором указываются все согласующие лица (подразделения) и проставляются их визы. Лист согласования является приложением к документу.
Внешнее согласование – это согласование документа с внешними организациями (например, с государственными органами, контрагентами). Результаты внешнего согласования оформляются в виде:
 Сопроводительного письма: К проекту документа прилагается сопроводительное письмо, в котором указывается цель направления документа на согласование и срок предоставления ответа.
 Письма-ответа: Внешняя организация направляет в ответ письмо, в котором выражает свое согласие или несогласие с проектом документа, а также излагает свои замечания и предложения.
 Протокола совещания (переговоров): Если согласование проводится в ходе совещания или переговоров, результаты согласования фиксируются в протоколе.
 Договора (соглашения): В некоторых случаях согласование может быть оформлено в виде договора или соглашения, подписываемого обеими сторонами.
Процедура утверждения документа – это заключительный этап в процессе делопроизводства, в результате которого документ приобретает юридическую силу и становится обязательным для исполнения.
Значение процедуры утверждения:
 Придание документу юридической силы: Утверждение документа компетентным должностным лицом наделяет его юридической силой и делает обязательным для исполнения всеми лицами, которых он касается.
 Подтверждение соответствия документа требованиям законодательства и внутренним регламентам организации: Утверждение документа подтверждает, что документ соответствует всем требованиям и прошел все необходимые процедуры согласования.
 Определение ответственности за исполнение документа: Утверждение документа возлагает ответственность за его исполнение на конкретных должностных лиц или подразделения организации.
 Обеспечение контроля за исполнением документа: Наличие утвержденного документа позволяет осуществлять контроль за его исполнением и принимать меры в случае неисполнения.
Утверждение документа оформляется одним из следующих способов:
1. Гриф утверждения: Гриф утверждения проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу. Он состоит из следующих элементов:
 Слово "УТВЕРЖДАЮ".
 Должность лица, утверждающего документ.
 Личная подпись лица, утверждающего документ.
 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
 Дата утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Ромашка"
____________ И.И. Иванов
15.03.2023
2. Издание распорядительного документа (приказ, распоряжение): В этом случае сам документ утверждается распорядительным документом (например, положением, инструкцией), который издается компетентным должностным лицом. В тексте распорядительного документа указывается, какой документ утверждается и с какой даты он вступает в силу.

5. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ. Порядок подписания документов. Печать как реквизит документа. Электронная подпись.
Реквизиты, удостоверяющие документ, подтверждают подлинность и юридическую значимость документа. К ним относятся подпись, печать (при необходимости) и в некоторых случаях – отметка об электронной подписи. Правила оформления этих реквизитов регламентируются ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
1. Подпись:
Подпись – это обязательный реквизит большинства организационно-распорядительных документов.
Состав реквизита "Подпись": Подпись состоит из:
 Наименования должности лица, подписывающего документ.
 Личной подписи лица, подписывающего документ.
 Расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Правила оформления подписи:
 Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения (если приложение есть).
 Наименование должности выравнивается по левому краю или центруется относительно самой длинной строки наименования должности.
 Личная подпись проставляется от руки чернилами или пастой синего или черного цвета.
 Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
 Если документ подписывает не руководитель организации, а другое должностное лицо, то в подписи указывается фактическая должность лица, подписавшего документ. Например:
 Заместитель генерального директора
 по административным вопросам
 ____________ И.П. Петров
 Если документ подписывает исполняющий обязанности (И.О.) или временно исполняющий обязанности (Вр.И.О.) руководителя, то в подписи указывается И.О. или Вр.И.О. с указанием фактической должности. Например:
 Исполняющий обязанности
 генерального директора
 ____________ А.А. Сидоров
 Не допускается ставить косую черту, предлог "за" или ставить кавычки перед наименованием должности лица, подписывающего документ.
2. Печать:
Печать является дополнительным реквизитом документа и используется для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документах, требующих особого удостоверения.
