Контрольная работа по предмету «Документоведение»

На тему «Организация секретрского обслуживания»

Задание:

организаци секретарского обслуживани Задание 1 (максимальное количество баллов – 3 балла). Вы являетесь секретарем руководителя крупной организации. Начинается рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря (количество строк в таблице должно соответствовать количеству пунктов, которые вы впишите). № п/п Наименование вида оргтехники/канцтоваров Количество/показатели Мебель и оборудование … Количество … Количество Технические средства (оргтехника) … Количество … Количество Условия труда Общая площадь кв.м. Рабочее освещение Показатели Температура в помещении Показатели Влажность в помещении Показатели Задание 2 (максимальное количество баллов – 3 балла). Вы являетесь документоведом. Вместе с вами в приемной главного врача медицинского центра работает секретарь. Раздается телефонный звонок, секретарь берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания: Офис-менеджер: Алло! Я слушаю. Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю? Офис-менеджер: А кого вам нужно? Абонент: Это телефон 333-33-33? Офис-менеджер: Да. Абонент: Мне нужен главный бухгалтер. Офис-менеджер: Ее нет. Абонент: А где она? Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает? Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы. Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку). Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог. Задание 3 (максимальное количество баллов – 4 балла). Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы. Задание 4 (максимальное количество баллов – 3 балла). На прием к Вашему руководителю неожиданно пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем. Задание 5 (максимальное количество баллов – 5 баллов). Ваш руководитель уехал в командировку в г. Ростов-на-Дону по билетам, которые были приобретены сотрудником, исполнявшим Ваши обязанности (секретаря руководителя) на время Вашего больничного. В ходе командировки выяснилось, что исполняющий обязанности секретаря приобрел билеты на самолет в одну сторону по паспорту гражданина РФ, а в обратную сторону по заграничному паспорту. У руководителя, который в настоящий момент находится в командировке, имеется только российский паспорт. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю? Задание 6 (максимальное количество баллов – 3 баллов). В Вашу организацию пришел посетитель, крайне агрессивно настроенный в отношении Вашего руководства. Конкретные претензии он не высказывает и рвется напрямую в кабинет руководителя. С Вами (секретарем руководителя) общаться отказывается. Руководитель в это время в своем кабинете готовится к очень важному совещанию, которое состоится через час (он просил его не беспокоить). Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь посетителю? Задание 7 (максимальное количество баллов – 3 баллов). Ваш руководитель просит Вас срочно найти договор, который был подписан 4 года назад (в то время Вы не работали в организации и не знаете о существовании данного договора). В папке с договорами данного документа не оказалось. Договор руководителю необходимо предоставить в течение ближайшего часа. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?