Дипломная работа по архивоведению на тему Основное назначение номенклатур дел и порядок их составления

Все операции по формированию и оформлению документов, комплекс работ с документами: ведение переписки, учёт документов, их систематизация, хранение, использование, контроль исполнения, порядок сдачи реализованных документов в архив учреждения включает определение понятия делопроизводство.
Таким образом, делопроизводство можно определить как «всю совокупность работы с документами, начиная с момента их составления и до передачи на хранение в архив или уничтожение» [20, c. 30].
В каждой из фирм или организаций происходит процесс формирования и регистрации большого объема бумажных носителей, которые определяют различные функции деятельности предприятия. С целью результативного процесса делопроизводства ставится цель упорядочить данные документы на стадии их созидания и реализации, т.е. данную документацию необходимо объединить в папки с разными периодами хранения. Данная форма организационного процесса документации облегчает быстрый поиск нужного документа среди множества других.
Мы пришли к определению, что упорядочение документов можно представить как «один из ключевых аспектов организации делопроизводства».
Под документом в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2025 понимается «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»[4]. С целью обеспечения оперативного поиска востребованного в любой момент документа среди большинства остальных, нужно проводить систематизацию документов, которая является одной из основных и немаловажных задач в делопроизводстве организации. Под «систематизацией» обычно иметь в виду приведение множества объектов в единую систему по определённым критериям.
Представим следующее определение: систематизировать документы это значит «распределить элементы объекта (документной информации) по признакам сходства, родства, то есть классифицировать и типизировать их». В практической деятельности группировка является простейшей классификацией документов их в определённые предметные комплексы, так называемые «дела»[21, c. 177]. Основой для систематизации документов в делопроизводственной практике организации является номенклатура дел.
Слово «номенклатура» берет свои корни из латинского языка, от слова «nomenclatura», что переводится как «список имен». В общем смысле, это понятие охватывает совокупность наименований или терминов, используемых в конкретной сфере. В зависимости от контекста, под номенклатурой подразумеваются следующие аспекты:
1. Общий список продукции или сервисов компании – используется для ведения учета, планирования и управления ассортиментом.
2. Перечень ключевых постов в государственном управлении (номенклатура правящей элиты) – историческое понятие, применявшееся в Советском Союзе и странах социалистического блока.
3. Научная номенклатура – классификация объектов в науке (например, в биологии или химии).
Впрочем, для предприятий особое значение имеет особый тип – номенклатура дел. Номенклатура дел является упорядоченным перечнем заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием периодов их хранения.
Следовательно, определением номенклатуры дел можно представить как: «обязательный документ для всех государственных учреждений, организаций, осуществляющих комплектование архивов, а также в случаях, когда необходимо хранить документы локально».
Выделяют три главных типа номенклатур дел в документообороте:
1. Стандартная номенклатура дел. Разрабатывается для учреждений с одинаковой структурой и является обязательным к исполнению во всех аналогичных отделах.
2. Ориентировочная номенклатура дел. Имеет рекомендательный характер и включает в себя ориентировочный список дел с номерами и периодами хранения.
3. Персональная номенклатура дел. Формируется конкретной организацией на базе стандартной или ориентировочной, учитывая её особенности.
Любое название дела содержит следующие элементы:
 Категория по функциональности;
 Номер дела (числовой или буквенно-числовой шифр);
 Заголовок дела;
 Продолжительность хранения (постоянное или временное).
Основополагающее назначение номенклатуры дел заключается в оптимизации работы с документами и обеспечении оперативного доступа к необходимой информации. Она выполняет ряд ключевых функций.
 Систематизация документации. Номенклатура дел структурирует все документы организации по определенным признакам (видам деятельности, направлениям работы, структурным подразделениям), что позволяет избежать хаоса и упростить поиск нужной информации.
 Определить сроки хранения документов. Данная функция позволяет определить сроки уничтожения необходимых документов и как следствие появление дополнительного места для сохранности других более необходимых.
 Обеспечить сохранение документов. Функцией номенклатуры дел является определение местонахождение документа, это облегчает их поиск.
 Процесс подготовки документов к передаче в архив. Номенклатура, составленная правильно облегчает процесс приема документов в архив и их долгосрочное хранение.
 Оптимизировать процессы делопроизводства.
Для создания перечня дел необходимо опираться на учредительные документы компании, регламенты её подразделений, кадровую структуру, планы и отчёты о деятельности, номенклатуру дел предыдущего года, внутренние нормативные акты, содержащие информацию об организовываемых документах, а также типовые и образцовые номенклатуры дел (если таковые имеются) и типовые и отраслевые списки документации с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел должны быть включены все документы, которые отражают работу подразделений организации и постоянно или временно функционирующих органов (комиссий, советов, комитетов), включая документы с ограниченным доступом, журналы регистрации и учёта, картотеки, и, при необходимости, копии документов. Электронные документы включаются в номенклатуру дел по аналогичным правилам, что и документы в бумажном виде. Книги, брошюры и периодические издания составляют исключение [15, c. 90].
