Организация документооборота на предприятии на примере ООО Спецгазстрой

ВВЕДЕНИЕ
Вся деятельность предприятия, будь то производственная, организационная или социальная, сопровождается созданием и движением документов. Предприятия еще нет, оно только создается, а уже появляются первые документы: Устав, Учредительный договор, Приказ о назначении директора и тд. Документооборот сопровождает предприятие всю его жизнь, вплоть до закрытия. В учебной литературе документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. И хотя сегодня основная часть документооборота на предприятиях создается и используется в электронном виде, тем не менее, немалую долю составляют бумажные документы, которые требуется вести и хранить. Как и прежде, понятие документооборота сегодня взаимосвязано с делопроизводством. Конечно, организация, виды и характеристика документооборота зависит и от организационной формы предприятия, и от специфики деятельности, и от его размеров. Но в целом, требования к организации документооборота на предприятиях почти везде одно: обеспечение бесперебойного движения документов с минимальными затратами времени.
По структуре документооборот можно разделить на три категории документов: это входящие извне, исходящие от самого предприятия и внутренние. Что касается организации документооборота, то она может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Как правило, в небольшой компании используют централизованную форму, где функции делопроизводителя поручают сотруднику кадровой службы или секретарю. В более крупных компаниях чаще присутствует смешанная форма, когда собирает и хранит специализированный отдел, а текущая документация находится у исполнителей. Сама деятельность по делопроизводству регламентируется нормативными локальными актами.
В качестве примера организации документооборота в этой работе будет рассмотрено предприятие ООО «Спецгазстрой». Цель работы – исследовать организацию документооборота на предприятии, схему движения документов от создания до исполнения и передачи в архив, а также выявить положительные и отрицательные стороны в делопроизводстве.

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СПЕЦГАЗСТРОЙ»
1.1 Общая характеристика предприятия
Исследуемое предприятие ООО «Спецгазстрой» было создано в 2002 году. Учредители предприятия – частные лица. Полное название предприятия Общество с ограниченной ответственностью «Спецгазстрой». Создавалось предприятие как строительно-эксплуатационная организация. Цель создания – получение прибыли и оказание платных услуг населению и юридическим лицам. Общество зарегистрировано как юридическое лицо.
Данное предприятие имеет допуск на проектирование, строительство и эксплуатацию опасных производственных объектов. В аренде предприятия находятся: административное здание, производственное здание, склады, гаражи, а также 829км. муниципальных газопроводов. В собственности предприятия имеется: автотранспорт, спецтехника, техническое оборудование, сварочное оборудование, приборные комплексы и оргтехника.
ООО «Спецгазстрой» одним из первых частных предприятий в городе начало заниматься оказанием платных услуг, связанных с проектированием, строительством и обслуживанием газовых сетей. В первые годы после организации предприятия, конкуренция на этом рынке была незначительная, поэтому предприятие всегда было обеспечено заказами. А после получения в аренду муниципальных газопроводов, его рентабельность стала еще выше. Сегодня предприятие занимается транспортировкой газа, строительством и эксплуатацией газопроводов, обслуживанием внутридомового газового оборудования и выполняет платные услуги физическим и юридическим лицам по проектированию и газификации объектов.
1.2 Организационная структура ООО «Спецгазстрой»
ООО «Спецгазстрой» относится к малым предприятиям. Штатная численность сотрудников ООО «Спецгазстрой» на конец 2021 года составляла 188 человек. Из них 55 человек имеют высшее образование, 47 – среднее профессиональное, 36 – полное среднее, 50 – начальное профессиональное. Численность управленческого персонала – 32 человека, что составляет 16 % от всех работающих в организации.
Предприятие имеет два направления деятельности: основная деятельность и прочая. К функциям основной деятельности относится: транспортировка газа, аварийное обеспечение, режим газоснабжения, эксплуатация и ремонт газопроводов и газового оборудования. Прочая деятельность занимается оказанием платных услуг населению и юридическим лицам по обслуживанию домового газового оборудования и газового хозяйства промышленных предприятий, а также выполняет работы по проектированию и строительству систем газоснабжения жилых домов и коммунально-бытовых предприятий. Организационная структура управления смешанная. Основная деятельность подчиняется главному инженеру предприятия, прочая – заместителю директора. Директор осуществляет общее руководство. В таблице 1.2.1 представлена общая структурная схема ООО «Спецгазстрой»

Таблица 1.2.1 Общая структурная схема ООО «Спецгазстрой»


Как видно из таблицы, структурная схема предприятия имеет линейную систему управления. Схема довольно проста и применяется в основном на небольших предприятиях с несложным функционалом. Она подразумевает единоначалие и организацию управления предприятием через линейных руководителей. Далее управляющие указания спускаются вниз к исполнителям. Поскольку предприятие небольшое, функции делопроизводства здесь возложены на секретаря-референта.