Развитие стандартизации управленческой документации в Российской Федерации

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Информационные технологии заняли основополагающую позицию в сфере работы с документами, вначале как способ автоматизации видов деятельности, а теперь и как полноценный ин-струмент управления. В частности, система управления документами мо-жет сократить операционные расходы в подразделениях, где обрабатыва-ют документацию и в целом по компании. В связи с этим остро стоит во-прос выработки методологии создания и внедрения систем управления до-кументами (СУД). Нынешнее разнообразие подходов к их созданию не приводит к выработке общей лучшей практики и преследует лишь инди-видуальные цели организации, что препятствует централизации и унификации документных процессов на общегосударственном уровне.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. История стандартизации делопроизводства в России

В современных экономических условиях стандартизации уделяется все большее внимание, ее роль в жизни государства, коммерческих и не-коммерческих структур и общества в целом, возрастает по экспоненте. Научные достижения способствуют тому, что путем стандартизации выяв-ляются и используются наиболее оптимальные методы решения управлен-ческих, производственных, экономических и прочих задач. К сожалению, в Российской Федерации процесс стандартизации идет крайне медленно, это касается даже адаптированных и опробованных международных стандар-тов. До сих пор встречается мнение, что стандартизация является чем-то необязательным и нецелесообразным.
Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920-1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации до-кументов начал приобретать организованный и системный характер. По-степенно стандартизация, как вид деятельности государства приобрела ис-ключительно централизованный характер и черты современной организа-ционной структуры [7]. Можно выделить несколько этапов стандартизации делопроизводства в России (рисунок 1.1).
Организационная структура органов стандартизации претерпевала неоднократные изменения в ходе своего развития, но во главе ее всегда стоял центральный орган государственной власти и управления, уполно-моченный вести работы по стандартизации (на современном этапе это Рос-стандарт), в его подчинении находились организации, занимающиеся от-дельными вопросами стандартизации (например, ФГУП Стандартинформ, который: подготавливает переводы международных и зарубежных стан-дартов на русский язык и официально их регистрирует, ведет базу нацио-нальных стандартов и технических регламентов, осуществляет их публи-кацию и распространение), а также технические комитеты, специализиру-ющиеся каждый на своем направлении деятельности (в вопросах управле-ния документами это: ТК 191, ТК 459, ТК 076, ТК 022 и др.).

На современном этапе развития стандартизации имеет место взаимо-связанность стандартов, разрабатываемых различными ТК и в то же время их несогласованность. Во многом это обусловлено недостаточной активно-стью экспертов, либо нежеланием действительно широкого обсуждения проектов национальных стандартов, что приводит к довольно сомнитель-ному их качеству и малой востребованности на практике. Однако, именно стандартизация является драйвером развития любой экономики мира, и Россия не будет являться исключением.

1.2. Зарубежный опыт использования стандартов ИСО серии 30300

Серия стандартов ИСО 30300 – единая методологическая серия по созданию СУД, использующаяся в организациях любого вида (как госу-дарственных, так и частных) и претендующая на статус универсального руководства в данной области. Серия предназначена для применения сов-местно со стандартом ИСО 15489, хотя может использоваться и автономно. В совокупности данные стандарты представляют целостную методологическую базу всех процессов, связанных с СУД.
Многие государства уже активно используют стандарты серии 30300 в целях совершенствования методологии в области управления докумен-тами и повышения эффективности работы СУД в организациях, в частности, Австралия, Испания, Франция и др. В связи с этим целесооб-разно изучить опыт других стран и рассмотреть перспективы России в направлении стандартизации систем управления документами.
В связи с постоянным усложнением структуры и процедур управле-ния неизбежно внедрение СУД, и соответствующее руководство стало бы отличной базой для разработчиков и компаний, внедряющих такие про-дукты. Каждая часть серии стандартов вытекает из другой и логически связана с остальными, что обеспечивает выстраивание четкой системной линии действий при внедрении СУД.
1. ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Основные положения и словарь» (ISO 30300:2011 «In-formation and documentation. Management system for records. Fundamentals and vocabulary») содержит термины и определения, используемые в области применения серии стандартов, определяет основные принципы СУД, устанавливает связь между СУД и другими системами управления [6].
2. ИСО 30301:2019 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Требования» (ISO 30301:2019 «Information and docu-mentation. Management system for records. Requirements») раскрывает тре-бования к СУД, способствующие компетентному принятию решений и распределению ресурсов для достижения целей организации [19].
3. ИСО 30302:2015 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Руководство по внедрению» (ISO 30302:2015 «Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation») описывает процедуры практического внед-рения СУД на предприятии с поэтапным ее раскрытием (от анализа среды внедрения до исправления несоответствий требованиям) [20].

2. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ ИСО СЕРИИ 30300: ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ В РФ

2.1. Стандартизации управления документами в ИСО

Преимущества применения стандартов серии ИСО 30300:
1) интеграция СУД с другими системами управления (ИСО 9000, ИСО 27000 и ИСО 14000);
2) обеспечение структурированной системы управления внутри ор-ганизации (ИСО 30300 и ИСО 30301 определяют принципы, способству-ющие согласованию процесса управления документацией с организационной стратегией);
3) экономия затрат в связи с уменьшением числа ошибок, сокраще-нием времени на выполнение операций с документами, исключением избы-точных и повторных действий с документами;
4) универсальность с точки зрения субъекта использования (стандар-ты предназначены для всех типов организаций), которой не имеют другие стандарты систем управления [13].
Проблемы, которые могут возникнуть в процессе применения систе-мы стандартов на предприятии:
1) сложность и разносторонность процесса внедрения СУД за счет множества подготовительных процедур, которые необходимо провести (анализ и оценка существующей СУД на момент соответствия требованиям стандарта, реорганизация бизнес-процессов, обеспечение вовлеченности всех заинтересованных сторон, анализ рисков);
2) отсутствие конкретных пошаговых инструкций может поставить организацию в положение, когда не будет осознания, с чего начать и куда двигаться, в связи с чем может потребоваться поддержка со стороны;
3) фокус стандартов сосредоточен исключительно на деловых доку-ментах, в них не затрагиваются вопросы архивирования и управления ар-хивами постоянного хранения, что вынуждает компании, нуждающиеся в обеспечении всего жизненного цикла своих документов, совместно при-менять другие стандарты (например, ИСО 14641-1).
Наиболее остро при этом ставится вопрос терминологии: многим ан-глийским терминам трудно найти эквиваленты в русском языке (например, «document», «record», «disposition»). Эта проблема существует не только в России, но и в других странах, в том числе во Франции, где в 2012 г. пришли к одобренному профессиональным сообществом решению: «documents d’activité» (буквально «документы о деятельности») взамен «records» и «gestion des documents d’activité» (буквально «управление до-кументами о деятельности») для «records management» [18].
В стандарте ИСО 30301, пересмотренном в 2019 г., в отличие от предыдущей версии 2011 г., использующей термины ИСО 30300, были введены такие термины, как «documented information», «management system», «risk», «competence», «process» и др. Это связано, во-первых, с соотнесением с другими стандартами систем управления, а во-вторых – с требованиями времени.
Однако проблема усугубилась с изменениями стандарта ИСО 30300, который на данный момент находится на этапе разработки. Существенно изменилась его структура. Во-первых, разработчики отошли от разъясне-ния принципов стандартов систем управления – в предлагаемой версии присутствует только раздел «термины и определения». Во-вторых, изме-нился также раздел «термины и определения»: вместо 4-х групп терминов стало 6 (причем изменились не только названия, но и их содержание). В предыдущей версии 2011 г. в стандарте присутствовало 29 терминов, в 2018 г. (утверждение проекта комитета) – 70, сейчас – 72. Пять терминов были полностью убраны из новой версии («archive(s)», «document», «documentation», «registration», «tracking»), появились 47 новых (часть из которых уже упоминалась в тексте стандарта предыдущей версии, но не была включена в раздел «термины и определения»). В изначальном виде остались лишь 11 терминов, а определения 9 терминов были подвергнуты серьезным изменениям. В связи с этими изменениями можно ожидать по-правок в ИСО 30301 и ИСО 30302 соответственно.

