Автоматизация деятельности на предприятии

В данной работе проведён анализ вопросов автоматизации компании, профилем деятельности которой является изготовление рекламной продукции. Эффективность работы современных организаций зависит от качества программной архитектуры, степени ее соответствия функционалу специалистов. Оптимальность использования программных систем достигается при условии максимального соответствия бизнес-процессов компании реализованным программным моделям. Также необходимо учитывать стоимость сопровождения и величину затрат в реализацию проекта автоматизации в сопоставлении с величиной получаемого экономического эффекта от внедрения системы.
Цель работы: выбор программной среды для автоматизации деятельности рекламного агентства.
Задачи работы:

 анализ специфики деятельности исследуемой компании;
 определение вида системы, которую предполагается использовать для автоматизации бизнес-процессов компании;
 обоснование выбора программного решения для автоматизации бизнес-процессов компании;
 оценка величины экономической выгоды, получаемой компанией за счет внедрения информационной системы.
Объект исследования: деятельность рекламного агентства ООО «Базис».
Предмет исследования: средства автоматизации деятельности компании ООО «Базис».

1. Общая характеристика организации

В рамках данной работы проведено изучение использования информационных систем в работке компании ООО «Базис», профилем которой является производство рекламной продукции. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие деятельность компании, включают:
 Трудовой кодекс Российской Федерации;
 Федеральный закон от 17.07.1999 № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации»;
 Федеральный закон "О пожарной безопасности" от 21.12.1994 N 69-ФЗ
Деятельность сотрудников регламентируется уставом компании, должностными инструкциями, положением об отделах. Организационная структура ООО «Базис» приведена на рис.1.

Рисунок 1 – Схема организационной структуры ООО «Базис»

Как показано на рисунке 1, в структуру ООО «Базис» входят 5 отделов, находящихся в подчинении генерального директора. Организационная структура является линейно-функциональной. Рассмотрим основные функции подразделений ООО «Базис».
В функции специалистов отдела по разработке рекламных материалов входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов для размещения в Интернете, а также рекламных материалов в различных медиа-форматах. Также специалисты технического отдела осуществляют печать рекламных материалов с использованием полиграфического оборудования.
Специалисты отдела по работе с клиентами курируют вопросы заключения договоров на размещение рекламы на Интернет-ресурсах, а также вопросы доставки рекламных материалов (адресные и безадресные рассылки, рассылки по электронной почте).
Специалисты экономического отдела проводят анализ эффективности работы ООО «Базис», определяет ценовую политику, бухгалтерский и налоговый учет.
Потребителями услуг являются организации и индивидуальные предприятия.
Список оказываемых услуг: производство видеорекламы, баннеров, рекламных плакатов, буклетов, разработка концепции рекламных материалов, брендирования и др.
Маркетинговую деятельность компании курируют специалисты отдела по работе с клиентами, ответственные за оказание услуг соответствующего направления.
Потребителями услуг компании являются: коммерческие компании, которым оказываются услуги изготовления рекламной продукции.
Режим работы компании: В рабочие дни: с 9-00 по 18-00 (перерыв на обед с 13-00 до 14-00).
Источники финансирования деятельности: доходы от оказания услуг.
На рисунке 2 приведена организационная схема отдела по работе с клиентами.

Рисунок 2 – Организационная диаграмма отдела по работе с клиентами

Как показано на рис.2, в структуру отдела по работе с клиентами входят: группа маркетологов, в компетенцию которой входят вопросы разработки программ лояльности, расчет параметров скидок на услуги компании, разработка программ продвижения услуг компании через СМИ и Интернет.
Группа по обслуживанию клиентов включает специалистов по приему заказов, а также менеджеров, курирующих взаимодействие с клиентами в рамках сопровождения договоров.
Источники финансирования деятельности копании: доходы от оказания услуг, кредитные ресурсы.
В таблице 1 приведены основные организационно-экономические параметры компании ООО «Базис».
Таблица 1 - Организационно-экономические параметры компании ООО «Базис»
№ Наименование параметра Значение на 01.04.2022
1 Количество сотрудников по штату 36
2 Количество заключенных договоров на разработку рекламных материалов 203
3 Количество видов оказываемых услуг 36
4 Объем прибыли за 3кв. 2021 г, тыс.руб 16369
5 Объемы перечисленных налогов, тыс.руб. 1563

Характеристики существующей локальной сети офиса ООО «Базис»:
 35 компьютеров;
 1 файловый сервер.
Категория сети – Gigabyte Ethernet.
Основные параметры локальной вычислительной сети ООО «Базис» представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Основные параметры ЛВС ООО «Базис»
Наименование параметра Значение
Общее количество портов локальной сети 96
Общее количество активных подключений локальной сети без учета телефонии 50
Количество коммутаторов HP 1820-48G (48 портов) 2
Количество компьютеров 45
Система видеонаблюдения 5 камер

Перечень технических характеристик сервера Aquarius Server T40 S24 приведен в таблице 3.
Таблица 3 - Технические характеристики сервера Aquarius Server T40 S24