Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Проблема защиты архивных документов от хищения и несанкционированного доступа.

ВВЕДЕНИЕ


Актуальность исследования. Деятельность любой организации, органа власти осуществляется при помощи документов. Документационное обеспечение управления является базовой технологией управления, основной целью которого является обеспечение руководства нужной, оперативной информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Работа с документами требует специфических знаний и умений. Документы разнообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - обладают собственными характерными чертами и правилами работы с ними. Большая роль отводится архивным документам.
Несмотря на общепризнанную научную и культурную ценность, архивные документы постоянно подвергаются внешним и внутренним угрозам: пожары, затопления, террористические акты, нарушение правил хранения, хищения сотрудниками и посторонними лицами. В последние два десятилетия ситуация особенно обострилась: степень риска физического повреждения документов достигла кризисного состояния, а объектами хищения сделались не только отдельные документы, но и целые единицы хранения. Все это привлекло внимание общественности и Росархива, однако проблема сохранности документов по-прежнему остается нерешенной.
Документы нужно не только верно сформировать и оформить, но и передать, обеспечить сохранность, быстро найти в необходимом случае. В связи с этим, в компаниях, органах власти всех уровней большое внимание должно уделяться защите архивных документов.
Цель курсовой работы – выявление проблем защиты архивных документов от хищения и несанкционированного доступа. Достижение поставленной цели потребовало решение ее приоритетных задач:
1) Раскрыть понятие и сущность архивных документов;
2) Изучить комплектование, учет и использование архивных документов;
3) Рассмотреть хищение и несанкционированный доступ как фактор утраты архивных документов;
4) Определить пути защиты архивных документов от хищения и несанкционированного доступа.
Объект исследования – архивные документы.
Предмет исследования - проблемы защиты архивных документов от хищения и несанкционированного доступа.
При написании курсовой работы применялись такие методы исследования, как анализ литературы по проблеме, синтез, индукция и дедукция, классификация, системный метод.
Теоретико-методологической основой исследования послужили труды отечественных ученых и практиков, посвященные вопросам хранения, защиты документов от несанкционированного доступа, в частности, И.Г, Шепилова, В.Ф, Привалов, И.В. Коробейникова, Р.И. Меджидов.
В работе использованы законодательные акты, нормативно-правовые документы, регулирующие сферу применения архивных документов в системе документационного обеспечения управления.
Структура работы отвечает общей логике исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка. Она изложена на 34-х страницах машинописного текста.







1ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЗАЩИТЫ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА


1.1 Понятие и сущность архивных документов

В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, аккумулируется, обрабатывается и передается большое количество информации. Принимаются верные управленческие решения на основе информации, а информация является неким доказательством их выполнения, источником для обобщения и развития объекта управления. От полных, точных, достоверных, актуальных сведений во многом зависит качество и эффективность управленческих процессов. В результате документирования данные свойства приобретает информация.
Документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) представляет собой вид обеспечения управления организацией, включающий фиксирование, передачу и обеспечение хранения информации об организации и управляющих воздействий. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документацией - важный аспект работы любого учреждения.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами[9].
М.П. Бобылева в своем труде «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» поднимает вопросы, которые касаются организации и автоматизации процессов управления и документационного обеспечения [25, с. 28]. М. Ю. Рогожин, М. И. Басаков отражают вопросы теории и практики современного делопроизводства в учебно-практических пособиях. Следует отметить работу В.Ф. Янковой [32, с. 14] «Как организовать делопроизводство», в которой раскрывается интегрированный подход к пониманию «системы документации». В книге Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой «Делопроизводство» представлена характеристика нормативно-правовой основы ДОУ коммерческих организаций[28, с. 156].
В. А. Андреева в работе «Делопроизводство. Организация и ведение»[13, с. 22] представила комплексный взгляд на состав управленческой документации, формулирует требования к системе делопроизводства. М. В. Кирсанова в своей книге «Современное делопроизводство» акцентирует внимание на делопроизводственном процессе, который содержит в себе оформление, движение документов, контроль выполнения, поисково-справочную и аналитическую работу [20, с. 12].
Вопросы эффективности организации документооборота поднимает в книге «Делопроизводство. Организация архива предприятия» М. Ю. Рогожин [27, с. 22]. М.И. Басаков в пособии «Делопроизводство» рассматривает документацию и организацию документооборота организации, приводит формы и реквизиты основных видов документов, которая обширно применяется в банковских и микрофинансовых организациях[24, с. 18]. А.Ю. Чуковенков в статьях «Виды нормативны правовых актов», «Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов» касается принципов систематизации нормативных актов, выбору их вида для закрепления разного рода правил [30, с. 12].
Можно отметить, что от того, как налажена работа с документами в организации, зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения и деятельность организации в целом.
С помощью определенного комплекта документов реализуются различные формы управленческой деятельности, например[16, с. 3]:
- учет - в форме составления и обработки документации бухгалтерской и статистической;
- контроль – с помощью сбора сведений с целью проверки соответствия объекта управления необходимому состоянию и т.д.
На сегодняшний день понятие «документ» трактуется по-разному.
Так, в первом терминологическом отечественном стандарте в сфере делопроизводства ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие «документ» было определено как «метод фиксации сведений о различных фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека»[9].
Наиболее доходчиво можно было дать такое определение документу, как «информация, зафиксированная на определенном материальном носителе с установленными реквизитами на основании ГОСТ Р 7.0.97. – 2016, который придает ему юридическую силу»[10].
В настоящее время понятие «документ» определено в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (изм. от 19.07.2018) таким образом: «Документ - это зафиксированная на вещественном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». По мнению автора, очень важно для управления, делопроизводства, архивного дела, чтобы информацию, зафиксированной в документе, можно было идентифицировать, чтобы документ был оформлен в порядке, установленном с определенными реквизитами и имел юридическую силу. Также данное понятие нормативно закрепляется ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[11].
По версии Федерального закона от 23.11.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (изм. от 03.07.2016), документ - материальный носитель данных, содержащий информацию в любой форме, который имеет реквизиты и которые позволяют его идентифицировать»[6].
Рационально сформированный комплекс связанных между собой документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в определенной области деятельности, является унифицированной системой документации (далее - УСД)[26, с. 92].
Автор выделяет низкую значимость в области формирования оптимального субъекта управления организационного проектирования, и неприятие обоснованной, верной, точной документированной информации в качестве нужного инструмента процесса управления на всех его стадиях: анализ объекта управления, внешней среды, прогноз и планирование, контроль и учет, экспертиза, оценка. Документация дает возможность формализовать и улучшить управленческие процессы. Документационный ресурс следует идентифицировать в единой логике управленческих процессов.