Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Анализ правил и особенности оформления протоколов.

Введение
Актуальность темы исследования.
Всю жизнь человек сталкивается с зафиксированной на материальном носителе информацией в виде текста, изображения, звукозаписи, которую можно назвать одним словом – документ.
Документ – это явление очень древнее и наполненное множеством различных смыслов. Время идет, человеческое общество развивается, а каждая сфера обладает своим определенным набором целей и задач. Сейчас нельзя обойтись без документов, ведь человек не сможет установить свою личность, подтвердить какую – либо сделку, запретить или разрешить какое- либо действие, фиксировать ход и результат совещания, которое ведется благодаря такому документу как протокол.
В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века в период реформ государственного управления, проведенных Петром 1. В то время применение протоколов в делопроизводстве объяснялось тем, что они позволяли зафиксировать в документе «разномыслие» при обсуждении вопроса и выработке решения. Чтобы мнение старших по должности членов присутствия не давило над мнением младших, был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими. Для придания юридической силы документу протокол должен был быть подписан всеми членами присутствия.
В современном мире протоколы в делопроизводстве продолжают играть важную роль в стандартизации и организации информации в различных организациях. Протоколы помогают в создании структурированных и легко понятных правил процессов, обмена информацией и ведения документации. Протоколы остаются актуальными и необходимыми для структурирования работы и осуществления процессов в современном делопроизводстве. Документация и правила в виде протоколов являются фундаментом для успешной работы организации и обеспечения ее прозрачности и эффективности.
Объектом исследования является курганский комбинат «Синтез» и его архивный фонд Р – 1708 в ГАКО.
Предметом исследования в процессе работы стали протоколы в системе документации предприятия.
Целью исследования в данной работе является раскрытие понятия и назначения протокола, выявление роли протоколов в системе документации курганского комбината «Синтез», анализ протоколов и выявление их особенностей.
Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:
– раскрыть понятие и назначение протоколов;
– рассмотреть видовой состав протоколов;
– описать структуру текста протокола;
– дать общую характеристику организации и архивному фонду;
– охарактеризовать особенности оформления протоколов;
– отразить производственные и социальные проблемы предприятия.
Характеристика литературы. При написании курсовой работы были использованы журналы:
• «Делопроизводство и документооборот на предприятии»;
• «Секретарь – референт»;
• «Форум молодых ученых»;
• «Вестник магистратуры»
• «Сибирский научный вестник» и др.
В данных журналах были рассмотрены статьи таких авторов как Янковая В., Иритикова В., Назарова Л.А., Александрова Ю.И., Ходжаян Е.Г., Буслаева Е.С., Санкиной Л.В. и многих других. В статьях данных авторов очень ярко отражены понятия протоколов, их составляющие, что включают в себя вводная и основная часть документа, какое место протокол занимает в системе организационно – распорядительной документации и еще множество других аспектов, что помогло в теоретической части курсовой работы.
Чаще всего в данной курсовой работе встречаются статьи Янковой В. и Иритиковой В., Санкикной Л.В., можно сказать, что они более глубоко описывают и рассуждают над теоретическими аспектами протоколов, отдают им не последнее место в системе организационно – распорядительной документации.
Также для написания курсовой работы использовался учебник Кузнецовой Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), в котором подробно расписано, что такое протокол, какие виды существуют, описываются его составляющие и дается несколько примеров оформления протокола.
Были использованы и другие статьи, журналы, но именно данные публикации использовались чаще всего.
Характеристика источников. При подготовке курсовой работы использовались разные группы источников.
К первой группе относятся нормативные акты и документы:
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Данные источники подробно описывают требования к оформлению бланка и реквизитов документа. Данные документы играют большую роль для написания курсовой работы, ведь все теоретические и практические аспекты мы можем посмотреть в данных источниках.
Вторая группа словари и справочники:
• Кайдалова М.Г. Путеводитель. Государственное учреждение «Государственный архив Курганской области»
Для практической части данной курсовой работы был использован путеводитель, в котором подробно описана история курганского комбината «Синтез», его создание, развитие, периоды его становления, достижения. С помощью данного путеводителя можно найти нужный фонд по какому – либо предприятию, учреждению, организации и так далее. Также в путеводителе можно посмотреть информацию сколько хранится единиц хранения, за какой год документы, какие документы включает в себя необходимый фонд
Третья группа архивные источники:
• Фонд Р – 1708 комбината «Синтез», описи №1, №2.
Данный фонд был очень полезен для написания курсовой работы.
Практическая значимость исследовательской работы заключается в том, что результаты исследования можно использовать для расширения знаний по истории делопроизводства, а также для углубленного изучения протоколов. Данная работа полезна для получения больших навыков с целью применения использования профессиональной лексики.
Научная новизна исследования состоит в том, что впервые в научный оборот вводятся протоколы комбината «Синтез», которые ранее не изучались исследователями. Данную исследовательскую работу можно использовать на студенческой конференции.
Структура курсовой работы: введение, две главы, включающих пять пунктов, заключение, список источников и литературы, приложение.
Во введении обосновывается актуальность темы исследования, объект, предмет, цель, задачи исследования, приведена характеристика источников и литературы, практическая значимость, научная новизна исследования и показана структура работы.
Первая глава посвящена теоретическим основам работы с протоколами. В первом пункте дается понятие, назначение и видовой состав протоколов.
Вторая глава посвящена анализу протоколов курганского комбината «Синтез». В частности, рассматривается общая характеристика организации и архивного фонда, особенности оформления протоколов курганского комбината «Синтез» второй половины XX века и отражение производственных проблем предприятия «Синтез» в текстах протоколов.
 

