Дипломная работа по документационному обеспечению на тему Особенности делопроизводства в кадровой службе предприятий и организаций на примере ПАО РОСТЕЛЕКОМ

1.1 Понятие и сущность кадрового документооборота

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы - с органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Служба персонала также играет определенную роль в деятельности компании, как жизненно важный орган в организме.
Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в области управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (менеджерами, специалистами, исполнителями), предназначенных для управления персоналом в рамках выбранной кадровой политики [22].
Основная цель кадровой службы - не только руководствоваться при реализации кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровнях [3].
Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером экономического развития, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией) [13].
Размер и структура кадровой службы зависят в основном от масштаба организации. В зависимости от размера конкретной организации выделяют следующие организационные формы кадровой работы:
- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю
-выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации
-выполнение функций кадровой службы одновременно с выполнением другой работы [12].
Отдел кадров может входить или не входить в структуру современной кадровой службы. Должность руководителя кадровой службы в разных организациях имеет разные названия: "Директор по персоналу", "Менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по персоналу, в то время как разделение труда внутри службы углубляется.
В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба чаще всего была представлена небольшим отделом кадров, отделом подготовки персонала (технической подготовки), службой жизнеобеспечения [15].
В то же время различными видами кадровой работы занимаются другие отделы заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), отдел планирования (планирование численности, планирование затрат на оплату труда), партком (резерв для выдвижение, подбор руководящего персонала, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел безопасности, служба главного технолога (формирование оперативного разделения труда, определяющего подготовку работников и их расстановку, содержание труда), отдел технической подготовки (обучение персонала) и др. [19].
Большая разобщенность всех этих узкоспециализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с персоналом, не позволяла комплексно решать проблемы формирования и еще более эффективного использования персонала. Большая работа, особенно связанная с подбором, расстановкой и использованием персонала, выполнялась линейными менеджерами (начальниками цехов, мастерами), часто без необходимых знаний или времени, поскольку их основной задачей было обеспечить своевременное и качественное выполнение производственных задач. Их связь с отделом кадров, отделом обучения персонала носила скорее оперативный характер и напоминала систему "службы по вызову" - оперативного исполнения отделом кадров заказов конкретного производства по подбору персонала со стороны [26].
Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координации, стимулирования, контроля, не участвовала в разработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с персоналом. Фактически на большинстве отечественных предприятий не было самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, занимающихся управлением персоналом [1].
Появление в последние годы должности заместителя генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, поскольку, как правило, ему подчинялись только отдел кадров, отдел обучения персонала и помощник директора по быту. Другие подразделения предприятия оставались вне поля его деятельности, занимаясь выполнением возложенных на них функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом [10].
С изменением задач и руководящих принципов в области управления персоналом изменились и задачи кадровой службы, ее функции и структура. Речь идет о формировании многофункциональной кадровой службы на предприятиях в целом, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в системе управления производством, так или иначе занимающихся работой с людьми, под единым руководством [18]. Только в этом случае возможно комплексно решить не только вопросы кадрового обеспечения производства, но и главную задачу кадровой службы в новых экономических условиях - совместить цели развития производства с потребностями сотрудников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организация, фирма) и персонал, занятый на нем.
Как уже отмечалось, управление персоналом - это не только функция кадровой службы. В том или ином направлении другие субъекты управления, такие как линейные менеджеры производственных подразделений, вместе с подчиненными им специалистами принимают непосредственное участие в пределах своей компетенции [16].
В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического порядка: формируется кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, выполняются задания по разработке методических и нормативных материалов (документов), контролируется их выполнение и осуществляется общее руководство всеми кадровыми подразделениями [25].
На уровне отдельных производств в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный характер. Разделение функций управления персоналом между сотрудниками дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты [5].
На любом предприятии существуют три основные организационные формы кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия; выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с поставленными задачами по кадровой работе.
Понятие "рабочий процесс" и сам термин появились в делопроизводстве в 20-х гг. В работах крупных специалистов в области управления и документооборота, таких как Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и другие, были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования основных положений рациональной организации документооборота - раздачи документов переводчиками, сокращения случаев их прохождения, отправки документов переводчику прямой, регламент подписания. В литературе того времени была обоснована методология обследования маршрутов, перемещения документов, технология их доставки [12, С. 35].
Первая попытка регламентировать единые принципы документооборота была предпринята в 1931 году институтом технологий управления в рамках проекта"общие правила ведения документации и документооборота". В проекте изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, регистрации, контроля отправки документов, то есть все этапы документооборота [5, С. 130].
Организация движения документов является важной частью процесса оформления документов. Необходимо знать, как его правильно настроить, какие условия создать, чтобы обеспечить четкий, последовательный и бесперебойный поток документов, поскольку содержащаяся в них информация необходима для принятия управленческого решения и передачи его исполнителю.
Перемещение документов в организации с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправки называется документооборотом. Документооборот является неотъемлемой частью организации работы с документами. Это должно быть сделано таким образом, чтобы путь перемещения каждого документа был кратчайшим, самый прямой маршрут и кратчайшее время прохождения.
Соблюдение этих условий требует:
Сократите время прохождения документа, продумав все заранее и определив путь к документу. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.
Установить максимальное единообразие в порядке прохождения и обработки определенных типов документов. Это достигается за счет разработки стандартных схем оформления документов такого типа.
По возможности исключите возврат документов. Соблюдение этого условия зависит от количества инстанций, утверждающих, регистрирующих и отправляющих документы.
Активно используйте оргтехнику и новейшие информационные технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть преднамеренным, а не спонтанным. Поэтому при покупке оборудования необходимо знать его технические характеристики, консультироваться со специалистами [16, С. 47].
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип офисной службы - специализацию, возможность централизованного проведения единых технологических операций, эффективное использование оргтехники и персонала [8, С. 80].
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документацию аппарата управления в:
- оперативность управления рабочим процессом, устранение повторяющихся и повторяющихся операций при подготовке и обработке документов;
- темп движения документов, обеспечивающий их равномерный прием и способствующий пропорциональной нагрузке специалистов аппарата управления и канцелярской службы.
Объективные данные о состоянии рабочего процесса можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам рабочего процесса относятся: характеристики рабочего процесса (состав документов, их содержание); маршруты движения документов (направление движения, этапы и экземпляры маршрута движения документов); периодичность( этапы рабочего процесса); направление движения [15, c. 110].