Разработка ИС салона красоты

ВВЕДЕНИЕ
За последние годы в Российской Федерации накоплен значительный опыт разработки и внедрения информационных систем, используемых в работе самых разнообразных предприятий и организаций. Автоматизированные системы управления используются в больницах и поликлиниках, в деятельности специализированных государственных служб и частном бизнесе. В управлении бизнесом на уровне административных территорий и государственном уровне применяются информационные системы мониторинга населения, учета и движения кадров, оценки материальной базы, деятельности предприятий и другие.
Будущее российского бизнеса трудно представить без современных информационных технологий. Они значительно облегчают работу специалистов, позволяют клиентам по-иному взглянуть на процесс их обслуживания в медицинских центрах, салонах красоты и фитнес-клубах. Сегодня информационные технологии в индустрии красоты рассматриваются уже не как перспектива, а как необходимое условие успешной деятельности любого предприятия.
Так рассматриваемое мной предприятие «Галатея» является салоном красоты. Для того, чтобы предложить клиенту оптимальный вариант записи на услугу, администратору необходимо учесть множество факторов (такие как дни работы мастера, время, свободное время, время затрачиваемое на определенную услугу определенным мастером). Для того, чтобы заказать необходимые материалы нужно провести учет расходуемой краски, шампуней, средств, сформировать заказ, это всё отнимает большое количество рабочего времени администратора салона красоты.
Приведённые данные указывают на необходимость и актуальность для салона красоты «Галатея» проведения работ по модернизации бизнес-процессов организации. Учитывая изложенное, можно сформулировать приведённые ниже требования на выполнение курсовой работы.
Объектом исследования является салон красоты «Галатея»
Предметом исследования бизнес-процессы этой организации.
Целью работы является внедрение системы по автоматизации деятельности салона красоты.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) Проанализировать предметную область – салон красоты «Галатея».
2) Выбрать объект автоматизации.
3) Выбрать программный продукт по управлению деятельности салонов красоты для последующего внедрения.
4) Провести экономическое обоснование последующего внедрения.
курсовая работа состоит из следующих частей: введения, двух глав, заключения и приложения.
В первой главе работы описываются:
Системный анализ предметной области, внешняя и внутренняя среды предприятия, процесс выявления существующих недостатков и проблем организации, требующих внесения отдельных изменений в бизнес-процессы для повышения эффективности фирмы.
В процессе проведения исследований и разработок в курсовом проекте были использованы следующие наиболее важные литературные и электронные источники:
1. В. В. Репин, В. Г. Елиферов «Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов». РИА «Стандарты и качество» Москва-2004.
В книге содержится описание методологии построения на основе процессного подхода деятельности организации и предназначена для повышения эффективности и управляемости организации. Приведены методики выделения процессов в организации, способы построения сети бизнес-процессов, методики моделирования процессов в нотациях IDEF0, IDEF3, DFD и ARIS и их сравнительные характеристики.
2. Учебное пособие А.Д. Козлов, В.А. Лекае «Методы анализа предметных областей» посвящено моделированию предметной области. Моделирование применяют для проектирования таких компонент автоматизированных систем, как программное обеспечение, организационные структуры, функциональные подсистемы, базы данных, лингвистическое обеспечение, а также для информационных технологий, бизнес-процессов и систем в целом. Соответствующие методы могут использоваться как при использовании разнообразных систем, так и в процессе их модификации.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1 Общая характеристика салона красоты «Галатея» как структуры частного бизнеса
Объектом исследования данной работы является «Салон красоты «Галатея». Изначально это была парикмахерская, работающая с 1973 года. Предприятие было выкуплено в 2010 году на средства двух основателей. Были приглашены дизайнеры для разработки фирменной эмблемы и оформления интерьера, сделан качественный ремонт помещения. Очень тщательно подошли к выбору сотрудников на новые должности. Поскольку раньше можно было только подстричь и покрасить волосы то, теперь были наняты мастера маникюра и педикюра, косметолог, массажист и администраторы, а также куплен солярий. Старались пригласить только самых лучших мастеров, имеющих свою клиентскую базу. Кроме того, за счет организации мастера периодически посещали профильные семинары и мастер-классы. Организационная структура салона представлена на рис. 1.

Рис. 1 – Структура организации салона красоты «Галатея»
Персонал является важной частью салона. К кадрам предъявляются определенные требования:
• Специальное образование
• Каждый мастер имеет свои инструменты
• Свою клиентскую базу
• Опыт работы не менее 5 лет.
Салон предоставляет:
• Рабочее место
• Расходные материалы
Каждый мастер работает в своем графике:
• Женский зал: 5 мастеров на 2 смены по два мастера работают в графике 2-2-3 и пятый мастер работает понедельник и четверг.
• Мужской зал: 5 мастеров 2 мастера основных работают в графике 2-2 остальние1-2.
• Маникюр-педикюр: 2 мастера; первый мастер работает Пон/Чет/пят/воск, второй - Вт/Ср/суб
• Массажист: первую неделю Пон/Ср/Пят, вторую - Вт/Чет
• Косметолог: Вт/Ср/Чет/Пят/Суб до 16
Салон предоставляет довольно широкий спектр услуг, стремясь, чтобы клиент получил все желаемые процедуры в одном месте. Клиенты пришли к пониманию, что домашний уход по эффективности ни в какое сравнение не идет с салонными процедурами. К тому же клиенты в салоне экономят своё время и силы.
Для успешной работы и занятия уверенных позиций на рынке индустрии красоты необходимы не только качественные процедуры, но и постоянное управление процессами, создание условий для привлечения клиентов, их удержания, четкий учет материалов, расходуемого времени, отслеживание каждого клиента, чтобы избежать его ухода. Именно автоматизация позволяет построить весь процесс качественно, чтобы клиентам вновь и вновь захотелось бы приходить в салон красоты, а квалифицированный персонал не думал о смене места работы.

