Стандарты серии 30300: требования и управления документацией

Введение
Документ является инструментом управления. С его помощью осуществляется управленческое воздействие. Он же подтверждает выполнение самых разных действий и их результативность. То есть документ включен во все процессы деятельности – бизнес-процессы, рабочие процессы, деловые процессы и пр.
Система управления документами предназначена для того, чтобы управлять документальным фондом. Но инструмент управления нам известен – это документ. Получается, что управление всеми документами организации осуществляется также через документирование. В этом заключается одна из самых больших сложностей понимания этой системы (СУД) .
Процессы документирования и управления документами в ней рассматриваются как бы в двух плоскостях. Первая – как регламентация и подтверждение основных процессов деятельности организации. Вторая – как регламентация и подтверждение осуществления непосредственно документных процессов, начиная с разработки политики по управлению документами и заканчивая, например, рабочими инструкциями пользователя СЭД и регистрационно-контрольными карточками.
Документальный фонд организации – сложная масштабная система. От эффективного управления им во многом зависит успех компании.
Целью данной работы является рассмотрение стандартов серии 30300: требований и управления документацией.




1 ИСО 30300: история появления
Международные стандарты серии 30300 описывают единый подход к работе как с организационно-распорядительными, так и со всеми документами.
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 – первый шаг к интегрированной системе управления документами.
С 1 июля 2016 г. вступил в действие новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – стандарт 30300). Он разработан на основе международного стандарта ISO 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary.
Стандарт 30300 – первый в семействе стандартов ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами». Эта серия стандартов пополнила ряд стандартов ИСО на системы менеджмента. В них входят всем известные системы менеджмента качества (стандарты серии 9000), экологической безопасности (стандарты серии 14000), информационной безопасности (стандарты серии 27000) и др.
Согласно требованиям ИСО, к построению стандартов на любые системы менеджмента стандарты системы управления документами предполагают наличие: отдельного терминологического стандарта; стандарта с основными требованиями к системе; стандарта, позволяющего постоянно улучшать деятельность, регулируемую стандартом.
Стандарты по управлению документами обобщают и систематизируют требования других стандартов ИСО по управлению документами. Они связаны с ними единством терминологии и методологических подходов.