Дипломная работа по делопроизводству и документообороту на тему Внедрение электронного документооборота в организации: возможности и риски, причиныих появления и пути устранения

Во всём мире активно развивается отрасль и сфера информационных технологий, без которой сегодня немыслмы ни одна область деятельности человека. К области деятельности организаций и предприятий, всё это также имеет непосредственное отношение. Внедрение информационных технологий в их в работу позволяет говорить о повышении качества работы всех структурных подразделений организаций [7].
Под электронным документооборотом в современных организациях понимают систему, которая позволяет с помощью специальных программных решений создавать, обмениваться, подписывать и хранить документы в цифровом виде. Электронный докуументооборот устраняет необходимость использования бумажных носителей и физическую передачу документов. Он обеспечивает мгновенную передачу информации через Интернет, благодаря непрерывному развитию информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).
К основным видам электронного документооборота относят внутренний и внешний документооборот. Внутренний документооборот обслуживает все процессы внутри самой организации или компании. Внешний электронный документооборот обслуживает все коммуникации организаций с партнёрами, поставщиками, заказчиками и др. [23].
К очевидным преимуществам электронного документооборота относят снижение финансовых затрат и повышение эффективности процесса документооборота. Электронные документы легко отправляются по электронной почте или через специализированные платформы, что исключает необходимость в физической доставке и хранении бумажных носителей.
При работе с электронным документооборотом происходит быстрое согласование и подписание всех необходимых документов. Автоматизация всех ключевых этапов сокращает время, которое необходимо для подготовки, утверждения и подписания документов [31].
Это обеспечивает безопасность данных, поскольку система электронного документооборота предлагает высокий уровень защиты данных с помощью криптографических технологий, электронных подписей и др. Использование электронного документооборота позволяет организациям и компаниям соблюсти все нормы законодательства в части хранения и передачи отчётных документов.
Под информационными технологиями понимают совокупность и наличие программно-технологических средств, методов, средств технологий и др, которые обеспечивают обработку, сбор, накопление, представление и хранение информации. Информационные технологии (ИТ) включают в себя наличие компьютеров, соответствующего программного обеспечения, наличия сети Интернет. ИТ предназначены для обработки информации и управления ею [14].
Существует понятие информационно-коммуникационные технологии (ИКТ), которые являются более широким термином по отношению к ИТ. ИКТ охватывают многообразие технологий и методов связи. В отличие от ИКТ, ИТ в основном фокусируется на технических аспектах управления и особенностях обработки информации [12].
В качестве примеров ИК можно рассматривать технологии обработки графической или текстовой информации, технологии работы с различными базами данных, работу с электронными таблицами, мультимедийными технологиями, презентациями, веб-технологиями, сетевыми технологиями и др.
Использование ИТ в работе тех, или иных структур позволяет им решать многочисленные информатизационные и организационные задачи, в частности, использование некоторых баз данных, выбор языка программирования, веб-разработки и др. ИТ рассматривают в двух аспектах, инструментальном и предметном. Инструментальный аспект определяет пути и средства ИТ. Здесь можно рассматривать такие составляющие как информационные, математические, методические, технические, алгоритмические, программные.
Предметный аспект актуализируется в узких специализированных ИТ, которые предусматривают средства управления, организацию управления (организационное управление), управление технологическими процессами, автоматизацию проектирования, специальное обучение и др. ИК предусматривает наличие следующих составляющих:
-программные средства;
-технические средства;
-стандартизация процессов (разработка соответствующих стандартов);
-организационно-методическое обеспечение.
Под программными средствами понимают наличие системного и прикладного программного обеспечения. Под техническими средствами понимают средства коммуникационной и компьютерной техники. ИТ позволяют обеспечить сбор, накопление, обработку и хранения информации, которую необходимо систематизировать путём разработки стандартов. Это позволяет обеспечить автоматизацию управления разнообразных процессов, бизнес-процессов в организациях, проектирование оборудования и др. [27].
