оформление и передача документов на хранение в архив

Введение

Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются: предоставление помещения для размещения архивных документов; обеспечение нормативных условий хранения документов; выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов.
Цель исследования заключается в анализе оформления и передачи документов на хранение в архив.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
 проанализировать архивное и текущее хранение документов в организации;
 обозначить сроки хранения документов в архиве;
 рассмотреть оформление дел на хранение;
 выделить общий порядок передачи документов в архив;
 выявить особенности архивирования документов в организации.
Контрольная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

Глава 1. Теоретические основы ведения архива документов в организации

1.1. Архивное и текущее хранение документов в организации

Обеспечить целостность и сохранность документов до того, пока не истекут сроки их хранения, обязан работодатель. Документы первичного учета, кроме того, должны быть защищены и от внесения в них изменений. При этом место хранения документов, еще не переданных в архив, не регламентировано, за исключением особо оговариваемых случаев.
Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.
Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители от пыли и воздействия солнечных лучей. Допускается хранение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого документ находится на исполнении, несет ответственность за его сохранность, так же, как и руководитель организации.
Текущие документы можно хранить как в подразделениях и кабинетах исполнителей, так и в специальном, отведенном для этой цели помещении – архиве. Это помещение оборудуют не только обычными стеллажами, но и несгораемыми шкафами. В них хранят документацию, срок хранения которой не ограничен или ту, которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом руководителя.
На архивное хранение документы сдаются подшитыми в папки – дела. Каждая такая папка содержит документацию одного вида и имеет уникальный регистрационный номер, скомбинированный из цифр и букв в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации.
Работодатель самостоятельно разрабатывает локальные нормативные документы, регламентирующие хранение документов. Такой локальный регламент, утвержденный руководителем, устанавливает места хранения документов и правила организации документооборота, которые закрепляются в учетной политике компании. Локальным нормативным актом, например, Положением или Инструкцией о документообороте, работодатель вправе установить сроки хранения в подразделениях текущей документации, работа с которой уже завершена.
Основная ошибка, которую допускают при хранении документов в организации – несоблюдение сроков, установленных Перечнем. Следует помнить, что уменьшать их предприятие не имеет права, а увеличить может только обосновав необходимость особенностями своей производственной деятельности.
Еще одно нарушение, которые допускают сотрудники архивов — изъятие и выдача документов, уже подшитых в дела постоянного хранения. Это категорически запрещено и, если такой документ потребовался, исполнитель получает на руки все дело, в которое он подшит.
Архивариусу нужно учитывать, что уставные и регистрационные, а также некоторые другие виды документации предприятия должны храниться только в оригинале. При утере или повреждении подлинника нельзя просто заменить утраченный документ его копией – об этом необходимо составить акт.
Чтобы избежать утраты или повреждения документов, сданных на хранение, советуем использовать современные технологии и, по возможности, выдавать из архива по запросам исполнителей только отсканированные копии.
Правильная организация хранения документов позволит избежать их утери или нарушения целостности. Порядок текущего и архивного хранения документации необходимо разработать с учетом организационной специфики предприятия и утвердить локальным нормативным актом.

1.2. Сроки хранения документов в архиве

То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены: законом «О бухгалтерском учете»; законом «Об архивном деле»; Налоговым кодексом РФ; иными законодательными нормативными актами.
Документы, которыми сопровождается деятельность любой организации – это основание и подтверждение ее деятельности. Поэтому, даже после исполнения, документы какое-то время находятся на текущем хранении в структурном подразделении, куда были отписаны. Часть документов со временем передают в архив организации на постоянное хранение.
Основные нормативно-правовые документы, которые регулируют порядок и сроки хранения:
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).
2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива от 06.02.2002.
Согласно этим регламентам, хранению подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, прошедшие регистрацию, а также документы первичного кадрового, административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и налогового учета.
К документам, которые хранить не нужно относят те документы компании, которые теряют свою ценность сразу после прочтения. К ним, например, относят: коммерческие предложения, рекламные буклеты и каталоги; поздравительные адреса и открытки; приглашения на презентации, открытия, выставки.
В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы: временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет; долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 леи; постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно.
То, как долго хранится тот или иной документ, можно установить, руководствуясь Перечнем. В таблице приведены некоторые документы, которые относятся к разным группам (Приложение 1).
Если на документе стоит отметка «до минования надобности», это означает что он имеет только практическое значение. Но такую документацию тоже необходимо хранить какое-то время, как правило, не менее года.
Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 . Аналогичный перечень, утвержденный Приказом Минкультуры РФ №558, действовавший до 18 февраля 2020 года, отменен.