стиль деловой корреспонденции

Введение

Актуальность темы исследования. Во все времена деловое общение и соответственно деловая переписка были одними из важнейших составляющих любого бизнеса, главными средствами взаимодействия в его рамках. Умение грамотного оформления деловых писем является одним из факторов успешной предпринимательской деятельности. Соблюдение правил, установленных спецификой формы делового письма и традициями общения, играет значительную роль в бизнесе при ведении официальной переписки, поэтому изучение и выявление норм, касающихся не только оформления письма, но также и характера изложения его содержания, определяют актуальность данной работы. К тому же следует учитывать, что в разных языковых группах существуют разные правила оформления письма. В частности, оформление его некоторых деталей будет отличаться в зависимости от того, написано оно на русском или немецком языке.
Деловые письма составляют до 80% входящей и исходящей документации компании. Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их предметом могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, разъяснения, отзывы, изменения и т.п.
Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам – это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. По стилю составления и оформления писем, способам работы с ними можно судить о том, что происходит в организации.
Культура делового письма не исчерпывается только элементарной грамотностью, т.е. отсутствием грамматических ошибок. Есть так называемые логические и этические аспекты культуры деловой речи.
Деловое письмо должно быть кратким, но убедительным, сдержанным, но выразительным, и, разумеется, вежливым, даже если это письмо-претензия или отказ кому-либо в просьбе. Доказывать, убеждать, находить нужные слова и выражения - задача составителя письма, и задача не из легких. Никому не хотелось бы компрометировать себя в глазах деловых партнеров и слыть за безграмотного человека, поэтому культуре делового письма необходимо учиться. Поэтому нужно постоянно работать над культурой своей речи, как письменной, так и устной, следить за речью окружающих, учиться замечать речевые ошибки, стараться самому не допускать их.
Анализ исследований и публикаций. Изучением особенностей деловой корреспонденции занимались такие авторы, как: А.В. Бусыгин, Т.М. Деева, Дж. Дэниэлс, Е.Н. Лагузова, Ю.Е. Прохоров, Л.К. Раицкая, Н.П. Романова, Ю.В. Таратухина, И.Д. Чаплыгина, О.Н. Эль-Амари и др.
Актуальность проблемы, ее недостаточная разработанность в науке обусловили выбор темы исследования.
Предмет исследования: деловая корреспонденция.
Объект исследования: особенности ведения деловой переписки.
Цель исследования: изучить стиль деловой корреспонденции.
Для достижения поставленной цели, необходимо выполнить следующие задачи:
- рассмотреть правила ведения деловой переписки;
- охарактеризовать виды служебных писем; проанализировать правила оформления и структуру делового письма;
- определить особенности написания конкретных деловых писем.
Методы исследования. Для выполнения поставленных задач исследования был использован анализ научно-теоретических источников, методы количественной и качественной обработки полученных результатов, анализ, синтез, обобщение.
Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.
Список использованной литературы содержит 22 источника.
Объем работы: 29 страниц печатного текста.
ГЛАВА 1 Сущность понятия деловой переписки
1.1 Правила ведения деловой переписки

Успех профессиональной деятельности современного менеджера зависит от многих факторов, видное место среди которых занимают умения письменной деловой речи, которые, по нашему мнению, на сегодняшний день изучены недостаточно. В то же время, умение устного делового общения достаточно интенсивно исследуются учеными.
Письменная речь - процесс общения с отсутствующим собеседником с помощью письменных текстов. В менеджменте письменное деловое общение представлено различными формами. Это, прежде всего, деловые бумаги, различные документы; письма. Сюда же относятся телеграммы, переписка по электронной почте. Письменная речь является более сложным видом речевой деятельности, чем говорение и представляет собой специфический, активный, продуктивный вид речевой деятельности, который предполагает умение кодировать информацию с учетом графического канала связи.
Устное и письменное деловое общение в менеджменте предусматривают использование официально-делового стиля – функциональной разновидности литературного языка, что используется в официальном общении. Официально-деловой стиль – это язык деловых бумаг, распоряжений, постановлений, программ, заявлений, резолюций, протоколов, приказов, анкет и т.п.
К деловым бумагам предъявляются особо высокие требования. Если в процессе устного общения можно кое-что уточнить, конкретизировать, то это сложно осуществить после того, как письменные документы отправлены адресату. Поэтому языковые средства, которые в них используются, должны соответствовать определенным принципам во избежание недоразумений:
1. Объективность. Личностные аспекты сведены к минимуму.
2. Стандартность. Используются готовые, проверенные практикой словесные формулы, которые легко воспринимаются и точно описывают ситуацию, которая неоднократно повторяется.
3. Логическая последовательность. Все части документа логически связаны.
4. Ясность изложения, точность описания.
5. Свобода от противоречий.
6. Убедительность. Обеспечивается обоснованием высказанного в документе мнения, доказательностью материала, точностью в подборе цифровой информации и фактов.
7. Лаконичность. Лаконичными считаются документы, в которых нет многословной аргументации, лишних слов и повторений.
8. Полнота информации. Полным называют документ, содержание которого исчерпывает все обстоятельства, связанные с решением вопроса.
Итак, тексты официально-делового общения требуют документации утверждений, точности и однозначности восприятия понятий, четкости, лаконичности, экономности формулировок .
Служебные письма относятся к главным средствам установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и учреждениями.
Деловая переписка сегодня – это не только традиционные бумажные документы или их современные электронные аналоги. Это еще и деловой имидж учреждения, который работает на него не только при личном общении за столом переговоров, но и представляет его на расстоянии без непосредственного участия. Поэтому в деловом общении следует соблюдать определенные нормы и правила.
Текст делового письма, как правило, освещает только один вопрос, но это не исключает многоаспектности его содержания. Исходя из этого, служебные письма можно поделить на простые и сложные. Простые письма излагаются в виде связного литературного текста в логической причинно-следственной последовательности.
Сложные листы могут отображать много подходов к решению поставленной задачи, поэтому при их оформлении могут быть использованы разнообразные формы изложения текста. Это - связный литературный текст, таблица, анкета, математические расчеты.
Текст письма - главный элемент документа. Его сборка требует наличия объективных сведений о положении дел, событиях, фактах, предложениях, которые являются предметом документирования, поскольку главными требованиями к тексту документа является достоверность и объективность его содержания, полнота информации, а также нейтральность тона и максимальная краткость .
Текст делового письма состоит из следующих частей: вступления, основного содержания, выводов. Во введении обычно указывается повод, мотивация, причина написания письма, или предлагается обоснование проблемы, задача.
Основное содержание письма содержит изложение, описание, объяснение событий и ситуаций, их анализ, обоснование. Во многих конкретных ситуациях делового общения основное содержание может быть исчерпано несколькими предложениями.
Выводы – это итог основного текста, что, как правило, формулируется в виде предложений, требований, просьб, отказов.
По функциональным признакам служебные письма делятся на требующие ответа, и такие, которые в нем не нуждаются.