Анализ предметной области и формирование требований к информационной системе

Введение
В последнее время в нашей жизни всё большую роль играют информационные технологии. Они вошли во все сферы жизнедеятельности, в том числе, в управление службы федеральных приставов. Использование информационных технологий позволяет любой организации совершенствовать и улучшать управленческую деятельность, увеличивать темпы роста производительности труда, повышать собственный авторитет в глазах клиентов.
Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Основное назначение информационной системы – автоматизация рутинных процессов, своевременное обеспечение надлежащих людей нужной им информацией. Внедрение информационной системы позволяет более оперативно и качественно накапливать, хранить, обрабатывать и выдавать необходимую информацию.
1. Анализ предметной области и формирование требований к информационной системе
1.1. Анализ существующей организации бизнес и информационных процессов
Кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью из-за наибольших объемов ввода первичных данных. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения производительности труда кадровых работников и повышения точности вводимых ими данных.
В сфере кадрового делопроизводства можно выделить две проблемы:
1. Первая из них состоит в том, что на предприятии, в связи с низкими заработными платами – даже в районе, приравненном к северным территориями, зарплата ведущего ИТ-специалиста не превышает 30 000 рублей по состоянию на 01.01.2017г. (с надбавками и коэффициентом), - наблюдается довольно высокий уровень текучести персонала. Это обусловливает рост объема документооборота, повышает уровень рутинности в работе специалистов по кадровому делопроизводству.
2. Суть второй проблемы типична для предприятий с разветвленной структурой - несогласованное разнообразие программных продуктов, используемых для одних и тех же целей кадрового учета в разных структурных подразделениях предприятия. Решение этой проблемы сейчас стоит очень остро.
Пример. Узкое место 1.
При трудоустройстве специалист обращается сначала в отдел кадров. Он пишет заявление, которое должны рассмотреть:
• начальник подразделения, в которое устраивается сотрудник;
• главный специалист, которому подчинено это подразделение;
• начальник управления.
Возникает проблема точности, скорости рассмотрения резюме и актуальности информации о сотруднике.
Точность и скорость рассмотрения резюме: кадры знали о наличии вакансии в штатном расписании. Но они не могли знать, что на это место уже взят начальником подразделения специалист с испытательным сроком (часто это бывает без оформления). Кадры обещают обратившемуся специалисту оформить его в штат, но после согласования заявления и резюме с руководителями. На это уходит до 5-7 дней. И только тогда выясняется, что вакансия уже занята.
Результат: потеряно рабочее время специалиста по кадрам; обратившийся для трудоустройства потерял драгоценное время и, может быть, упустил возможность трудоустроиться в другом месте.
Вывод: необходимо внедрять информационные системы, автоматизирующие область управления персоналом. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения производительности труда кадровых работников и повышения точности вводимых ими данных.

1.2. Постановка задачи автоматизации бизнес-процессов
Основной целью автоматизации бизнес-процессов является уменьшение расходов. Автоматизация бизнес-процессов - это все то, что помогает избавиться от ручного выполнения рутинных, однообразных операций, повысить скорость обработки и передачи информации, сформировать единое информационное пространство для отдельных подразделений или всего предприятия в целом.
В результате автоматизации получим качественное, системное изменение ведения бизнеса, а именно :
• Автоматическое получение запрограммированных документов, отчетов, сводов;
• Повышение качества работы с базами данных - точность, полнота, скорость, непротиворечивость;
• приведение подразделений или всего предприятия в единый комплекс, связанный ежедневным стандартизированным документооборотом и информационно-нормативной базой.
Для достижения положительного эффекта требуются не только материальные, но и организационные затраты. То есть, автоматизация бизнеса - это не только программно-аппаратная перестройка, но и организационная реформа предприятия, которая связана со стратегическими целями предприятия.
В каждом случае возникает множество нестандартных действий, необходимых для успешного внедрения. Из выше изложенного следует вывод, что автоматизация нужна, когда уже сложились предпосылки для перехода, или когда автоматизация обязательна и неизбежна в силу внешних или внутренних причин.
Технология проектирования устанавливается последовательностью технологических операций, выполняемых на основе какого-либо метода, в результате чего становится ясно, что должно быть сделано, кем, как и в какой последовательности.
В основе любой технологии проектирования лежат методы, по которым определяют сущность и отличительные особенности процесса проектирования.
2. Проект автоматизации бизнес-процесса
2.1. Информационное обеспечение
Деятельность отдела по кадрам и делопроизводству рассмотрена отдельно. Выполнение основных рабочих процессов представлено на диаграммах на рисунках 3 и 4.
Рабочий процесс отдела включает в себя операции, связанные с регистрацией, обработкой и выдачей документации. Причем взаимодействовать отделу приходится как с другими отделами в организации, так и с другими организациями, а также посетителями.
Логическая модель данных является начальным прототипом будущей базы данных. Логическая модель строится в терминах информационных единиц, но без привязки к конкретной СУБД. Моделирование БД производилось с помощью программы ER-Win.
При изучении предметной области необходимо выявить базовые сущности данной предметной области, установить связи между ними.
Для реализации эффективной информационной базы данных, имеющих простоту её поддержания, необходимо обеспечить её удачную разработку. Все данные должны быть рассмотрены в аспекте теории баз данных, и представлены в виде отдельных таблиц, содержащих информации определенного характера, например, отдельная таблица для хранения сведений о товаре и отдельная таблица для хранения сведений о поставщиках. При реализации данного способа хранения информации достаточно будет обновить одну запись в справочной таблице, чтобы эта запись была обновлена во всех записях базы данных, где она встречается.
Этап проектирования структуры таблиц базы данных является одним из самых сложных, так как что исходная, что результативная информация не всегда позволяет определить требуемую структуру таблиц. [8]
Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).
2.2. Программное обеспечение
Для анализа используемых потоков информации, затрагиваемых при автоматизации рабочего процесса отдела по кадрам и делопроизводству, необходимо построить диаграмму потоков данных.

Рис. 16 – Диаграмма потоков данных «Как должно быть»
Анализируя рис.16, необходимо отметить, что вся работа пользователя системы электронного документооборота будет происходить с информационной базой, в которой будет храниться вся документация. Все запросы к АРМ будут осуществляться посредством оконного интерфейса пользователя.
Состав и классификация функций разрабатываемой информационной системы представлены на рисунке 17.

Заключение

В процессе прохождения преддипломной практики была проанализирована работа отдела кадров УФССП по Камчатскому краю и Чукотской автономной области
В процессе анализа были выявлены слабые стороны отдела:
• большой объем бумажного документооборота;
• трудоемкий процесс обработки и получения данных;
• отсутствие возможности формирования запроса по конкретной информации;
• неэффективное планирование процесса.
Выявление данных слабых сторон позволило начать разрабатывать программный модуль программного модуля автоматизации документооборота подразделения отдела кадров УФССП по Камчатскому краю и Чукотской автономной области