1. Сущность делопроизводства. 2.содержание и назначение организационно-распорядительных документов(ОРД) 3. номенклатура дел, содержание и назначение.

1. Сущность делопроизводства
Делопроизводство является одним из обязательных компонентов управленческой деятельности
как в системе государственных органов, так и в системе организаций, занимающихся
некоммерческой и общественно-политической деятельностью. Важная роль
делопроизводственной деятельности заключается в ее содержании – документационном
обеспечении любых процессов управления. В ходе документационной деятельности возникают
различные документы, фиксируются события, факты, явления, т.е. находит отображение
различного рода информация. Таким образом, информация – это ключевое понятие в любом
документе управленческого характера. Посредством информации, зафиксированной в документе,
Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) является отраслью
знания, в которой следует выделять объект, предмет изучения, ключевые понятия, а также
принципы.
Объект изучения в делопроизводстве, исходя из существующих подходов в литературных
источниках и документах нормативного характера, следует разделять на общий и конкретный
объекты.
Общим объектом являются процессы и работы по обеспечению документирования социально
значимой информации. В этом случае документирование информации, обладающей социальным
значением, подразумевает самый широкий (общий) спектр внимания: документирование
деятельности государственных органов власти, управления и их структур; деятельности институтов
общества и его учреждений, объединений; деятельности юридических и физических лиц; а также
деятельности, жизни, творчества человека и гражданина.
2.Содержание и назначение организационно-распорядительных документов (ОРД)
Одна из основных управленческих функций, реализуемая в деятельности предприятия -
организация системы и процессов управления, то есть:
создание предприятия, включая выбор ее организационно - правовой формы;
3
регистрация предприятия;
установление ее структуры;
определение штатной численности;
регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
регламентация деятельности аппарата управления;
установление режима работы;
реорганизация и ликвидация предприятия.
В группу организационно - распорядительных документов входят: организационные документы,
распорядительные, справочно-информационные.
Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационных документах
(которые можно называть и организационно - правовые документы), содержащих
определенный статус предприятия, ее структуру, штатную численность, должностной состав,
функциональное содержание предприятия в целом, ее подразделений и работников, их права,
обязанности, ответственность.
К организационным документам относятся: устав предприятия, положение о предприятии,
положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции и др.
Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного
права и обязательны для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности
предприятия.
В зависимости от вида документа организационные документы обязательно утверждаются
уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем предприятия,
коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров) или руководителем
структурного подразделения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно
руководителем предприятия, распорядительным документов (приказом или распоряжением) или
коллегиальным органом. Организационные документы действуют впредь до их отмены или до
утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и
утверждается ежегодно).
Организационно - распорядительная документация предприятий подкрепляют организационнораспорядительные (административные) методы управления.
Организационно-распорядительные способы управления по характеру управляющего
воздействия делятся на две группы: 1) приемы и способы организационного воздействия; 2)
средства распорядительного воздействия.
Организационное воздействие преимущественно связано с созданием или совершенствованием
организационных систем: производственных подразделений и органов управления. Одной из
форм организационного воздействия является организационное правовое регламентирование
деятельности коллективов и работников при помощи административных актов длительного
действия - Уставов, Положений, Правил, Инструкций и т.д.
3.Номенклатура дел, содержание и назначение
4
В настоящее время Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» обязывает организации
сохранять документы, образующиеся в процессе их деятельности в соответствии с
установленными сроками хранения. Если компания ликвидируется, то ей следует передать на
государственное (муниципальное) хранение документы, срок хранения которых еще не истек. Они
должны быть сформированы и оформлены в надлежащем виде. Вследствие этого, перед
коммерческими организациями возникает необходимость создания архива. Он не может
функционировать без локального нормативного акта компании - номенклатуры дел.
Итак, «номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в
организации, с указанием сроков их хранения». За разработку данного локального нормативного
акта несет ответственность служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
(должностное лицо, ответственное за ДОУ) предприятия, которая создает сводную номенклатуру
дел. Она включает в себя номенклатуры дел каждого структурного подразделения. Номенклатура
дел конкретного структурного подразделения составляется его сотрудником, отвечающим за
делопроизводство в отделе, или делопроизводителем, если в организации централизованная
системе ДОУ. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом компании,
положениями структурных подразделений, штатным расписанием, номенклатурой дел за
прошлый год (если она имеется), описями дел постоянного и временного хранения, а также по
личному составу (если такие имеются).