Электронный документооборот, который может осуществляться лишь за счёт соответствующих ИТ основан на принципах свободного обмена информацией. Органы управления, организации, структуры, заинтересованные лица – все они имеют возможность использовать важную для них информацию с помощью специальных ИТ. К примеру, возможность использования системы видеоконференцсвязи помогло разрешить многие проблемы и затраты.
Нельзя сказать, что данное направление удовлетворяет всем тем требованиям, которые позволят систематизировать все без исключения процессы, касающиеся документообороту. В каждой отрасли существует определённый ряд проблем, которые необходимо разрешить за счёт использования положительного опыта реализации ИТ в каких-либо их отдельных сегментах [13].
В современных условиях процессы информатизации постоянно ускоряются. В настоящее время уже создана устойчивая электронная инфраструктура, которая предусматривает наличие в каждой организации или компании современной качественной техники [32].
Непрерывно разрабатывается специализированное программное обеспечение. Всё продуктивнее используется система видеоконференцсвязи. Это может подразумевать использование электронных форумов в единообразных отраслях, принятие электронного участия в производственных процессах и в дальнейшем обсуждении и разрешении всех спорных вопросов и моментов и др.
Все эти процессы могут предусматривать использование всех имеющихся, к примеру, архивных данных в процессе электронной коммуникации участвующих в процессе субъектов. Для каждого участника существует возможность использования всей необходимой информации, которая имеется в соответствующих документах [19].
Ускорение виртуальных процессов в жизни общества вызывает необходимость использования аналогичных процессов в любой области жизнедеятельности, в том числе, при использовании всех документов, которые с течением времени приняли электронный вид. Особое внимание необходимо обращать на то, что все эти процессы должны происходить непосредственно в рамках существующего информационного права.
Исследователи продолжают непрерывно изучать наиболее оптимальные способы перехода на систему электронного документооборота в организациях. Очевидно, что этот процесс с каждым разом предоставляет социальному обществу всё более новые современные возможности для оптимизации всех отраслей на предмет внедрения электронного документооборота [37].
Важно учитывать, что правовые и технологичные инновационные аспекты электронного документооборота не должны принципиально отличаться от документооборота бумажного. Вся та информация, которая может находиться на бумаге, должна быть точно и качественно отражена в документах электронных.
При этом, производственные и технологические процессы не должны испытывать какие-либо неудобства при использовании электронных документов и цифровых ресурсов. Такого рода процессы непрерывно развиваются и это позволяет находить всё новые продуктивные решения в работе организаций, компаний и их структурных подразделений.
Граждане всё чаще обращаются к электронному документообороту, который находится в доступе общего пользования, что, несомненно повышает уровень доверия населения к современной системе пользования документами. Сами организации, при необходимости, в настоящее время объединяют свои электронные системы данных [6].
Не смотря на дальнейшую активизацию процессов в рассматриваемой области, исследователи часто относят их к инновационным. Вероятно, это происходит от того, что цифровые инструменты и ресурсы в любой области деятельности непрерывно совершенствуются и развиваются. Дискуссии, которые периодически возникают в научных кругах позволяют говорить о непрерывных поисках новых форматов электронного документооборота в делопроизводстве.
Современное информационное общество продолжает своё непрерывное развитие. В контексте такого рода событий продолжают создаваться всё новые правовые институты и расширяется их нормативно-правовая база. Возникают всё новые определения, понятия, категории и др. Многие из них ещё не имеют своего научного обоснования, но, так, или иначе, все они со временем получат своё научное обоснование, и, соответственно, законодательное оформление. В этом случае, практика их использования становится всё более обширной [20].
Непрерывный процесс информатизации общества и государства предопределяет всё более широкое использование новых понятий и дефиниций в области электронного документооборота. Все они позволяют более широко использовать на практике понятие «информационные технологии» в современном делопроизводстве, получая своё научное обоснование и последующее законодательное закрепление на практике.