Требования к печати:
 Организации используют печать с полным наименованием организации на русском языке и указанием места ее нахождения.
 На печати может быть изображен логотип организации (если он зарегистрирован в установленном порядке).
 Использование печатей без воспроизведения полного наименования организации не допускается.
Правила проставления печати:
 Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности и подписи должностного лица.
 Печать не должна закрывать подпись должностного лица.
 В документах, удостоверяющих права, а также в документах, связанных с финансовыми операциями, печать проставляется на специально отведенном месте.
 Перечень документов, на которых проставляется печать организации, устанавливается локальными нормативными актами организации (например, в инструкции по делопроизводству).
3. Электронная подпись:
Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (электронному документу) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для идентификации лица, подписывающего информацию.
Виды электронной подписи (согласно Федеральному закону № 63-ФЗ "Об электронной подписи"):
а) Простая электронная подпись (ПЭП): Посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
б) Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП): Соответствует требованиям статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ, в частности, позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания.
в) Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП): Соответствует всем требованиям, предъявляемым к НЭП, и кроме того:
 Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате.
 Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании".
Правила использования электронной подписи:
 Использование ЭП регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ "Об электронной подписи".
 Порядок использования ЭП в организации устанавливается локальными нормативными актами организации.
 Документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, при условии соблюдения требований законодательства.
 В электронном документе, подписанном ЭП, должна быть отметка об электронной подписи, содержащая информацию о виде ЭП, сведения о сертификате ключа проверки ЭП и другие необходимые данные.
Порядок подписания документов
Порядок подписания документов зависит от вида документа, полномочий должностного лица и внутренних правил организации. Общие правила подписания документов:
 Документ подписывает должностное лицо, ответственное за его содержание.
 Документы, направляемые в другие организации, подписывает руководитель организации или лицо, уполномоченное им на это.
 Копии документов заверяются уполномоченным должностным лицом.
 На документах, оформленных на нескольких листах, подпись проставляется на каждом листе (или на оборотной стороне каждого листа).
 При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
 Если документ подписывается комиссией, то указываются должности членов комиссии и их подписи располагаются в алфавитном порядке фамилий.
Печать как реквизит документа
Как было указано выше, печать является дополнительным реквизитом документа. Перечень документов, на которых проставляется печать организации, устанавливается локальными нормативными актами организации. Как правило, печать проставляется на следующих документах:
 Документы, удостоверяющие права (доверенности, удостоверения, дипломы и т.д.).
 Документы, связанные с финансовыми операциями (договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т.д.).
 Учредительные документы (устав, учредительный договор).
 Отчетные документы (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках).
 Кадровые документы (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, увольнении и т.д.).

6. Отметки на документе, их значение и порядок оформления. Оформление и назначение резолюции. Порядок удостоверения копий документов.
Отметки на документе – это реквизиты, проставляемые на документе для фиксации информации о его движении, исполнении и хранении. Они помогают организовать работу с документами и обеспечивают их сохранность и доступность. Основные виды отметок на документе:
1. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп):
Значение: Фиксирует факт поступления документа в организацию, дату и входящий регистрационный номер.
Порядок оформления: Проставляется в правом нижнем углу первого листа документа (или на ином свободном месте). Содержит следующие элементы:
 Наименование организации.
 Дата поступления документа.
 Входящий регистрационный номер.
 При необходимости – время поступления документа.
Пример:
ООО "Ромашка"
Вх. № 123
15.03.2023
2. Отметка о контроле:
 Значение: Указывает, что документ поставлен на контроль исполнения.
 Порядок оформления: Проставляется в виде буквы "К", слова "Контроль" или специального штампа на видном месте документа (обычно в правом верхнем углу или на полях). Рядом с отметкой может быть указана дата постановки на контроль и фамилия ответственного за контроль лица.
3. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело:
Значение: Подтверждает факт исполнения документа и направление его на хранение в дело.
