Курсовая работа по документоведению на тему Организация работы по передачи и приему документов в государственный архив.

ВВЕДЕНИЕ

Быстрое развитие информационных процессов, происходящих в современном обществе, значительно усилили интерес к организации хранения информации. Документирование информации, являясь обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.
Развитию архивного сектора сохранности документов, в настоящее время, способствовало, появление значительного количества негосударственных организаций, в которых образуются большие объёмы разнообразных массивов документов, многие из которых должны быть переданы на архивное хранение как имеющие большую практическую и правовую ценность.
Речь идёт об учреждениях, где архив, является структурным подразделением, выполняющим часть функций организации.
Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами.
В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.
В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Объектом исследования данной курсовой работы является Государственные архив. Предметом исследования являются основные функции и задачи, свойственные государственным архивам.
Цель курсовой изучить процесс организации работы архива и нормативно-правовую базу, которая регулирует этот процесс.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- определить понятие государственный архив и рассмотреть его основные его функции
- изучить порядок подготовки дел к передаче на государственное хранение
Для написания курсовой работы и исследования ее теоретической части, использовалась учебная и специальная литература, которая в свою очередь является методом, способствующим раскрыть тему курсовой работы.
Объем и структура курсовой работы определяется поставленными целями и задачами, и которая состоит из введения, глав, параграфов, заключения и списка использованной литературы.


Глава 1 Государственный архив и основные его функции
1.1 Общая характеристика государственного архива Российской Федерации
Федеральное казенное учреждение «Государственный архив Российской Федерации», в дальнейшем именуемое «Архив», создано распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 января 2011 г. № 65-р путем изменения типа существовавшего государственного учреждения «Государственный архив Российской Федерации», с сохранением основных целей его деятельности и предельной штатной численности.
Официальное наименование федеральное казенное учреждение «Государственный архив Российской Федерации». Архив находится в ведении Федерального архивного агентства, осуществляющего в отношении Архива функции и полномочия учредителя.
Архив является некоммерческой организацией - федеральным казенным учреждением и не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, международными договорами (соглашениями), указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами Федерального архивного агентства и настоящим Уставом. Архив является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевой бюджетный счет в отделении Федерального казначейства, валютный счет на территории Российской Федерации (при необходимости), открываемые в установленном законодательством Российской Федерации порядке, круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим полным наименованием на русском языке, бланки и штампы со своим наименованием, свою символику. Рассмотрим структуру Архивного фонда в рисунке 1.
Рисунок 1 – Структура Архивного фонда.

Архив является научно-методическим и информационным центром по работе с документами своего профиля. В Архив включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации и несет ответственность за сохранность находящихся в его оперативном управлении здания, имущества, документов и их надлежащее использование.
Целями деятельности Архива являются:
1. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, поступивших в Архив, и обеспечение их сохранности.
2. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в Архиве.
3. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, относящимися к профилю Архива.
4. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в Архиве, в том числе организация работы Выставочного зала федеральных государственных архивов.
5. Научно-исследовательская и методическая работа в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин применительно к профилю деятельности Архива.
На Государственный архив возложены полномочия, формирующие определенные компетенции, которые следует рассмотреть в рисунке 2.
Рисунок 2. - Компетенции Государственного архива

Архив осуществляет постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, а также временное хранение архивных документов до истечения сроков их временного хранения. В состав Архива входят все сохраненные факты истории России. Кроме того, на хранении в Архиве находятся: книжный фонд; газетно-журнальный фонд; и фонд уникальных изданий, плакатов и карт, а также коллекции печатных изданий, поступившие от организаций и частных лиц, в том числе из-за рубежа. Архив хранит также: учетные документы; архивные и библиографические справочники, информационные базы данных; печатные, в том числе служебные ведомственные издания и другие материалы, раскрывающие и дополняющие фонды Архива и необходимые для научной, информационной, справочной и другой работы; страховой фонд копий особо ценных документов Архива (до передачи их на специальное хранение); копии документов, составляющие фонд пользования.
Виды деятельности Архива:
1. Хранение и учет документов Архива; представление в Федеральное архивное агентство сведений для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Реализация комплекса мер по созданию нормативных условий хранения документов Архива, обеспечению физико-химической сохранности и биологической безопасности документов Архива, организация их реставрации и консервации, переплёта, картонирования, выявление и учет особо ценных и уникальных документов Архива, обеспечение установленного режима их хранения.
3. Осуществление обособленного хранения и ведение в установленном порядке учета документов Архива, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
4. В установленном порядке формирование, согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве и ведение списков организаций - источников комплектования Архива.
5. Принятие в установленном порядке мер к пополнению фондов Архива документами Архивного фонда Российской Федерации профиля Архива, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, на основании договоров с собственниками этих документов.
6. Организация и осуществление совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности и приема на постоянное хранение в Архив документов Архивного фонда Российской Федерации.
7. Проведение экспертизы ценности архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в Архив от ликвидированных организаций - источников комплектования Архива, по истечении сроков их временного хранения.
8. Проведение экспертизы ценности архивных документов, поступивших в исключительных случаях в Архив в неупорядоченном состоянии.
9. Утверждение описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования Архива.
10. Согласование описей дел по личному составу, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива.
11. Осуществление взаимодействия с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций-источников комплектования Архива, оказание им методической и практической помощи.
12. Участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях-источниках комплектования Архива, организуемых Федеральным архивным агентством.
13. Организация в соответствии с законодательством Российск