Документационное обеспечение управления. Понятия «информация» и «документ», их связь. Информация как ос-нова принятия управленческих решений. Значение документов в управле-нии Составить служебную записку на имя руководителя с предложением о премировании с

Вопрос 1

Понятия «информация» и «документ», их связь. Информация как ос-нова принятия управленческих решений. Значение документов в управле-нии
Ответ:
Как известно, информация является одним из основных источников знаний. На базе полученных информационных сведений делают четкие вы-воды, которые оказывают воздействие непосредственного характера не только на жизнедеятельность человека, но и на существование общества в целом.
Информация является тождественной таким понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Официально закреплен такой термин: «Инфор-мация представляет собой сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах вне зависимости от формы их представления» .
В каждой отдельно взятой сфере деятельности человека у информа-ции имеется собственная специфика и в связи с этим ее соответственно под-разделяют на информацию медицинского, научного, технического, техно-логического направления и пр. К управленческой информации предъяв-ляют такие требования: полноты, оперативности, достоверности, точности, адресности, доступности для восприятия человеком.
В качестве результата документирования выступает документ, кото-рый представляет собой зафиксированную на материальном носителе ин-формацию с реквизитами, которые позволяют осуществить ее идентифика-цию. В качестве носителя при этом может выступать любого рода матери-альный объект, который используется с целью закрепления и хранения на нем разного рода речевых, звуковых или изобразительных информацион-ных сведений, включая и в преобразованной форме. При документирова-нии является необходимым помнить о том, что данного рода процесс запи-си информационных сведений на бумаге или иного рода носителе вы-ступает строгим образом регламентированным, что вместе с тем обеспечи-вает для документа юридическую силу.
В современных экономических условиях формирование действенной управленческой системы выступает, вероятнее всего, в качестве ключевой проблемы большого количества российских компаний. Особо это является важным для новых институтов рынка, большинство из которых не имеют устоявшейся системы правил и технологий эффективного управления.
При всем этом в условиях динамичного предпринимательского раз-вития и прогресса в сфере информационных технологий необходимым яв-ляется не просто воспроизведение схем управления, которые являются традиционными, будь то российских или зарубежных, а образование со-временных и вместе с тем базирующихся на национальной культуре управления механизмов.
Основой деятельности в сфере управления являются работа с доку-ментами, а также сами делопроизводство и документооборот. Традицион-ного характера документоведческая интерпретация терминов «делопроиз-водство» и «документооборот» является достаточно близкой, сведена к процессам формального характера по созданию и движению документов в компании . В более обыденной трактовке большое количество исследова-телей понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документации, а под документооборотом – те бизнес-процессы, которые связаны с функциональной деятельностью компании.
Но при этом при более внимательном представлении является оче-видным, что не представляется возможным построить достаточно эффек-тивную управленческую систему на базе 2-х систем управления докумен-тационной деятельности, которые называются формальной и функцио-нальной. Они должны быть неразрывным образом связаны и едины в масштабе всей компании. Это значит, что правила учета и контроля за движением документации в компании

Вопрос 1. Понятия унификации и стандартизации документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации

Унификация документов состоит в установлении единообразия со-става и форм документов по управлению, которыми фиксируется осу-ществление функций управления и задач однотипного характера .
Стандартизация документов представляет собой форму юридическо-го закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Определены такого рода категории стандартов:
- государственные стандарты (ГОСТ);
- отраслевые стандарты (ОСТ);
- республиканские стандарты (РСТ).
Унификацию документов проводят с целью сокращения числа ис-пользуемых документов, типизации их форм, роста уровня качества, уменьшения трудоемкости их обработки, достижения совместимости раз-личных систем документации по одноименным информационного харак-тера и смежным управленческим функциям, более эффективного примене-ния вычислительной техники.
Вся деятельность по унификации включает в себя:
- разработку УСД, которая производится министерствами и ведом-ствами, которые ответственны за соответствующие системы документации;
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республи-канских и отраслевых УСД:
а) внедрение разработанных ОКТЭИ;
б) ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности све-дений и их дальнейшее развитие;
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм доку-ментов, которые отражают специфику отрасли и не вошли в УСД, а вместе с тем их государственную регистрацию;
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономических сведений, которые отражают специфику отрасли.
Руководство организационно-методического характера унификацией и стандартизацией документов, координация всех работ и контроль осу-ществляется головной организацией по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в области (республике, крае). На отраслевом уровне дан-ная работа проводится головной организацией по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческой документации сле-дует представлять в качестве одного из факторов роста уровня производи-тельности управленческого труда. Унификация документов представляет собой выбор структур их построения рационального характера, приведе-ние документов единообразию на основе определения рационального чис-ла их форм и типизация их построения. Ее используют не только к управ-ленческой документации, но и к новым системам. К примеру, унифициро-ваны проездные, авиационные и железнодорожные билеты. В качестве ос-новных принципов унификации документов выступают такие :
1) унификация от общего к частному. Состоит в построении форму-ляра- образца документов для определенной системы документации и определении на его основе состава реквизитов для данного рода системы документации, отдельно взятых видов документов, определенного доку-мента и т. п.;
2) единообразие форм документации и правил их построения, со-ставления, оформления. Ее обеспечивают посредством максимальной ти-пизации и трафаретизации документов, унификации расположения сведе-ний на поле документа, разработки технологий и используемых условных сокращений;