1.2 Характеристика объекта информатизации
Салоны красоты объединяет одна проблема – частое отсутствие какой-либо автоматизации процессов. В качестве объекта исследования была выбрана сеть салонов красоты «Галатея». На данный момент все операции по записи, услугам, заказу продукции происходят вручную. Учет обычно происходит при помощи журнала, что очень сильно сказывается на времени обслуживания. При записи клиента в салон приходится учитывать много факторов, таких как дни работы мастера, длительность всех процедур и наличие свободного времени. Также не всегда понятно наличие необходимой продукции в салоне. Обозначенные проблемы можно решить, используя современные информационные технологии.
Одним из наиболее прогрессирующих направлений в области информационных технологий является разработка и внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных. Развитие компьютерной техники и, что более важно, развитие коммуникационных технологий, в последнее время является мощным двигателем использования информационных систем.
Рассмотрим бизнес-процессы нашего салона красоты в том виде, в котором они осуществляются в данный момент.
Ниже приводятся разработанные на основе системного анализа в среде ARIS EXPRESS [1] основные модели бизнес процессов салона красоты «Галатея», которые нуждаются в улучшении по согласованию с руководством. Модели представлены в виде eEPC цепочек.

Рис. 2 – Запись на услуги.

Запись на услуги, представленная на рис 2. сейчас происходит с помощью регистрационного журнала, в который записывает данные администратор. Данные о клиенте, процедурах, и времени их осуществления хранятся в письменном виде и как не систематизированы. Администратору приходится самостоятельно и по мере обращения клиента рассчитывать время и день работы мастера, чтобы не происходило накладок. Сейчас клиента можно записать и оказать услугу двумя способами:
1) Когда клиент звонит по телефону и администратор производит запись заранее.
2) Когда клиент приходит лично в салон и записывается или хочет получить услугу сразу.
При звонке клиента происходит проверка свободных мастеров и их графика работы. При предварительной записи по телефону клиент может выбрать необходимую ему дату и время работы интересующего мастера.
При приходе клиента непосредственно в салон, администратор проверяет: был ли клиент записан к мастеру ранее, и если это – так происходит осуществление услуги; а если нет – осуществляется поиск свободных мастеров, которые бы могли оказать услугу. Запись клиентов ведется в регистрационном журнале и осуществляется вручную. График работы мастеров не автоматизирован.
На рис. 3 представлен процесс заказа и поставки материалов. Учет материалов осуществляется вручную, а записи о расходах также неавтоматизированы. Заказ материалов осуществляет администратор. Производя в начале учет оставшихся материалов, далее он производит подсчет израсходованного материала и только потом составляет заказ. После этого связывается с поставщиком и осуществляет заказ.
На данный момент вся эта процедура занимает более четырех часов.


Рис. 3 – Заказ и поставка материалов

Кроме рассмотренных бизнес процессов в салоне красоты осуществляются расчет заработной платы сотрудников, расчеты с поставщиками, учет банка данных постоянных клиентов, но в нашу задачу автоматизация этих процессов не входит, поскольку они не входят в компетенцию администратора салона красоты.
С внедрением информационной системы процессы работы салона красоты очень сильно упростятся. Многие действия, которые требовали внимания и отнимали время персонала, будут автоматизированы. Будет реализован выбор наиболее подходящего времени для записи к мастеру на основе выбранных услуг и дней его работы, учет закупаемой продукции у поставщиков, безналичный расчет, генерация отчетов. Все это упростит процесс и избавит администраторов от ненужной работы.

ВЫВОДЫ К ПЕРВОЙ ГЛАВЕ
Таким образом, в первой главе дано описание следующих результатов работы:
Произведен анализ деятельности салона красоты «Галатея». Для автоматизации выбраны следующие процессы: запись клиента на услуги, заказ закупка материалов, необходимых для работы салона красоты. Проведено моделирование этих бизнес-процессов объекта исследования в виде eEPC диаграмм в среде ARIS EXPRESS.
На основе проведенного анализа бизнес-процессов выявлено, что данные клиентов хранятся в журналах записи, которые неудобно систематизировать. Расчет заработной платы сотрудников слабо контролируется.
Также мало контролируется учет и расход материалов. Таким образом, работа администратора может быть автоматизирована за счет внедрения специального программного обеспечения.

ГЛАВА 2. ОБЗОР СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
2.1 Требования к системе по автоматизации деятельности салона
Данные требования к системе по автоматизации деятельности салона красоты были сформулированы совместно с руководством салона красоты «Галатея». Выделены следующие группы требований:
• Требования к функциональным характеристикам
Разработка и реализация информационной системы позволит обеспечить возможность выполнения следующих функций:
• авторизация пользователей системы;
• просмотр рабочих дней, свободного времени мастеров;
• просмотр, редактирование, добавление данных;
• формирование/печать отчетов;
Исходные данные:
• информация о персонале;
Информация о персонале должна содержать следующие элементы:
• ФИО;
• контактные данные;
• должность;