Глава диплома по делопроизводству и документообороту на тему Третья глава выпускной квалификационной работы: документооборот

Разработка структуры данных информационной системы автоматизации документооборота проведена через создание реляционной модели данных, что позволяет выделять сущности информационной системы, устанавливать связи между объектами, создавать представления, объекты для работы со справочной и оперативной информацией.
В рамках составления логических моделей проводится определение следующих показателей:
 реализованного функционала,
 выбора типов реляционных отношений,
 выбора типов формируемых данных и используемых алгоритмов.
В рамках построения логических структур данных возможно использование следующих нотаций:
 построение диаграмм потоков данных (DFD),
 построение диаграмм «Сущность - Связь»,
 построение даталогических моделей,
 построение диаграмм STD.
В указанных нотациях содержится графический инструментарий, посредством которого обеспечивается удобство восприятия модели предметной области и включающий перечень объектов, связи между ними, а также внешние объекты системы.
В данной работе для моделирования выбрано построение даталогической модели, в которой отображаются информационные объекты, их свойства, ключи и связи. В качестве программного средства для построения модели выбрано ERWin Data Modeler.

3.1.2 Логическая модель АИС и ее описание

В соответствии с поставленными задачами автоматизации определен перечень информационных объектов проектируемой системы, включающий:
 специалисты компании,
 отправители (получатели),
 поступающая корреспонденция,
 отправляемая корреспонденция,
 архивное дело,
 статусы исполнения,
 должности сотрудников.
На рисунке 9 показана даталогическая модель базы данных.


Рисунок 9 – Даталогическая модель

Как показано на рисунке 9, для каждого информационного объекта проведен выбор атрибутов, ключевых полей, проведена установку связей между таблицами.
Разработка структуры данных информационной системы предполагается с использованием построенной модели с учетом специфики и ограничений выбранной среды реализации.

3.1.3 Информационное обеспечение АИС

Далее проведено описание структуры ключевых полей, описывающих структуру информационных объектов проектируемой системы (таблица 4).
Таблица 4 – Используемые классификаторы и системы кодирования
№ п/п Наименование индекса Структура ключа Тип кода Вид классификатора
1 Номер специалиста NNNN Порядковая Локальный
2 Номер архивного дела NN Порядковая Локальный
3 Номер поступающего документа NNNNN NN Серийно-
порядковая Локальный
4 Номер организации NNNN Порядковая Локальный
5 Номер исходящего документа ХХХ ХХ Серийно-
порядковая Локальный
6 Код состояния исполнения ХХ Порядковая Локальный

Перечень сущностей объектов разрабатываемой системы;
 контрагенты, с которыми осуществляется обмен документами,
 отправляемая и получаемая корреспонденция,
 специалисты,
 исполнение документов
В таблице 5 описан перечень справочников, используемых в проектируемой системе.
Таблица 5 – Список объектов, относящихся к категории справочной информации
№ п/п Тип справочной информации Реквизиты Роль Количество записей Годовая частота актуализации
1 Сотрудники ФИО, контактные данные, должность Администратор 100 10
2 Организации Наименование, адрес, телефон Делопроизводитель 6000 1500
3 Состояние документа Наименование статуса Администратор 4 0
4 Должности Должность Администратор 10 1
5 Вид документа Вид документа, продолжительность обеспечения доступа Администратор 20 1

Справочная информация должна вводиться через пользовательские формы, а также в консоли администрирования. Также необходимо предусмотреть формы списка документов для возможности выборки по справочным данным.
В таблице 6 приведён список документов, формируемых системой. Документы включают информацию, включающую реквизиты поступающей корреспонденции, а также отправляемых документов. Реквизиты документации включают данные об отправителях (получателях), контрольных датах, исполнителях.