Деловая документация, реквизиты , документооборот .

1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1.1 Классификация деловой документации. Понятие о документах, юридическое значение документа

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо. С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.
Юридическое значение документов состоит в придании определенности общественным отношениям, подпадающим под правовую регламентацию. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или да¬ты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудно¬стям в работе с документом, но не повлияет на его юридическую силу [3, с. 14].
Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следую¬щим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложнос¬ти, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юри¬дической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, харак¬теру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подраз¬деляются на научно-технические, конструкторские, технологи¬ческие, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, пла¬новые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгал¬терскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию существует множество разновидностей до-кументов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, черте¬жи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объясни¬тельные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анке¬ты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свиде¬тельства и т. д. и т. п.
По способу фиксации информации документы бывают: пись¬менные (рукописные, машинописные, типографские, подготов¬ленные на множительных аппаратах, электронные), графичес¬кие и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на доку¬менты, используемые для решения внешних и внутренних воп¬росов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) кор¬респонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на про¬стые и сложные. Простые – это документы, в которых рассмат¬ривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для слу¬жебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы [7, с. 28].
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.