Электронная почта как средство обеспечения деловых коммуникаций.

Электронная почта как средство обеспечения деловых коммуникаций

Сейчас деловая переписка — одно из самых важных средств информационного регулирования деятельности каждой организации, при этом большая часть ее происходит не в реальном, а в виртуальном мире. Деловое письмо приобрело электронный формат и понимается сейчас как «особый вид электронно-опосредованной коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени» [5].
Активные процессы информатизации в сфере коммуникации и её переход в виртуальную реальность привели к тому, что почти у всех членов современного социума теперь есть e-mail, электронная подпись и зачастую цифровая личность, которая ведет активную internet social life. Снижение времени, трудо- и ресурсозатрат, высокая степень сохранности и каталогизации — все эти свойства электронной деловой переписки безоговорочно обусловили её приоритет по сравнению с обычной, бумажной, как в свое время пергамент вытеснил глиняные таблички, а те еще раньше — камни. Все эти факторы являются важнейшей предпосылкой для формирования культуры деловой переписки в электронной форме.
Электронная почта – удобный и повсеместно используемый канал коммуникации. Она обеспечивает оперативную связь с клиентами, коллегами, другими организациями, позволяет информировать о проводимых мероприятиях.
Несмотря на то, что стандартов на оформление сообщений, пересылаемых по электронной почте, не существует, можно выделить ряд правил, соблюдение которых будет свидетельствовать о профессионализме и культурном уровне адресанта.
Как и личное имя человека, являющееся персональным языковым идентификатором, адрес электронной почты организации должен соотноситься с её названием. В деловой корреспонденции письма, отправленные с адреса в текстах разных функциональных стилей корпоративной почты, представляющего компанию, заслуживают больше доверия, чем письма, высланные с личного адреса. Как правило, в адресе корпоративной почты есть доменное имя, которое почти всегда связано с сокращённым наименованием организации, что способствует повышению узнаваемости бренда. Например, электронный адрес по вопросам продаж sales@nlmk.com содержит указание на наименование отдела и принадлежность к организации «Новолипецкий металлургический комбинат», а в адресе сотрудника фирмы andreev_dn@nlmk.com присутствуют фамилия и инициалы лица, являющегося её представителем.
Оформление такого важного блока, как тема сообщения, позволяет организовать работу с электронными письмами и обеспечивает их функционирование в системе электронной коммуникации для поиска, оперативного извлечения информации и многократного к ней обращения в случае необходимости.
Специалисты по цифровому этикету советуют избегать формулировку срочнов теме письма. Отправители часто указывают это слово прописными буквами, сопровождая его обилием восклицательных знаков: СРОЧНО!!!! Во-первых, формулировка срочно относится к манипулятивной тактике и имеет посыл: остальные дела адресата несрочные и «должны быть отложены ради этого письма» [2].
Во-вторых, такой заголовок, как и, например, важно, не несёт никакой смысловой нагрузки, особенно, если писем с подобными темами оказывается несколько в почтовом ящике. Отыскать требуемое письмо спустя время будет весьма затруднительно.
В-третьих, излишняя эмоциональность может быть воспринята негативно. Специалисты по электронной коммуникации отмечают, что оформление текста прописными буквами с обилием восклицательных знаков усиливает сообщаемое и рассматривается как крик, что отталкивает отправителя письма.
В-четвёртых, обращаясь к нормам документирования, можно сказать, что под отметкой срочно понимается типовой срок исполнения, который распространяется на все компании, независимо от их организационно-правовой формы.
С учётом делопроизводственной практики документы с отметкой срочно подлежат исполнению в трёхдневный срок, который исчисляется в календарных днях, причём дата устанавливается со дня подписания, а не со дня получения.
На законодательном уровне принято, «если последний день срока приходится на нерабочий день, днём окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день» (ст. 193 Гражданского кодекса РФ [1]). Однако делопроизводители руководствуются таким положением: если срок исполнения попадает на выходной день, то документ необходимо исполнить в рабочий день, предшествующий выходному дню. Для оперативного решения вопросов типовые сроки устанавливают 10 дней.
Сопоставляя термины делопроизводства, регулирующие сроки исполнения документов, и формулировки в заголовках деловой корреспонденции, можно заключить, что адресат ожидает получить ответ в срок, который понимается исходя из лексического значения слова срочно – «требующий быстрого, немедленного исполнения, отправления»; ‘совершаемый быстро, спешно, безотлагательно», а также оперативно – «действующий быстро и своевременно» [4].
Таким образом, тема письма, указываемая в электронной почте, должна отражать его содержание. Если возникает необходимость получить срочный ответ адресанта, то нужно обосновать это в письме и установить дату, к которой адресат ожидает получить отклик: