Реферат по документационному обеспечению на тему Основные понятия и терминология ДОУ

основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров или рассмотрении трудовых конфликтов в суде. Многие виды документов предприятия обязаны предоставлять для проверки в органы Государственной налоговой инспекции.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, подлежат сдаче в государственный архив. Практически все функции управленческой деятельности находят своё отражение в конкретных документах. Поэтому очень важно, чтобы созданный документ соответствовал нормативно-методическим требованиям по делопроизводству. Нормативно-методическая база в области делопроизводства.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г.
– содержит единые требования к документированию и службам ДОУ.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.01.2006 № 7418 включает правила составления организационных, распорядительных и справочно- информационных документов, а также порядок организации работы с ними.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения от 06.10.2000 - содержит сроки хранения документов. - Основные правила работы ведомственных архивов – раскрыт порядок формирование дел, составление номенклатуры дел и правила подготовки документов к передаче в архив.
Отраслевая инструкция по делопроизводству и инструкция конкретного предприятия – устанавливает единую систему делопроизводства в конкретном ведомстве и подведомственных предприятиях.
Основным направлением совершенствования документационного обеспечения управления является унификация и стандартизация. Унификация – приведение чего-либо к единообразию, к единой системе, форме. Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, которые устанавливают нормы, правила и требования к объекту стандартизации. Применение стандартов способствует повышению качества составляемых документов. Результатом работы по унификации являются виды унифицированных систем документации. В РФ разработаны такие унифицированные системы, как: - организационно-распорядительной документации; - финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных организаций; - учётной и отчётной документации предприятий; - документации по труду; - банковской документации и другие. Данные системы необходимы, чтобы снизить затраты времени на документирование информации и сокращения количества документов. Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление информации по основным видам хозяйственной деятельности. Разработчиками унифицированных систем являются федеральные министерства, службы возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются. Унификация и стандартизация документов позволяет составлять трафаретные тексты для типовых документов. Применение стандартов обеспечивает:
- Оперативное и качественное составление документов.
- Возможность применения средств механизации и автоматизации.
- Юридическую силу документа.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, чтобы обеспечить: - юридическую силу документов; - качество документов; - оперативное и качественное их исполнение. Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должен соответствовать ГОСТ Р 6.30 – 2003. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам и оформлению документов. Каждый документ, не зависимо от его назначения, включает в себя определенные элементы, которые называются реквизитами. Различные виды документов имеют свой набор реквизитов, которые должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Всего существует 30 реквизитов. Реквизиты можно подразделить на основные (обязательные) и дополнительные. К основным относятся – автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.
Очевидно, что каждая из областей делопроизводственной деятельности обслуживается определенной группой терминов. Взаимосвязь этих областей и, соответственно, их терминологической базы позволяет говорить о системном характере этой терминологии. С учетом этого классифицируются и описываются термины каждой области и вся терминосистема ДОУ в целом. Из наших наблюдений следует, что делопроизводственная деятельность складывается из отдельных процессов, объединенных в три основные предметные области, каждая из которых представлена определенными видами деятельности и обслуживается своим набором терминов:
1) предметная область документационного обеспечения управления, которая является нормативноправовой основой самой этой деятельности;
2) предметная область непосредственного «производства дел»;
3) предметная область, обеспечивающая производство самих этих дел.
Выделение указанных областей деятельности и круга обслуживающих эти области терминов дает нам возможность представить в систематизированном виде терминологию ДОУ в целом и каждой области в отдельности, что, в свою очередь, позволяет установить место каждого термина в этой системе и соотношение отдельных терминов как в границах одной области, так и между разными областями. Такая прямая связь, объективно существующая между различными областями делопроизводственной деятельности и обслуживающим эти области терминологическим корпусом, предопределяет и структурную организацию терминологического корпуса ДОУ. Установление этой связи делает возможным описать терминологию ДОУ в системном виде, объяснить особенности соотношения терминов друг с другом по разным параметрам, показать взаимодействие терминов, динамические процессы, происходящие в терминологии отдельной области и терминологии ДОУ в целом и т. д. Исследование соотношения терминов и системной организации терминологии в современном ДОУ в целом и отдельных видов документной деятельности позволяет указать на четко прослеживаемую зависимость системной организации терминологии от конкретных форм и видов самой этой деятельности. Эта взаимосвязь дает возможность увидеть степень и уровень развитости самой системы, проследить механизмы и закономерности становления, определить дальнейшие перспективы развития терминосистемы.
Так, описывая сами области делопроизводственной деятельности и выявляя, в какой степени эта деятельность «покрывается» терминологией, можно установить, насколько полно и точно обслуживается данная сфера