Номенклатура дел – систематизированный перечень условных заголовков дел (по структурным подразделениям и видам деятельности) с указанием сроков хранения и статей перечня типовых документов. Номенклатура выполняет следующие функции:
• классификационная – обеспечивает группировку документов по функциональному и тематическому признаку;
• учётная – является первичным документом учёта для формирования описи дел и передачи в архив;
• контрольная – позволяет отслеживать сроки хранения и своевременно осуществлять экспертизу ценности;
• методическая – определяет единые требования для всех подразделений по оформлению и комплектованию дел.
Процесс разработки и согласования номенклатуры
1. Сбор предложений от структурных подразделений – каждый отдел формирует проект номенклатуры для своей деятельности (заголовки дел, предполагаемые сроки хранения, индексы).
2. Сборная номенклатура управлением документационного обеспечения – формируется сводный вариант, в котором проверяется соответствие заголовков типовым перечням и корректируются статьи хранения.
3. Экспертная проверка и согласование – сводный проект выносится на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) ; в протоколе зафиксировано решение о согласовании (пример: Протокол №6 от 13.12.2023).
4. Утверждение – номенклатура утверждается распоряжением/приказом руководителя (локальным актом) и доводится до всех подразделений.
5. Ведение в текущем учёте – номенклатура используется при формировании дел и отражается в учетных документах.
Корректно составленная номенклатура обеспечивает:
• снижение ошибок при формировании дел (непересечения сроков, отсутствие разрозненных документов);
• облегчение поиска информации при обращениях граждан и внутренних запросах;
• чёткую подотчётность и ответственность структурных подразделений за сохранность документов;
• правовую защиту действий администрации при уничтожении документов (так как решение базируется на утверждённой номенклатуре и экспертных заключениях).
На практике встречаются следующие проблемы: устаревшие заголовки, несоответствие статей перечня, некачественное оформление дел или отсутствие единых индексов. Решения:
• регулярный пересмотр номенклатуры (ежегодно);
• методическая поддержка со стороны управления документационного обеспечения;
• обучение ответственных за делопроизводство сотрудников;
• применение электронных реестров номенклатур и автоматизированных систем учёта.
Таким образом, исследование роли номенклатуры дел подтвердило, что она является ключевым инструментом систематизации документации и организационного контроля в учреждении. Номенклатура позволяет классифицировать документы по функциональным направлениям, определять сроки хранения, проводить экспертизу ценности и формировать описи для передачи в архив.
Своевременное обновление и корректировка номенклатуры предотвращает ошибки в делопроизводстве, упрощает поиск информации и обеспечивает юридическую обоснованность действий при уничтожении документов. Следовательно, качество всей системы хранения напрямую зависит от точности и актуальности номенклатуры дел.
1.3. Правила формирования и оформления дел в учреждении
Формирование дел – объединение документов по содержанию и срокам хранения с целью дальнейшей их передачи в архив. Основные принципы:
1. Целостность содержимого – все материалы по одному вопросу должны быть собраны в одно дело;
2. Единство хронологии – документы в деле обычно располагаются в хронологическом порядке;
3. Соответствие заголовку – содержание дела должно соответствовать его заголовку в номенклатуре;
4. Разделение по срокам хранения – дела с разными сроками хранения оформляются отдельно;
5. Полнота комплекта – перед прошивкой проверяется комплектность и наличие всех необходимых документов.
Типовая пошаговая процедура оформления дела в администрации города:
1. Определение принадлежности документов к делу (анализ содержания).
2. Проставление индексов и заголовков – по номенклатуре дел каждому делу присваивается индекс (например, 16/16-11).
3. Комплектование – документы группируются в установленном порядке⁶ (обычно хронологически).
4. Подшивка / шнуровка / переплёт – обеспечивается механическая целостность дела; при этом на корешке указываются заголовок и индекс дела.
5. Титульный лист дела – оформляется с указанием заголовка, индекса, периода (гггг–гггг), количества листов, ответственному за дело и примечаниями.
6. Внутренняя опись / опись дела (если требуется) – перечисление основных документов дела.
7. Нумерация листов и заверительная надпись – проставление номеров на всех листах и подпись лица, ответственного за формирование дела.
8. Внесение записи в учетные журналы/реестры – фиксация передачи дела на хранение (при передаче в отдел архива – по описям и приёмно-сдаточным актам).
9. Экспертиза ценности (при необходимости) – подборка дел для экспертизы проводится ЭПК, результат фиксируется в акте о выделении к уничтожению либо в описи дел постоянного хранения.
Требования к оформлению бумажных дел
Согласно локальным требованиям (Инструкция по делопроизводству администрации города Белгорода):
- Курсовая работа
- Дипломная работа
- Контрольная работа
- Реферат
- Отчет по практике
- Магистерская работа
- Статья
- Эссе
- Научно-исследовательская работа
- Доклад
- Глава диплома
- Ответы на билеты
- Презентация
- Тезисный план
- Чертёж
- Диаграммы, таблицы
- ВАК
- Перевод
- Бизнес план
- Научная статья
- Рецензия
- Лабораторная работа
- Решение задач
- Диссертация
- Доработка заказа клиента
- Аспирантский реферат
- Монография
- ВКР
- Дипломная работа MBA
- Компьютерный набор текста
- Речь к диплому
