Деловые совещания: подготовка и проведение

Введение
Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современного лидера тратится на обмен информацией, который происходит в контексте встреч, встреч, дискуссий, разговоров, переговоров и т. д. Это было важной необходимостью, поскольку в настоящее время информация является наиболее важным ресурсом для социально-экономического, технического и технологического развития любой формы или организации. В таких условиях владение информацией означает обладание реальной властью, отсутствие которой дезориентирует любую экономическую деятельность.
Деловые совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время встречи происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

1.Понятие делового совещания
1.1.Цели и задачи совещания

Деловое совещание - одно из самых ответственных занятий, которое может сделать руководитель.
Совещания необходимы для ускорения принятия решения и повышения его обоснованности, для обеспечения эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрой передачи конкретных задач исполнителю и эмоционального воздействия на сотрудников компании.
В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного целенаправленного взаимодействия между менеджером и командой посредством обмена мнениями. Поскольку совещание - это деятельность, в которой решения принимаются группой людей, характер выступлений участников и их результаты будут в значительной степени зависеть от характеристик группового поведения, таких как распределение ролей в группе и отношения между ними. члены группы влияют на давление со стороны сверстников.
Непродуктивные совещания могут привести к значительным потерям из-за неправильных решений. Совещания - это инструмент управления, и их следует использовать с правильной целью и правильным образом для достижения желаемого результата [6].
Успех совещания зависит от того, как участники понимают проблему. Тщательное планирование целей, участников, повестки дня и места проведения является ключом к продуктивной встрече.
На этапе постановки целей важно учитывать, требуется ли групповое решение. Опыт показывает, что решение групповых задач целесообразно, когда:
- проблема сложная и маловероятно, что у одного человека есть вся информация, необходимая для ее решения;
- разумное разделение ответственности за решение данной проблемы;
- также желательны потенциальные решения, а не одно;
- стоит проверить разные взгляды;
- лидер хочет, чтобы подчиненные чувствовали себя частью демократического процесса или завоевали их доверие;
- участникам группы необходимо лучше узнать друг друга.
Типы совещаний:
- симпозиум - расширенное собрание, посвященное определенной научной проблеме;
- конференция - расширенная встреча, например, среди ученых, политиков;
- конгресс - собрание широкого состава, обычно на региональном, национальном или международном уровне.
В разрезе конкретной компании в зависимости от основной задачи выделяют следующие типы совещаний:
- оперативное;
- инструктивное;
- проблемное.
Классификация совещаний может основываться на других критериях, таких как: периодичность: плановость, внеплановость.
Кроме того, по характеру совещания они делятся на следующие типы:
- диктаторский - характерный для авторитарного типа управления, когда собрание возглавляет и имеет реальное право голоса только лидер, остальные участники имеют возможность только задавать вопросы, но не «выражать собственное мнение» [10];
- автократичный - на основе вопросов руководителя к участникам и их ответов, как правило, без дискуссий, возможен только диалог;
- сегрегативный - отчет обсуждают только участники, выбранные менеджером, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;
- обсуждение - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принятия решения в окончательной формулировке принадлежит руководителю;
- свободное - по этому поводу не утверждена четкая повестка дня, иногда президент отсутствует, иногда заканчивается решением, но в основном сводится к обмену мнениями.
Собравшись вместе, участники встречи имеют возможность высказать свою точку зрения на обсуждаемые темы, предоставить имеющуюся информацию всем участникам встречи, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные решения. Ведь недаром говорят, что в споре рождается правда [2].