Порядок оформления: Проставляется в левом нижнем углу документа. Содержит следующие элементы:
 Краткие сведения об исполнении (например, "Исполнено", "Вопрос решен").
 Дата исполнения.
 Ссылка на номер дела, в которое помещен документ.
 Подпись исполнителя или лица, ответственного за исполнение.
Пример:
Исполнено. Направлено в дело № 05-12
18.03.2023
____________ И.И. Иванов
4. Отметка о наличии приложения:
 Значение: Информирует о наличии приложений к документу.
 Порядок оформления: Оформляется под текстом документа перед подписью. Указывается количество листов и/или экземпляров приложения.
Пример:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
5. Отметка о конфиденциальности:
 Значение: Указывает на то, что документ содержит конфиденциальную информацию.
 Порядок оформления: Проставляется в верхнем правом углу документа и может содержать гриф "Конфиденциально", "Для служебного пользования" или иной, установленный в организации.
6. Отметка о переносе данных на машинный носитель:
 Значение: Фиксирует факт переноса информации с бумажного документа на электронный носитель.
 Порядок оформления: Проставляется на бумажном документе после переноса информации на машинный носитель. Содержит дату переноса и подпись лица, осуществившего перенос.
7. Другие отметки:
 Отметка об ознакомлении с документом (проставляется на документе лицом, которое должно быть ознакомлено с его содержанием).
 Отметка об оплате (проставляется на финансовых документах после оплаты).
 Отметка о направлении документа адресату (проставляется на копии отправленного документа).
Оформление и назначение резолюции
Резолюция – это указание руководителя организации или иного уполномоченного лица по исполнению документа. Резолюция является одним из основных инструментов управления документооборотом и обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов.
Назначение резолюции:
 Определение исполнителя (исполнителей) документа.
 Указание конкретных действий, которые необходимо выполнить для исполнения документа.
 Установление срока исполнения документа.
 Определение ответственного за контроль исполнения документа.
Состав резолюции: Резолюция должна содержать следующие элементы:
 Фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей).
 Содержание поручения (конкретные действия, которые необходимо выполнить).
 Срок исполнения.
 Подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
 Дата.
Пример:
Иванову И.И.
Подготовить проект ответа до 22.03.2023
____________ А.А. Петров
15.03.2023
Правила оформления резолюции:
 Резолюция проставляется на свободном месте первого листа документа (обычно в правом верхнем углу или на полях).
 Если на документе нет свободного места для резолюции, то она проставляется на отдельном листе, который прилагается к документу.
 Резолюция должна быть четкой и однозначной, чтобы исполнитель мог правильно понять, что от него требуется.
 Если резолюция содержит несколько поручений, то каждое поручение должно быть сформулировано четко и ясно.
 Срок исполнения документа должен быть реальным и достаточным для выполнения поручения.
Удостоверение копий документов необходимо для придания копии юридической силы, равной оригиналу (в определенных случаях). Порядок удостоверения копий документов регулируется ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Правила удостоверения копий документов:
1. Надпись "ВЕРНО": На копии документа проставляется надпись "ВЕРНО".
2. Должность лица, заверяющего копию: Указывается должность лица, заверяющего копию.
3. Личная подпись лица, заверяющего копию: Проставляется личная подпись лица, заверяющего копию.
4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия): Указываются инициалы и фамилия лица, заверяющего копию.
5. Дата заверения копии: Проставляется дата заверения копии.
6. Печать организации (при наличии): На копии, заверяемой организацией, проставляется печать организации (если организация использует печать).
Пример:
ВЕРНО
Секретарь
____________ И.П. Сидорова
15.03.2023
МП (если организация использует печать)
 Заверение многостраничных документов: Если копия документа состоит из нескольких листов, то каждый лист копии должен быть пронумерован и заверен надписью "ВЕРНО", подписью, расшифровкой подписи и датой. Можно также прошить многостраничный документ и заверить прошивку на последнем листе.
