Фрагмент для ознакомления
2
ВВЕДЕНИЕ
Стремительные изменения архивной отрасли в высоко технологичном информационном обществе и разнообразие подходов к историческим исследованиям, многочисленные современные программы организации хранения документов и доступа к ним делают особенно актуальными исследования по теоретическим и правовым проблемам архивоведения.
Архивное законодательство является важнейшим элементом архивного дела любой страны, регулирующим и правоустанавливающим порядок организации всей архивной системы.
Зарубежный опыт организации архивной отрасли находит свое отражение в архивном деле зарубежных стран, и многие французские ученые-архивисты и историки внесли свой вклад в развитие архивной мысли, системы и законодательства, чем и обуславливается выбор характеристики закона этой страны и соответственно России, которая имеет долгую традицию культурных и профессиональных связей, укрепившихся в последнее десятилетие контактами ИАИ РГГУ с Международным архивным стажем при Управлении архивов Франции, Школой хартий и Школой национального достояния.
Процесс складывания и развития архивного права в России имеет долгую историю.
Огромное значение для Федерального закона «Об архивном деле» Российской Федерации имеют «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г. Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция Российской Федерации и ее субъектов. Были определены две части Архивного фонда Российской Федерации: государственная и негосударственная; также выделены четыре комплекса архивных документов, обособленных по следующим хранилищам: государственные архивы, ведомственные архивы, библиотеки и музеи, отраслевые архивные фонды
Целью письменной квалификационной работы является анализ организации работы специалиста по приему документов, организации их учета и разработка рекомендаций по усовершенствованию процесса в архиве.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
- рассмотреть Организационные основы деятельности государственных и муниципальных архивов;
- провести Анализ порядка приема документов и организации их учета на примере МБУ Архив города Перми.
Объект исследования – МБУ Архив города Перми.
Предмет исследования: документы, поступающие на хранение в архив.
Методы исследования: опрос, наблюдение, анализ форм документов.
Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные в работе рекомендации помогут архивариусу в работе с документами.
Структура письменной квалификационной работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ
1.1. Общие сведения о приеме документов в муниципальный архив и организация их учета
Все документы государственной части АФ РФ классифицируются. Классификация документов АФ РФ - это научная группировка документов АФ РФ по наиболее существенным признакам. Классификация включает в себя три ступени:
1 - классификация документов АФ РФ в целом.
2 - Классификация документов в пределах архивов, она определяет распределение документов по фондам.
3 - Классификация документов в пределах фонда, определяет организацию документов внутри фонда, то есть расположение единиц хранения.
Другой главный признак - хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документов.
Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее).
Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами документов.
Корреспондентский - для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по определенным территориям, с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.
Архивных фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода.
Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов.
В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).
При передаче документов личного происхождения составляется историческая справка фондообразователя, в которой указывают:
- ФИО;
- псевдоним;
- девичья фамилия;
- даты жизни;
- служебное и общественное положение;
- почетные звания.
В необходимых случаях, в особенности для политических деятелей, указывается классовая принадлежность, классовая направленность деятельности.
Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или последовательно в общей исторической справке, или в отдельной исторической справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода
В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.
После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
По правилам документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
Документы поступают в архив на хранение на
основании:
• акта приема-передачи документов на
хранение;
• акта приема на хранение документов
личного происхождения.
Документы могут ставиться на учет также по
результатам проведения отдельных видов архивных
работ.
Все принятые в архив документы вносятся в книгу
учета поступлений документов. Каждый впервые
поступивший в архив фонд записывается в список
фондов, на него заполняются лист фонда и карточки
указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На
аудиовизуальные документы при их нефондовой
организации заполняются листы учета
кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая
впервые поступившая опись учитывается в реестре
описей.
Для централизованного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации
на новый фонд составляется карточка фонда, данные о
поступлении частей фондов, ранее принятых на
хранение, включаются в «Сведения об изменениях в
составе и объеме фондов на 01.01.0000 г.».
В книгу учета поступлений документов
последовательно вносятся все первичные и повторные
поступления документов. Каждое поступление
получает один порядковый номер независимо от того,
состоит ли оно из документов одного или нескольких
фондов; одного или нескольких видов
кинофотофоновидеодокументов. Нумерация
поступлений ведется в валовом порядке.
Если поступление состоит из документов
нескольких фондов или нескольких видов
аудиовизуальных документов, то данные по каждому
фонду, виду записываются с новой строки.
Если фонд поступает впервые, то номер фонда
проставляется в книге учета поступлений документов
после его присвоения по списку фондов. Если
поступившие в архив документы являются частью
фонда, уже находящегося на хранении, то в
соответствующей графе книги указывается номер,
присвоенный этому фонду ранее.
На 1 января каждого года подводится итог
количества поступивших за год документов, отдельно
указывается объем документов, принятых на
депозитарное хранение
Документы поступают в архив на хранение на основании:
- акта приема-передачи документов на хранение;
- акта приема на хранение документов личного происхождения.
Документы могут ставиться на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.
Все принятые в архив документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда и карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их не фондовой организации заполняются листы учета кино фото фоно документов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись учитывается в реестре описей. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на новый фонд составляется карточка фонда, данные о поступлении частей фондов, ранее принятых на хранение, включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.0000 г.».
В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов; одного или нескольких видов кино фото фоно видеодокументов. Нумерация поступлений ведется в валовом порядке. Если поступление состоит из документов нескольких фондов или нескольких видов аудиовизуальных документов, то данные по каждому фонду, виду записываются с новой строки. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений документов после его присвоения по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших за год документов, отдельно указывается объем документов, принятых на депозитарное хранение.
1.2. Нормативные акты, регулирующие прием документов в муниципальный архив и организацию их учета
Важным нормативным актом, регулирующим деятельность архива, является Конституция РФ.
В ст. 29 Конституция РФ устанавливает, что каждый человек имеет право свободно искать, получать, передавать, распространять информацию любым законным способом, если эти сведения не составляют государственную тайну. Эту норму можно применить к деятельности архивов, так как большинство граждан обращаются в орган по вопросу трудового стажа, заработной платы, а также изучения геологического древа.
Федеральный закон «Об архивном деле РФ» - это главный закон, определяющий деятельность всех архивов. Он регулирует организацию проходящих в архиве процессов хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также регулирует «отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства».
Федеральный закон содержит термины и определения, касающиеся вопросов организации архивного дела. Устанавливает полномочия и обязанности РФ, субъектов РФ, муниципальных образований в сфере архивного дела, а также ответственность за нарушения законодательства об архивном деле РФ.
Закон Пермского края «Об архивном деле в Пермском Крае» регулирует организацию проходящих в архиве процессов хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также регулирует «отношения в сфере управления архивным делом в пределах полномочий Пермского края, установленных законодательством РФ».
Помимо выше упомянутых нормативных актов, в настоящее время деятельность государственных архивов в целом регламентируется огромным списком нормативных актов и методических рекомендаций. Каждый шаг сотрудника архива прописан в нормах высших законодательных актов.
Кодексы РФ так же касаются области архивной деятельности.
Международный этический кодекс архивистов - это свод правил, который устанавливает «стандарты поведения для архивной профессии. Он должен