1.2.Классификация деловых совещаний
Деловые совещания как особый вид организации в зависимости от определенных критериев можно отнести к разным критериям.
1. По назначению (целям и задачам) выделяют следующие типы совещаний:
вводные (выдача заданий, повышение квалификации, передача дополнительных профессиональных знаний);
разъяснительные (убеждать сотрудников в правильности политики, неотвратимости предпринятых действий);
проблемные (коллективный поиск решения сложной и сложной проблемы);
информативные (привлечение внимания персонала к необходимой информации, объяснение способа работы);
координационные (обеспечение взаимодействия между организационными единицами).
Проблемные совещания. Задача такого совещания - найти лучшее решение обсуждаемой проблемы. Решения обычно принимаются путем обсуждения и голосования. Но процедура голосования не означает, что решения являются обязательными для административного органа, созвавшего служебное собрание.
Основными составляющими этой схемы являются отчет, вопросы к докладчику, обсуждение и выработка решения. Если участники собрания заранее получили необходимые материалы (тезисы доклада, сертификаты, проект решения) и имели возможность их изучить, можно организовать проблемное собрание либо без доклада, либо предоставив докладчику 3-5 минут. по аннотации, либо сразу начать встречу с вопросов к докладчику. На проблемном совещании каждый участник имеет право выражать и защищать свои мысли предложениями. Такое совещания увеличивает чувство ответственности людей за принимаемые решения и развивает чувство коллективной сплоченности.
Инструктивные совещания. Их задача - передавать необходимые приказы и информацию сверху вниз по схеме управления для более быстрого ее выполнения. Глава или представитель администрации, которому доверено собрание, доводит до общественности решения, директивы, рекомендации, принятые руководством этой организации, компании или вышестоящего органа (чаще всего в простом порядке).
На брифинге поднимаются и решаются некоторые конкретные вопросы, вытекающие из общего руководства, уточняются задачи, высказываются мысли о том, как лучше и быстрее всего их выполнить. Скорость ознакомления исполнителей с тем или иным решением, заданием или заказом служит достаточным основанием для приглашения их на встречу. В этом преимущество информационного собрания по отношению к отправке решений и руководств для исполнения.
Несмотря на проведение собрания, документы должны быть раскрыты, их желательно уточнить и материализовать по материалам собрания. В некоторых случаях руководителю удобнее сообщать свои идеи и просьбы в письменной форме, не взимая с сотрудников платы.
2. По назначению, психологическим характеристикам и продолжительности различают следующие виды совещаний:
информационные (передача определенной информации, обобщение информации, изучение различных точек зрения на проблемы);
оперативный (получение текущей информации о состоянии дел в организации, выработка оперативных решений, преодоление узких мест в выполнении поставленных задач, определение соответствующих задач для исполнителей, обмен информацией с целью оценки реальной ситуации и объема управления, принятие решений по дальнейшему улучшению ситуации);
обсуждение (коллективное обсуждение возникших проблем);
разработка и принятие решений;
образовательная (передача дополнительных профессиональных знаний)
уточнение и уточнение задач по реализации ранее принятых решений (убеждение сотрудников со стороны руководства в правильности проводимой ими политики и неотвратимости предпринятых шагов);
подведение итогов выполнения решений и оценка результатов собрания.
Информационные совещания проводятся для одновременного доведения до подчиненных, участников встречи новой служебной информации или каких-либо указаний.
Эти совещания целесообразны только тогда, когда необходимо оперативно ознакомить подчиненных с только что полученными материалами или принятыми решениями, чтобы немедленно приступить к их реализации; когда у лидера нет времени написать отчет или нет возможности воспроизвести текст, а также, при желании, эмоционально повлиять на участников встречи и заставить их почувствовать себя единым целым [13].

2.Планирование и подготовка служебных совещаний
2.1.Инструкция для эффективного проведения совещаний
Подготовка к совещанию начинается с определения необходимости и целесообразности проведения деловой встречи. Обосновывая необходимость встречи, менеджер должен сформулировать задачи, требующие оптимального и своевременного решения.
Готовясь к совещанию, необходимо, прежде всего, определить степень вашей потребности и постараться максимально сократить ее продолжительность. Для этого можно рекомендовать проведение нескольких этапов подготовительных работ, которые укажут на степень предварительной проработки поставленных на обсуждение проблем. Эти этапы включают:
подготовка различных вариантов проектов решений по вопросам, подлежащим рассмотрению на собрании;
отправка проектов решений в отделы и специалистов, заинтересованных и компетентных в предложенных вопросах, с просьбой о проявлении в установленные сроки. Этот вывод должен включать принятие одного из проектов решений или предложения по корректировке одного из приемлемых вариантов, или вашу собственную интерпретацию нового решения;
обработать заключения по проектам решений, поступивших от отдельных отделов или специалистов, и решить вопрос о необходимости проведения собрания.
При таком подходе совещание следует признать своевременным, если мнение большинства заинтересованных и компетентных сторон не ограничивается одним из предложенных вариантов решения проблемы.
Совещание полезно, когда можно обменяться информацией. Выявить мнения и альтернативы; Анализ сложных (нестандартных) ситуаций; Решение сложных вопросов. Руководитель должен рассмотреть все варианты проведения собрания: решение топ-менеджера; возможность решить проблему по телефону; Телефонная конференция с возможностью совмещения с другими (плановыми) встречами. И если после этого руководитель убедится в полезности встречи, ее можно проводить. В противном случае встречу придется отменить. После того, как будет принято решение о необходимости проведения собрания, будут определены повестка дня и состав участников [14].
При составлении повестки дня необходимо определить:
1) тема встречи и содержание обсуждаемых проблем;
2) условия, которым должен соответствовать окончательный результат заседания для определения цели заседания;
3) кем и какие подготовительные работы необходимо провести (желательно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведя предварительные встречи в подразделениях).
Залог успешного совещания - разработка подробной повестки дня и регламента. Правило организации управления и этики служебных отношений должно заключаться в обязательном предварительном раздаче повестки дня участникам собрания с указанием круга планируемых к обсуждению вопросов, ответственными за их подготовку и примерными регламентами. Кроме того, нормой деловой этики следует считать отправку краткой письменной информации по существу обсуждаемых вопросов заранее на встрече.
Недопустимо, чтобы такая публикация была сделана человеком, некомпетентным в вопросах, поднятых во время совещания - это, очевидно, снижает ощущение ее актуальности.
Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня: отсутствие основной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое сопровождение); участникам ранее не разъясняли суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов разного объема и содержания, в результате чего встреча превращается в дискуссию или даже ругань между отдельными ее участниками; увеличивается количество участников, занимающих позицию пассивных слушателей; отклонение от повестки дня, рассмотрение спонтанно возникших побочных тем или какая-то «вечная» проблема (например, вопросы поставок и т. д.).
Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. Основная задача в этом плане - обеспечить участие тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в обсуждаемых на встрече вопросах. Отчасти решение этой проблемы зависит от того, насколько будущие участники подготовлены к обсуждению вопросов повестки дня. Такая готовность устанавливается путем предварительного распространения достаточно подробной информации о предстоящей встрече.