ГЛАВА 1. Теоретические основы работы с протоколами
1.1. Понятие и сущность протоколов

Протокол занимает особое место в системе организационно – распорядительной документации. Его можно рассмотреть с двух аспектов: как информационно – справочные документы, ведь протокол содержит информацию о ходе обсуждения каких – то управленческих вопросов, и как распорядительные документы, так как протоколы содержат постановляющую часть (выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план).
Если рассматривать протокол как информационно – справочные документы, то можно сказать, что они сообщают сведения, предлагают какие – то варианты управленческих решений, позволяют выбрать эти варианты. Протоколы предоставляют собой источник информации для последующей работы, позволяют восстановить хронологию событий и участников процесса. На основе принятия решения руководителем данные документы могут быть основанием для принятия решений, а также подготовки распорядительных документов.
Если же рассматривать протоколы как распорядительные документы, то важно отметить, что протоколы отражают деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом, либо группой работников. Протоколы могут содержать решения, указания, инструкции или другие формулировки, которые должны быть выполнены участниками мероприятия или другими лицами. Во многих организациях существуют высшие коллегиальные органы или группа работников, которые призваны решать какие – либо вопросы в ходе дискуссий с учетом опыта и знаний каждого в отдельности приходят к общему мнению, то помогает обеспечить разносторонний взгляд на проблемы и избежать одностороннего принятия решения. Протоколы являются основой для организации работы сотрудников и обеспечивают систематизацию и контроль за выполнением задач. Важно отметить, чтобы протоколы были составлены точно и четко, чтобы не допустить недоразумений и ошибок в выполнении поручений.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальным органом, который используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных и постоянных. Он может быть письменным или электронным и может использоваться в различных сферах деятельности, включая бизнес, образование, науку и т.д. Важно, чтобы протоколы хранились в соответствии с правилами архивного дела и были доступны для последующего использования и проверки.
Протокол в делопроизводстве является важным инструментом для фиксации информации и обмена идеями между участниками коммуникации. Он служит для документирования событий, встреч и обсуждений, которые происходят в рамках организации или процесса. Протокол может использоваться для различных целей, включая:
1. Фиксация фактов: протокол помогает зафиксировать и сохранить информацию о событиях, встречах и обсуждениях, чтобы предотвратить потерю данных или их искажение.
2. Доказательство: протокол может служить в качестве доказательства в случае споров или конфликтов, предоставляя объективную информацию о происходящем.
3. Установление ответственности: протокол может использоваться для установления ответственности за принятые решения или действия, что способствует прозрачности и упорядоченности в организации.
4. Обмен информацией: протокол позволяет участникам обмениваться информацией, идеями, фиксируя их для последующего использования или анализа.
5. Планирование и принятие решений: протокол может служить основой для планирования дальнейших действий и принятия решений на основе обсужденных вопросов и принятых решений.