 Заверение выписок из документов: Выписки из документов заверяются в том же порядке, что и копии документов. В выписке должны быть указаны реквизиты документа, из которого она сделана (дата, номер, наименование).
 Кто имеет право заверять копии документов: Право заверять копии документов определяется локальными нормативными актами организации (например, в инструкции по делопроизводству). Как правило, право заверять копии имеют руководитель организации, секретарь, работники кадровой службы и другие уполномоченные лица.
 В каких случаях требуется заверение копий документов: Заверение копий документов требуется в случаях, когда необходимо предоставить копию документа, имеющую юридическую силу, в государственные органы, суды, другие организации или физическим лицам.



7. Понятие “юридическая сила документа”. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.
Юридическая сила документа – это свойство документа, сообщающее ему возможность быть использованным в качестве доказательства фактов, имеющих юридическое значение, и влечь за собой юридические последствия. Другими словами, документ, обладающий юридической силой, может быть принят во внимание судом, государственными органами, организациями и другими лицами как доказательство чего-либо и может служить основанием для принятия решений.
Юридическая сила документа определяется совокупностью следующих факторов:
 Соответствие требованиям законодательства: Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями действующего законодательства, включая требования к форме, содержанию и порядку оформления.
 Компетентность составителя: Документ должен быть составлен лицом, имеющим на это право (компетентным лицом).
 Подлинность: Документ должен быть подлинным, то есть не являться подделкой или фальсификацией.
 Надлежащее удостоверение: Документ должен быть надлежащим образом удостоверен, то есть содержать все необходимые реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу (подпись, печать, отметку об электронной подписи и т.д.).
 Отсутствие противоречий: Документ не должен противоречить действующему законодательству или другим юридически значимым документам.
Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа
Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа, – это элементы оформления документа, которые подтверждают его подлинность, авторство и дату составления, а также позволяют использовать документ в качестве доказательства юридически значимых фактов. Основные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа:
1. Дата документа:
 Значение: Указывает на момент создания документа и является важным элементом для определения сроков и правовых последствий, связанных с документом.
 Требования к оформлению: Дата документа проставляется в специально отведенном для этого месте и оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
2. Регистрационный номер документа:
 Значение: Идентифицирует документ в системе документооборота организации и позволяет отслеживать его движение и исполнение.
 Требования к оформлению: Регистрационный номер присваивается документу в соответствии с принятой в организации системой регистрации и проставляется в специально отведенном для этого месте.
3. Подпись:
 Значение: Подтверждает авторство документа и ответственность лица, подписавшего документ, за его содержание.
 Требования к оформлению: Подпись должна быть собственноручной (или электронной) и содержать наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
4. Печать (в случаях, предусмотренных законодательством или внутренними документами организации):
 Значение: Подтверждает подлинность подписи должностного лица и придает документу дополнительную юридическую силу.
 Требования к оформлению: Печать должна быть проставлена таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности и подписи должностного лица, но не закрывала подпись.
5. Отметка об электронной подписи:
 Значение: Подтверждает факт подписания документа электронной подписью и обеспечивает юридическую силу электронного документа.
 Требования к оформлению: Отметка об электронной подписи должна содержать информацию о виде электронной подписи, сведения о сертификате ключа проверки электронной подписи и другие необходимые данные.
6. Гриф утверждения (если документ утверждается):
 Значение: Подтверждает факт утверждения документа компетентным лицом и придает документу обязательную силу.
 Требования к оформлению: Гриф утверждения должен содержать слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.
7. Другие реквизиты (в зависимости от вида документа):
 Ссылка на утвердивший документ (для документов, изданных на основании другого документа): Позволяет установить связь между документами и определить их правовую основу.
 Адресат (для исходящих документов): Указывает на получателя документа и подтверждает факт направления документа.
 Отметка о заверении копии (для копий документов): Подтверждает соответствие копии оригиналу.