Менеджмент в архиве

Введение
В настоящее время широкое использование нашли архивы. Под архивом полагается понимать организацию или ее структурный отдел, который воплотит в жизнь способ приема и хранения документов для дальнейшего использования ретроспективной документационной информации.
Современную систему архивов в России можно разделить на четыре группы:
1. Государственные архивы;
2. Ведомственные архивы;
3. Негосударственные архивы;
4. Муниципальные архивы.
Работа всех этих архивов должна проводиться с применением эффективного менеджмента или управления. Менеджмент в архивах, необходим для того, чтобы сделать деятельность архива наиболее результативной. Данное концепция включает в себя не только управление персоналом и организацию работы каждого сотрудника, но и управление всей деятельностью архива. Таким образом, можно сделать вывод, что благодаря результативному менеджменту, в архивах увеличивается эффективность труда, значительно экономится время, пространство и условия. В случае если обсуждать об архивных компаниях, то стоит обозначить, что при помощи менеджмента в архивах осуществляется вся деятельность по работе с клиентами.

Глава 1. Управление архивом
1.1. Архив как самостоятельное учреждение
На основании нормативных документов архивом является учреждение или структурное отделение организации, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. В зависимости от величины документов архив формируется как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), которое осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.
Организация должна обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации будут нести ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
1) архив управленческой документации;
2) научно-технический архив;
3) аудиовизуальный архив;
4) архив документации на электронных носителях.
Основными задачами архива организации являются :
1. Формирование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. Учет и обеспечение сохранности документов;
3. Разработка научно-справочного аппарата к документам архива;
4. Применение хранящихся в архиве документов;
5. Подготовка и передача документов на государственное хранение.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
1) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
2) утрату и несанкционированное уничтожение документов;
3) необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности;
4) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

1.2. Планирование деятельности архивом
Планирование это основная деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.
Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся :
1) экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;
2) научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);
3) комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).
В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы сотрудников по направлениям деятельности под руководством квалифицированного специалиста. В архиве учреждения имеются различные направления работы, как правило, они, распределяются между сотрудниками.

1.3. Информационный маркетинг
Маркетинг архивной информации – эта деятельность, которая направлена на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.
Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.
Маркетинговая работа в архиве включает:
1. Изучение потребностей пользователей архивной информации;
2. Установление оптимальных цен на работы и услуги, и их дальнейшую корректировку в соответствии со спросом на архивную информацию;
3. Сохранение и поиск новых потребителей архивной информации.
Маркетинговые исследования проводятся по следующей программе:
1) изучение информационных товаров, имеющихся на рынке, и цен на них;
2) изучение потребителей информации и выявление их потребностей;
3) анализ собственных информационных ресурсов и их соответствие долгосрочному спросу на информационном рынке;
4) определение каналов вывода информационных товаров на рынок.
Проведение маркетинговых исследований рационально организовать в отделе использования архивных документов. Поскольку именно в этом отделе собирается вся информация о пользователях и основных темах исследований, а также сведения об использованных ими архивных документах. В этом случае маркетинговые исследования не будут лишней деятельностью для данного отдела, а наоборот, значительно облегчат работу архива по обслуживанию потребителей архивной информации. Такие исследования в архивных учреждениях надо начинать с изучения законодательных и нормативных актов, которые регулируют коммерческую деятельность в информационной сфере.
Важнейшие законы в этой сфере следующие :
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. В частности, обратить внимание на статью 30 «Вывоз и ввоз копий архивных документов».
2. Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;
3. Федеральный закон от 6 октября 1997 г. № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации «О государственной тайне»;
4. Закон Российской Федерации от 9 июля 1993 г. № 5351 «Об авторском праве и смежных правах»;
5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.
После анализа правовых аспектов использования архивной информации можно приступить к изучению проблем экономической целесообразности производства информационных товаров и услуг.
Для того чтобы составить отчет о деятельности архива организации, нельзя обойтись без сведений о количестве посетителей, социально-правовых запросов, выданных архивных справок и других информационных документов и дел, которые были переданы во временное пользование. Эти сведения могут помочь изменить вопросы в разработке научно-справочного аппарата, указать на необходимость создания дополнительной картотеки, каталогов или обзоров на наиболее часто запрашиваемые документы. Для этого необходимо разобраться в формах учета, которые используют для документов архива организации, и уметь анализировать данные этих документов.
В государственном архиве без развитой маркетинговой службы не обойтись. Потому что необходимо иметь четкое представление о собирательном портрете потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного и его текущие интересы и запросы.

