Курсовая работа по делопроизводству и документообороту на тему разработка и тестирование систем электронного документооборота

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы: Выбранная тема актуальна, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. От того, насколько грамотно и целесообразно ведется документация, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как демонстрируют проводимые эксперименты, 86% всего рабочего времени сотрудников фирм тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.
В век развития информационных технологий все больше и больше организаций переходит на цифровой обмен информацией. Конечно, еще большая часть информации передается на бумажных носителях, однако в последние годы наблюдается тенденция в увеличении оборота документов, проходящих по электронным каналам связи. Например, с контрагентами, с органами государственной власти, а также внутри организации со своими подразделениями.
Прежде всего, электронный документооборот – это способ обмена с какими-либо электронными документами. При этом используется специальное программное обеспечение, отвечающее за хранения и обработку этих электронных документов. При таком подходе, электронные документы обладают юридической силой и приравниваются к бумажным вариантам.
Особенности электронного документооборота:
1. Экономия денег и забота об окружающей среде. При бумажном документообороте есть необходимость постоянно покупать бумагу. В рамках крупной компании, за год можно существенно сэкономить финансы, если обмениваться электронными документами.
2. Экономия времени. При хорошо организованном электронном документообороте время на работу с документами сокращается более чем в два раза. Это связано прежде всего с тем, что нет необходимости искать нужный документ на столе или в архиве среди сотен и тысячи других. При этом обмениваться электронными документами гораздо быстрее и проще, особенно если предприятие имеет несколько филиалов в разных городах.
3. Круглосуточный доступ. Работать с электронными документами можно даже из дома, при условии, что есть доступ к системе электронного документооборота.
4. Хранение документов. Электронные документы невозможно случайно потерять или порвать, так как вся информация хранится в электронном архиве и в любой момент времени любой документ можно найти по поиску. Так же не нужно оборудовать специальное помещение для хранения документов.
Объектом исследования являются электронный система электронного документооборота организации.
Предмет разработки – автоматизированная информационная система для организации электронного документооборота.
Цель работы – изучить разработку и тестирование систем электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
− изучить анализ рынка современных российских систем электронного документооборота;
− исследовать требования к СЭД, обеспечивающие процессы управления документами;
− рассмотреть общую характеристику и разработку электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата;
− определить нагрузочное тестирование системы электронного документооборота;
− изучить совершенствование системы документооборота организаций и её защиту.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Анализ рынка современных российских систем электронного документооборота
Всего несколько лет назад о системе электронного документооборота говорилось как о чем-то далеком, еще недоступном. Однако жизнь меняется гораздо стремительнее, чем предполагалось. Сейчас системы электронного документооборота активно внедряются как в крупные, так и средние предприятия. В государственных структурах интерес к возможностям электронного документооборота непрерывно растет. Все это положило начало разработке множества систем документооборота.
Документооборот – основа жизнедеятельности любой фирмы. Документы гарантируют правильность и обоснованность формирования управленческих решений. Они сопровождают все процессы на предприятии. Без должной организации, правильного хранения и обработки документации можно сильно навредить работе компании. Трата времени на поиск бумаг, утрата, задержка при отправке и получении, дубликаты тормозят производство.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми организован поток документов в учреждении. Она предусматривает рациональные действия, включающие как операции с документацией, так и все ее перемещения в аппарате управления.
В современном мире система электронного документооборота стала неотъемлемой частью практически каждой организации. СЭД сегодня – это не просто какая-то прихоть, а важная составляющая ИТ-инфраструктуры компании. Это связано с тем, что количество документов, используемых постоянно в работе, с каждым днем стремительно растет. Все их необходимо оперативно и качественно обрабатывать. И от того, насколько этот процесс налажен, зависят многие внутренние процедуры взаимодействия между подразделениями и контрагентами. Именно поэтому автоматизация документооборота – одна из самых приоритетных задач развивающегося бизнеса. Внедрение системы электронного документооборота существенно повышает эффективность деятельности коммерческой, промышленной или государственной организации, помогая быстро и удобно решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия.
Грамотно организованные процессы документооборота помогут наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях их существования. Именно поэтому к выбору СЭД стоит подходить с особой ответственностью, учитывая особенности внутренних и внешних процессов, которые должны проходить документы.
В связи с общей информатизацией для документооборота открываются возможности:
1) Больше нет проблемы в расстоянии, по электронным каналам документ приходит к получателю за считаные минуты.
2) Быстрый поиск нужного документа в базе, а также удобное и структурированное хранение документов.
3) Статус документа можно отследить в режиме реального времени.
4) Возможность удаленной работы с документами .
Однако у данной системы есть и некоторые недостатки, к ним относится:
1) Необходимость в защите информации.
2) Относительно длительный этап внедрения системы. Начиная от необходимости установки дополнительного программного обеспечения и заканчивая переучиванием персонала.
3) Не все контрагенты готовы перейти на электронный документооборот, в связи с этим возникает необходимость вести документооборот как в электронном виде, так и в бумажном.
В обзор включены 4 различные системы, представленные в России. Российский рынок систем электронного документооборота растет огромными темпами. Так же подавляющее большинство компаний выбирают отечественные систем, как наиболее отвечающие существующим тенденциям.
В списке ниже приведены наиболее популярные и актуальные системы электронного документооборота в России:
1) 1С Документооборот.
2) Евфрат-документооборот.
3) Босс-Референт.
4) Дело.
Данные системы обычно интегрируют в крупные компании, с численностью человек от 100 и выше. Прежде всего, это связано с тем, что затраты на внедрение системы окупаются увеличением скорости работы с документами и возможностью совместной работы.
Фирма 1С специализируется на разработке и поддержке программ для делового и домашнего назначения. Универсальным инструментом для целей построения систем электронного документооборота для предприятий любого масштаба является программа 1С Документооборот. Изначально разрабатывается как ECM-система (Enterprise Content Management). Система обладает огромными возможностями, помимо работы непосредственно с самим документам, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу с сотрудниками. Данное решение обеспечивает полный цикл обработки документов на предприятии .
Возможности и функциональность системы 1С Документооборот:
 Централизованное и безопасное хранение документов.
 Регистрация входящих и исходящих документов.
 Создание, хранение и обработка распорядительных, справочных и иных документов.
 Контроль и анализ исполнения поручений.
 Ведение учета рабочего времени сотрудников.
Евфрат-документооборот – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнеспроцессами и документами предприятия.
Система содержит все необходимые инструменты для интеграции электронного документооборота любой компании. Система является масштабируемой, то есть может работать как в рамках одного отдела, например, делопроизводителя, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. В базовый комплект поставки входят пять форм шаблонов для регистрации следующих типов документов: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры, служебные записки, функциональные возможности системы.
Евфрат-документооборот: управление документами, система электронного архива, совместная работа, система управления контрагентами, контроль исполнения, система автоматизации закупок.
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации документооборота и делопроизводства. На сегодняшний день компания является одним из лидеров на российском рынке решений класса ECM.
Основными пользователями системы БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия и коммерческие организации .
Возможности СЭД БОСС-Референт:
 Организация работы с договорами.
 Контроль исполнения поручений руководителей.
 Коллективная работа.
 Документооборот с органами власти федерального и регионального уровня.
 Работа с заявками.