Номенклатура дел, прошедшая согласование с архивным органом, в конце каждого года, подвергается актуализации, утверждается главой учреждения и начинает действовать с первого января следующего года. Согласование номенклатуры дел с архивом необходимо проводить не реже, чем раз в пять лет. При существенных изменениях в функциях и структуре организации разрабатывается новая номенклатура.
Названия дел в номенклатуре располагаются в строгом порядке, соответствующем значимости содержащихся в них документов и рассматриваемых вопросов. Номенклатура дел должна включать в себя всю документацию, создаваемую в процессе деятельности организации.
Оформление граф номенклатуры дел осуществляется следующим образом:
 В первой графе номенклатуры дел указываются индексы каждого дела, включённого в перечень. Индекс дела состоит из числового кода структурного подразделения, принятого в федеральном органе исполнительной власти (организации), и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре данного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например, 12-05, где 12 обозначает структурное подразделение, а 05 – порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.
 Вторая графа номенклатуры дел содержит заголовки дел. Заголовок дела должен в лаконичной и обобщенной форме давать представление о составе и главном содержании документов дела. Заголовок дела формируется из следующих элементов, располагаемых в указанной последовательности: наименование вида дела (например, журналы, служебная переписка) или типа документов (приказы, протоколы); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); наименование организации, в которую направляются или из которой поступают документы (адресат или корреспондент); краткое изложение содержания документов дела; указание территории (места), к которой относится содержание документов; дата (временной период), к которому относятся документы дела.
При формировании заголовков дел, включающих материалы по одному вопросу, но не связанные единым процессом, используется термин «документы» в качестве обозначения вида дела. В конце заголовка в скобках перечисляются основные типы документов, подлежащих объединению в данном деле, например, отчёты, перечни, проекты и т.п. В заголовках дел, содержащих переписку с однотипными контрагентами, имена этих контрагентов не указываются, а используется их обобщённое наименование. Если же дело содержит переписку с различными контрагентами, их конкретные названия также не перечисляются.
В заголовке дела указывается название конкретного корреспондента лишь в случае, если переписка ведётся исключительно с ним. При определении административно-территориальных единиц в заголовках дел следует учитывать, что в случае, если содержание дела затрагивает несколько однородных административно-территориальных единиц, конкретные наименования этих единиц в заголовке не приводятся, а указывается их общее видовое обозначение. Если же дело относится к одной административно-территориальной единице, то её название обязательно указывается в заголовке дела. Заголовки дел, содержащих отчётные или плановые материалы, должны включать период времени, на который составлен отчёт или план.
Если дело состоит из нескольких частей или томов, формируется общий заголовок для всего дела, а затем, при необходимости, создаются отдельные заголовки для каждого тома (части), уточняющие общий заголовок дела. Заголовок приложения к делу, оформленного в виде отдельного тома, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в этом приложении. Последовательность расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется значимостью входящих в них документов и взаимосвязью между ними. В первую очередь размещаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут корректироваться в процессе формирования и оформления соответствующих дел.
Графа 3 номенклатуры дел, по завершении каждого календарного года, отражающая количество заведенных дел, подлежит заполнению. Указывается период хранения документа в графе 4, ссылки на соответствующие статьи из перечня, а при отсутствии такового – на типовую или рекомендованную номенклатуру, либо на срок хранения, утвержденный ЦЭП федерального архивного ведомства.
Озаглавленной «Примечание» в графе 5 указывают наименования перечней документации, которые использовались при установлении сроков хранения дел. В этом месте же нужно проставить отметки о начале делопроизводства, о переходящих делах, об отборе документов для уничтожения, об ответственных за формирование дел, а также о передаче дел в иную организацию или структуру исполнительной власти для дальнейшей работы над ними.
В конце календарного года в номенклатуре дел подводят итог, фиксируя общее количество заведенных дел.

Номенклатуру дел чаще всего оформляют в четырех экземплярах: первый предназначен для хранения в службе ДОУ, второй используется для работы, третий служит учетным документом для ведомственного архива, а четвертый передается в государственный архив.
Мы пришли к выводу о том, что номенклатура дел представляет собой систематизированный список всей документации организации и является ключевым инструментом в организации документооборота. Наличие номенклатуры дел – необходимое условие для эффективной работы любой организации, так как без нее дальнейшая деятельность может быть значительно затруднена.