Глава 2. Управление персоналом
1.1. Заведующий архивом
Заведующий архивом заведует работой по ведению и организации архивного дела в учреждении. К основным функциям рассматриваемой должности можно отнести:
1. Обеспечение в соответствии с установленным порядком при¬ем, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
2. Руководство работы по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;
3. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых доку-ментов;
4. Проводит инструктаж работников структурных подразделений о по¬рядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;
5. Контролирует своевременность поступления в архив докумен¬тов, законченных делопроизводством;
6. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
7. Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива усло-вий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
8. Организовывает работу по ведению учета документооборота и коли¬чества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имею¬щихся в документах архива;
9. Составляет установленную отчетность, принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроиз¬водства и организации архивного дела.
Заведующий архивом должен знать:
1) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, ка-сающиеся работы архивов;
2) единую государственную систему делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действую¬щую систему их классификации;
3) структуру предприятия, учреждения, организации, основы ор-ганизации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.


1.2. Архивариус
Архивариус с латинского языка переводится как «начальник архива». Архивариус – это работник специализированного учреждения или отела любого предприятия, в котором хранятся старые документы, который отвечает за их сохранность. Его основная задача заключается в том, чтобы наладить правильную и бесперебойную работу, а также следить за документооборотом.
Для эффективной работы ему нужно обладать следующими знаниями:
1. В области системы государственного делопроизводства и законодательных норм.
2. Понимать правила оформления, эксплуатации и хранения деловой документации.
3. Уметь вести отчетность.
Данная профессия востребована в разных сферах. Например, в органах записи актов гражданского состояния (загсах) ее представители учитывают рождаемость и смертность, хранят копии свидетельств о рождении, о браке и другие важные документы, также в органах прокуратуры РФ. В фондах областных, городских и районных прокуратур Свердловской области хранятся:
1) приказы;
2) протоколы совещаний;
3) годовые сметы;
4) штатные расписания;
5) планы работы;
6) отчеты, справки;
7) обзоры, протесты, докладные записки, справки, представления, приемо-сдаточные акты и другие документы.
В крупных компаниях, а также в органах прокуратуры РФ сегодня почти вся работа переведена в электронный формат. Однако наиболее важные и ценные материалы, которые имеют продолжительный срок хранения, распечатывают и отдают на сохранение в архив. Основная задача архивариуса заключается в учете и систематизации каждого входящего и внутреннего материала, который вышел из текущего документооборота и, как говорится, «ушел в архив». Также этот специалист несет ответственность за то, чтобы все документы хранились в строгом соответствии с установленными правилами, нормами и условиями.

1.3. Кодификатор
Кодификатором принято называть специалиста, который является ответственным лицом за учет, распределение, хранение нормативных правовых актов и иных законодательных документов.
Зарождение профессии кодификатор, важно отметить, что поначалу являлась исключительно мужской, уходит во времена, когда появились первые сборники законов. Ее представители пользовались уважением со стороны общественности. Дословно с латинского языка она переводится как «составляющий свод законов».
Кодификатор осуществляет контроль изменений в действующем законодательстве. Он обязан вовремя вносить ряд нужных правок в экземпляры законодательных и иных нормативно-правовых документов. В случае необходимости специалист делает копии в требуемом количестве либо рассылает их по почте, обеспечивая отделы компании актуальными документами. После этого он составляет список недействующих нормативных документов, и отправляет их в архив.
Кодификатор имеет право:
1. Ознакомиться с проектами решений руководства фирмы, что касаются деятельности специалиста.
2. Вносить на рассмотрение своего руководителя вопросы, что касаются совершенствования методов работы.
3. Запрашивать по собственной инициативе либо по поручению руководства от отделов фирмы и отдельных сотрудников информацию и документы, необходимые для работы.

Заключение
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически во всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.
Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение.
Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, которая охватывает все теоретические, правовые и практические аспекты.
В данной курсовой работе были рассмотрены теоритико-методологические аспекты менеджмента в архиве, также должностные инструкции на примере прокуратуры Свердловской области, а именно заведующий архивом, архивариус и кодификатор. Так как одна из них отвечает за работу по организации и ведению архивного дела на предприятии или организации, другая отвечает за осуществление по ведению архивного дела на предприятии, а третья отвечает за ведение по подбору, хранению систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов. Так же автор просмотрел множество других пособий и рекомендаций, из которых выбрал для себя только самое важное. Например, к главной задаче маркетинга относятся основные ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.