Характеристика должностной инструкции секретаря-референта. Значение конферентных мероприятий в управленческой деятельности.

Введение
Управлять людьми – это наиболее трудное и древнее искусство, которое изучается различными науками. Усложнение процессов власти, управления происходит всегда. В настоящее время руководители предприятий все больше сталкиваются с проблемой, когда все стороны деятельности их организации тесно взаимосвязаны и зависят друг от друга. Внешние, внутренние отношения организации усложняются, расширяются [2, с. 59].
Теория управления, как и любая другая наука, регистрирует и систематизирует явления, раскрывает закономерности и определяет причинные связи между ними, на основе этого разрабатывает выводы для практического применения, дает рекомендации.
Но, как нам кажется, любое управление – это не только наука, но и искусство. Почему? На наш взгляд, при любом решении руководитель опирается не только на рекомендации и выводы теории, но и на собственную интуицию. И, как правило, решения, которые принимает руководитель, проводится в условиях ограниченных ресурсов времени.
Каждый день руководитель сталкивается с огромным числом проблем, дел и задач. И если подходить к решению этих вопросов не структурно, управленческая эффективность становится минимальной. Поэтому так важно упорядочивать свои действия, планировать и распределять управленческие функции.
Можно упорядочить, структурировать способы решения проблем. Каждый руководитель делает это, как правило. Он наводит порядок на своем столе, составляет распорядок рабочего дня, планирует каждый шаг. Но часто внешнее планирование просто не работает. Потому, что внешняя структурность становится реальным порядком тогда, когда есть структурность внутренняя. И тогда можно увидеть результат.
Руководитель создает порядок из хаоса. И это требует концентрации усилий и временных ресурсов. Естественно, что это требует определенных сил и усилий. Проблема внешнего порядка и внутренней структурности – это ценовая проблема, которую руководитель решает постоянно. В этом ему помогают его сотрудники.
В данной работе мы рассмотрим следующие вопросы:
1 Характеристика должностной инструкции секретаря-референта.
2 Значение конферентных мероприятий в управленческой деятельности.

1 Характеристика должностной инструкции секретаря-референта.
Секретарь должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– правила делового общения;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой; – правила организации и ведения делопроизводства;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; – основы этики, эстетики и делового этикета;
– основы административного права и законодательства о труде;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– архивное дело;
– машинопись;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации [2, с. 81];
Секретарь:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
Принимает:
– поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
– документы и личные заявления на подпись руководителя.
Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организовывает:
– проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;
– прием посетителей.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.