Курсовая работа по документоведению на тему современные технологии сбора и хранения документированной информации

ВВЕДЕНИЕ

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что понятие «документированная информация» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

1 ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Понятие документированной информации

Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства.
Документированная информация — это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.
В Федеральном законе от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле» документ определен как материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
В Федеральном законе от 20 февраля 1 995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77-ФЗ указано, что документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным.
Исходя из федерального законодательства, документированная информация — это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.
Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл.
Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную.
Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.
Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией.
Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации.
Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.
Рассмотрим признаки документированной информации.
Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения.

1.2 Виды документированной информации

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком.
Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя.

За критерием доступности информация бывает:
- с ограниченным кругом доступа;
- материал, являющийся государственной тайной;
- конфиденциального рода;
- с неограниченным доступом, общедоступной.
По возможности распространения бывает:
- свободно распространяемая;
- данные, разглашение которых строго запрещено;
- информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
- материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.
В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка.

 
2 СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ СБОРА И ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОМАРЦИИ

2.1 Современные технологии сбора и документирования информации

Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.
Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий.
Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд).
Такая документация, связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.
Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.
Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом.
Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность.
С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом.
Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.
Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.

2.2 Хранение документированной информации на электронных носителях

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.
Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.
Рассмотрим способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация — это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений.
Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.
Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации - с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.