Контрольная работа по делопроизводству и документообороту на тему Вариант 3: Классификация средств оргтехники

1) Оргтехника как элемент офисной системы
Работа любого современного офиса немыслима без офисной организационной техники. Она является базовой основой и важной составляющей частью технического оборудования офиса, его главным атрибутом и обеспечивает продуктивную работу персонала, помогая осуществить связь с коллегами, клиентами и партнерами. Современная оргтехника характеризуется высокой функциональностью и позволяет осуществить ряд действий: искать и обрабатывать информацию, обмениваться ее, создавать документы, размножать их, использовать как средство связи и др.
Организационная техника (оргтехника)— это термин, используемый для обозначения всех современных технологических устройств и расходных материалов, используемых в современных офисах: от небольшого предприятия до крупных корпораций и государственных учреждений. К оргтехнике можно отнести и канцелярские принадлежности, столы, стулья, шкафы, стеллажи. Даже чайник, кофеварку и микроволновку на офисной кухне можно отнести к оргтехнике. Словом, всё, что оптимизирует, облегчает и ускоряет труд работника в офисе, относится к организационной технике. Безусловно, современному сотруднику для эффективной работы необходимо знание организационной техники и умение ею пользоваться. Оргтехника — это ключ к успешному ведению бизнеса.
Она ни что иное, как техническое оборудование офиса, облегчающее и ускоряющее бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. В современных условиях офисная техника стала важным источником технических инноваций и непрерывно претерпевает стремительное развитие.
Офисная деятельность включает создание, передачу и использование массы документированной информации, а также организациею справочно-информационной работы, планирование рабочего времени, создание и ведение архива и пр. Сокращение трудовых затрат по обработке информации, повышению качества работы с документами достижимо различными способами. Наиболее эффективным считается внедрение в работу персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).
Офисная техника – это составляющий элемент технического оборудования офиса любого предприятия. Не достаточное применение средств оргтехники влечет за собой снижение производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
К оргтехнике обще принято относить приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и др., начиная от карандашей и скрепок и заканчивая компьютерами, принтерами и сканерами.
В узком смысле, под оргтехникой понимаются только технические средства, применяемые в делопроизводстве для создания документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
То есть, оргтехника – это технические средства, используемые для механизации и автоматизации управленческой деятельности. Она составляет материальную базу современных систем управления.
Не использование оргтехники в управлении приводит к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверно принятым решениям, по причине отсутствия необходимой информации, и другим отрицательным последствиям.
Информационные технологии обеспечивают переход от рутинных методов и средств работы с информацией к рациональным, обеспечивая при этом ее эффективное использование. Информационная технология в рамках функционала современного автоматизированного офиса представляется как организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней ее средой на основе компьютерных сетей и прочих современных средств передачи информации.
Таким образом, технический прогресс не стоит на месте, поэтому оргтехника постоянно совершенствуется, модернизируется, для того чтобы выполнять свои функции быстрее и качественнее.
Практикой неоднократно доказано, что качественная оргтехника придает офису стильный вид, особую привлекательность и солидность фирме, а также является незаменимым помощником в любой работе. Продуктивность труда сотрудников значительно повышается, если офисы оборудованы современной оргтехникой.

2) Классификация средств оргтехники.
Современная номенклатура средств организационной техники определяется ее классификацией в соответствии с вы¬бранным признаком. Наиболее распространенной является классифи¬кация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехни¬ки. Однако, это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.
Так, всю совокупность средств оргтехники по функциональному признаку принято разделять на следующие группы:
1. Копирование и оперативное размножение документов:
- ксерография;
- термография;
- светокопирование;
- цифровое копирование и др.;
- средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография).
2. Составление и изготовление текстовых документов
- Персональный компьютер;
- Пишущая машинка;
- Диктофонная техника.
3. Обработка документов:
-адресовальные машины;
- маркированные машины;
- ламинаторы;
- брошюровальные;
- степлеры;
- переплетное оборудование;
- машины для уничтожения документов.
4. Поиск, хранение и транспортировка документов:
- папки;
- микрофильмы;
- картотеки;
- тележки;
- транспортеры и др.
5. Административно-управленческая связь:
- телефонная связь;
- офисные АТС;
-радиотелефонная;
- пейджинговая;
- телеграфная;
- факсимильная.
С учетом направлений развития техники и состояния современного рынка с признаками сходства и различия средства оргтехники подразделяются на:
- Средства составления и изготовления документов.
- Средства репрографии и оперативной полиграфии.
- Средства обработки документов.
- Средства хранения, поиска и транспорта документов.
- Средства электросвязи.