Курсовая работа по делопроизводству и документообороту на тему Общая характеристика служебной переписки. Разновидности служебных писем

Введение

Актуальность темы исследования определена все возрастающей ролью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо – один из самых распространенных видов служебных документов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями, их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресатом и адресантом.
Управление невозможно без соответствующего механизма, которым выступает служебное деловое письмо. Но в документоведении, несмотря на обилие практических рекомендаций по составлению и использованию служебных деловых писем, отсутствует полноценная теория, рассматривающая эту разновидность документов комплексно, не определено ее место в сложившихся системах коммуникации, не выстроена классификация, нет четко разработанной терминосистемы – сам термин «деловое письмо» не разграничен с рядом смежных или близких по смыслу терминов.
Степень научной разработанности проблемы. Термин «служебное деловое письмо» рассматривается многими авторами (М.И. Басаков, И.Н. Кузнецов, В.А. Кудряев, Р.Н. Мосеев, М.В. Васильев, В.Ф. Янковая) в различных интерпретациях. Каждый из них использует разные синонимы для обозначения данного вида документа: письмо, служебное письмо, деловое письмо, официальное письмо, деловая корреспонденция, переписка. Вопросы изучения структуры и функций служебных деловых писем отражаются в трудах E.H. Басовской, Р.Н. Мосеева, A.B. Пшенко, С.В. Кушнерука и др. Активно ведутся исследования в области изучения электронных служебных деловых писем (C.JI. Кузнецов, Т.Н. Колокольцева, Ю.М. Кукарина, C.JI. Могилевский, О.И. Рысков, A.C. Ковальчук), особенностей их структурного наполнения и оформления.
Цель данной работы – привести общую характеристику служебной переписки. Разновидности служебных писем.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
определить понятие и сущность служебной переписки;
исследовать содержание делового письма;
провести анализ особенностей, оформления и работы с деловым письмом.
Объект исследования – служебная переписка. Предмет исследования – общая характеристика служебной переписки. Разновидности служебных писем.
Информационной базой для написания данной работы послужили труды отечественных авторов по изучаемой проблематике исследования, наиболее известными из них являются: М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенова И.А. Кокин Е.Н. Лагузова, О.Н. Эль-Амари А.С. Матвеева В.А. Янковая и др.
Методы исследования: метод анализа, синтеза, сравнения.
Структура данной работы включает введение, две главы, заключение и список использованных источников.


 

1 Современные технологии организации служебной переписки
1.1 Понятие и сущность служебной переписки

Переписка – это, прежде всего средство связи. Переписка между деловыми партнерами, обмен важной информацией в современных компаниях в рамках рабочего процесса ведется постоянно.
Деловая переписка – довольно широкое понятие. Это обмен определенно составленных документов, различных по содержанию, но имеющих определенные правила составления. Это может быть письменное обращения к коллеге, должностному лицу, клиенту, поставщику, руководителю или партнеру, но всегда оформленное по определенным правилам и гостам, благодаря чему происходит обмен информацией, делаются предложения и заключаются различные контракты, предъявляются претензии и благодарности.
Итак, любые деловые процессы происходят при помощи деловой переписки .
Именно в рамках деловой переписки существуют свои, особенные средства связи, которые делятся на :
1. Официальную почту.
2. Деловые письма через электронную почту.
3. Мессенджеры.
4. Корпоративные чаты.
Деловые письма – самый распространенный вид документов организации, используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов .
Деловое письмо – это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами) .
Деловое письмо – это сжатое, с точными формулировками, с четкой субординацией письмо. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию. Стиль изложения – нейтральный и объективный .
Деловое письмо выполняет ряд важных функций:
1) информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей;
2) письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности;
3) Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма .
Грамотная деловая переписка позволяет менять структуру бизнеса, ведет к лучшим результатам. По тому как именно написан тот или иной документ мы можем судить о всей компании в целом .
Деловое письмо может быть на бумажном носителе или электронным .
Обмен информацией, грамотное, уважительное и точное деловое письмо способно поднять имидж организации, а, следовательно, и профессионального уровня всех участников процесса коммуникации.
Письма позволяют расширить сферу деловых отношений между участниками деловой переписки, создавать новые деловые контакты, способствуя развитию организации .
Основания для классификации деловых писем различны:
а) исходя из степени доступности относительно информации, которая содержится в них (гриф ограничения доступа) – могут быть обычными и ограниченного доступа (конфиденциальными);
б) исходя из сроков исполнения – исполняемыми в общепринятые сроки либо срочными;
в) исходя из объема – короткими, средними и длинными ;
г) исходя из вида информации, которая содержится в них – текстовыми и комбинированными (сочетающими текстовые фрагменты с таблицами, с различными анкетами, а также графическими изображениями);
д) исходя из стиля изложения – официальными и частными;
е) исходя из комплектности – с приложением и без приложения ;
ж) исходя из композиции – простыми (касающимися одного вопроса) и сложными (касающимися двух и больше вопросов);
з) исходя из способа написания адреса – направляемыими в один (целевое назначение) или несколько (циркулярное) адресов;
и) исходя из информационного повода для подготовки – инициативными и ответными письмами .
Однако в качестве главного классификационного критерия для делового письма по-прежнему выступает их функциональное предназначение. Поэтому можно выделить три классификационные категории, являющиеся базовыми:
а) официальные деловые письма;
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для целей осуществления внутренней переписки (переписка, осуществляемая исключительно внутри организации) .
В свою очередь классификацию официальных, а также частных деловых писем, исходя из особенностей их функционального предназначения можно продолжить.
Так, группа официальных деловых писем включает:
1) письмо-просьбу;
2) письмо-сообщение;
3) письмо-запрос;
4) письмо-заявление;
5) письмо-подтверждение;
6) письмо-заказ;
7) письмо-предложение (оферта);
8) письмо-дополнение;
9) письмо-рекламация (претензия);
10) информационное письмо;
11) гарантийное письмо;
12) презентационное письмо;
13) письмо прямой почтовой рассылки;
14) краткое письменное сообщение (уведомление, напоминание и т. п.);
15) сопроводительное письмо .
Группа частных деловых писем включает:
1) письмо-поздравление;
2) письмо-приглашение;
3) письмо-извинение;
4) письмо для выражения сожаления либо соболезнования;
5) письмо по случаю представления (в рамках заочного знакомства);
6) письмо по случаю отъезда;
7) письмо для поддержания контактов либо взаимоотношений (имиджевое письмо);
8) благодарственное письмо;
9) рекомендательное письмо;
10) мини-письмо (письмо-шаблон, письмо-маятник)
11) письмо-открытка;
12) письмо негативного содержания (письмо-отказ, письменное уведомление об увольнении или отказ в предоставлении вакансии, письмо с выражением неодобрения либо порицания чьих-либо определенных действий и т. п.);
13) письмо для выражения отказа от конкретного предложения;
14) письмо для обращения в разные инстанции частного характера;
15) письмо-резюме .
Таким образом, деловое письмо – это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).