2.2. Перспективы стандартизации делопроизводства в Российской Федерации

Разработка проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руко-водство по внедрению», идентичного международному, включена в Программу национальной стандартизации на 2021 г. [3]. С 12 апреля 2021 года открыто публичное обсуждение проекта нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Система стандартов по информации, биб-лиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Ру-ководство по внедрению».
Работа над проектом стандарта проходит в тесном сотрудничестве с техническим комитетом 191 «Научно-техническая информация, библио-течное и издательское дело» Росстандарта. Одним из основных требований ИСО 30302:2015 является разработка политики (стратегии или концепции) управления документами, определяющей руководство по созданию доку-ментов и средств управления ими, отвечающих целям организации, и принципы организации работы с документами. Организации, которые руководствуются ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2019, могут использовать ИСО 30302:2015 для разработки организационной инфраструктуры управления документами в рамках систематического и прослеживаемого подхода к СУД.
Исходя из содержания стандарта, представляется порядок действий, которые необходимо предпринять организации для создания, внедрения и поддержки СУД:
1. Анализ организационной среды. Определение внутренних и внешних факторов организационной среды в СУД.
Анализ организационной среды является непрерывным процессом. Он обеспечивает реализацию и систематическую оценку СУД и поддерживает цикл непрерывного совершенствования.
2. Оценка правовых, организационных и иных требований в соответствии со сферой деятельности организации. Требования к деловой деятельности должны быть сформулированы на основе текущих деловых процессов, а также с учетом перспективы будущего планирования и развития организации. Особое внимание к ним необходимо уделить при разработке организацией автоматизированных или цифровых деловых процессов. В таком случае требования могут быть изменены в ходе обсуж-дения с лицами, ответственными за разработку и реализацию предлагае-мых новых процессов.
3. Определение области применения СУД. Область применения СУД устанавливается высшим руководством и четко обозначает рамки внедре-ния СУД, подлежащие включению и исключению компоненты СУД, их ро-ли и взаимосвязи. Область применения может быть определена в результате проведения анализа организационной среды с учетом выяв-ленных факторов и требований, а также может быть установлена высшим руководством до выявления таких факторов и требований.
4. Установление обязательств руководства по внедрению СУД. Обя-зательства руководства не подразумевают выполнение каких-либо кон-кретных действий, но открытая демонстрация участия руководства являет-ся неотъемлемым фактором успеха внедрения СУД.
5. Разработка политики управления документами. Политика управ-ления документами устанавливается руководством в качестве основы для внедрения и совершенствования СУД организации, а также в качестве эта-лона для оценки качества СУД. Идеально, если происходит интеграция политики работы с документами в общую политику управления организа-ции. При внедрении СУД утвержденная политика управления документа-ми является официальным документом. Положения этого документа долж-ны соблюдаться и контролироваться в организации, с ним должен быть ознакомлен каждый сотрудник организации. Все документы по внедрению СУД, разработанные впоследствии, не должны противоречить установ-ленной политике управления документами.
6. Определение организационных функций. Помимо формального установления представителя управления и оперативного руководителя для внедрения СУД должны быть распределены обязанности и определена от-ветственность.
7. Распределение ответственности и полномочий. Для разных катего-рий должностей должна быть установлена дифференцированная ответ-ственность:
а) высшее руководство несет ответственность за утверждение и поддержку политики управления документами в организации;
б) определяется конкретный представитель высшего руководства, на которого возлагается ответственность и подотчетность за СУД (конкретная роль);
в) руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение надлежащего создания документов и управление ими со-трудниками их подразделений в соответствии с установленной политикой управления документами;
г) специалисты в области управления документами несут ответствен-ность за разработку процессов и средств управления документами, внед-рение и эксплуатацию документных систем, а также за обучение лиц, участвующих в документных процессах и использующих документные си-стемы;
д) системные администраторы несут ответственность за обеспечение надежности, безопасности, совместимости документных систем, включая системное управление процессами миграции и внесение изменений;
е) сотрудники отдела ИТ несут ответственность за внедрение и поддержку технологических аспектов, необходимых для непрерывного и надежного управления документами, в том числе за миграцию систем в случае необходимости;
ж) все сотрудники несут ответственность за создание документов и управление ими в их сфере деятельности в соответствии с установленной политикой управления документами путем использования документных систем организации, ее процессов и средств управления документами.
 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920-1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации до-кументов начал приобретать организованный и системный характер. Можно выделить несколько этапов стандартизации делопроизводства в России (рисунок 1.1 в курсовой работе). Вместе с тем, в настоящее время происходит новый этап развития стандартизации, который будет характе-ризоваться отказом от прямого применения стандартов ИСО и возвраще-нию к практике разработки своих национальных стандартов, учитываю-щих передовой международный опыт.
Роль международных стандартов в отечественной системе стандарти-зации становится все более значительной. Знание и применение междуна-родных и национальных стандартов по работе с документами сегодня осо-бенно необходимы, поскольку существует множество организаций, взаи-модействующих с зарубежными партнерами.