2.2.Этапы проведения делового совещания

Деловые совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Опыт показывает, что деловые совещания не всегда дают желаемый эффект из-за того, что многие руководители не имеют четкого представления о технологиях и поведении своей организации. В результате деловые совещания созываются слишком часто и плохо готовятся. В его реализации задействовано много людей и, конечно же, «первые» лидеры. Чрезмерная продолжительность встреч снижает их влияние. Наконец, решения, принятые на деловых совещаниях, часто плохо исполняются и плохо контролируются во время реализации, что значительно снижает их эффективность. Следовательно, есть необходимость во втором совещании по тем же темам.
Деловые совещания - это способ вовлечь коллективный разум в выработку идеальных решений самых насущных и сложных вопросов, возникающих в организации [18].
Виды деловых совещаний в компании различаются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренняя деятельность, контроль за деятельностью сотрудников и другие.
Этап 1. Определение цели собрания и повестка дня.
Кажется, что цель состоит в том, чтобы принять конкретное решение (в большинстве случаев цель делового совещания - контролировать деятельность, мобильность и планирование сотрудников). Поэтому этот результат был сформулирован заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее будет совещание и результат будет достигнут. В процессе постановки цели организатору необходимо ответить на вопрос: может ли конкретный сотрудник решить эту задачу в текущем рабочем порядке? Можно ли заменить встречу другим способом решения проблемы?
Повестка дня готовится заранее. Участники совещания должны быть знакомы с последующим обсуждением и материалами, необходимыми для того, чтобы обдумать принятое решение. Кроме того, у каждого пункта повестки дня должен быть свой объективный результат. Помимо пунктов повестки дня, участники собрания информируются о времени, отведенном на обсуждение каждого пункта [8].
Этап 2. Определение времени и количества участников.
Традиционно деловые совещания (кроме экстренных) проводятся во второй половине дня по понедельникам. Круг участников выбирается исходя из минимального количества сотрудников. Оптимальный вариант - от 6 до 7 человек (начальник РРЗ, главный инженер, курирующий ОУЭиОП и ОМИВК, оперативный персонал). Конструктивное решение вопросов и проблем зависит от наличия только заинтересованных сторон. Заседание приписывают наиболее компетентным в данном вопросе должностным лицам [12].

Заключение

Деловое совещание - одно из самых ответственных занятий менеджера и важный фактор, влияющий на организацию рабочего графика всего коллектива. Необходимость совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрой передачи конкретных задач исполнителю, но, что наиболее важно, для эмоционального воздействия на участников встречи и, как результат по всей команде. Как видите, встреча - это сложный процесс и необходимо учитывать огромное количество психологических законов и правил. Объективная реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций обратиться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.
Резюмируя вышесказанное, хочу еще раз обратить ваше внимание на важность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, понятно, быстро донести информацию до подчиненных, получить всю необходимую информацию. от них и своевременно принять верное решение.