Дисциплина : " Информационные технологии в экономике и управлении"

ВВЕДЕНИЕ

Для современных компаний, работающих в условиях высокого уровня конкуренции, актуальным является вопрос оптимизации деятельности подразделений компании. Преимущества могут быть связаны с возможностью снижения временных затрат на прохождение документов, сокращения административных издержек, получением инструмента, позволяющего анализировать эффективность деятельности компании. Внедрение информационных систем для автоматизации бизнес-процессов позволяет повысить эффективность работы специалистов, сократить трудозатраты на выполнение технологических операций.
Актуальность внедрения систем автоматизации управленческой деятельности также обусловлена необходимостью сокращения сроков прохождения документации сроков отработки управленческих решений, возможности автоматизации получения сводной информации о состоянии отработки документов, обеспечения уровня повышения исполнительской дисциплины, сокращений издержек, связанных с работой с документацией.
Для компаний, работающих в управленческой сфере, внедрение информационных систем позволяет оптимизировать процесс обработки документов с соблюдением сроков и требований.
Цель проекта состоит в разработке информационной системы для автоматизации задач ведения документации в условиях ООО «Технологии газоснабжения».
Задачи работы:
 анализ организационной структуры и специфики деятельности ООО «Технологии газоснабжения»;
 анализ теоретических аспектов использования систем электронного управленческого документооборота;
 анализ бизнес-процессов работы специалистов по делопроизводству в методологии IDEF0 в части ведения управленческого документооборота и формирования отчетности по исполнителям, видам документов;
 постановка задач автоматизации;
 описание функционала системы автоматизации управленческого документооборота;
 оценка экономической эффективности проекта.
Объект исследования: технология работы ООО «Технологии газоснабжения».
Предмет исследования: информационная система ведения документации, системы электронного управленческого документооборота ООО «Технологии газоснабжения».

 
1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Использование информационных систем в управленческих технологиях

Тематика автоматизации управленческого документооборота в компаниях в настоящее время является актуальной в связи с разработкой административных регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и содержанию документов. Также современная нормативная база регламентирует вопросы использования технологий электронного управленческого документооборота с использованием электронной подписи, что позволяет обеспечить оперативность при обмене документами, конфиденциальность, а также возможность однозначной идентификации отправителя и подлинности документа.
Автоматизация управленческого документооборота в деятельности современных компаний включает множество компонентов, включающих:
 Обмен платёжными документами;
 Документооборот в рамках осуществления правового сопровождения деятельности компании;
 Учет входящей и исходящей документации, мониторинг исполнения резолюций руководства;
 Документооборот в рамках учета выполнения работ по исполнению договоров с клиентами.
В рамках данной работы проведено изучение технологи автоматизации систем управленческого документооборота в области ведения делопроизводства, что включает возможности ведения учета входящие и исходящей документации, контроль сроков исполнения отработки документов. Выбор данной задачи связан с возможностью обеспечения исполнительской дисциплины сотрудников, минимизации штрафных санкций, связанных с нарушениями регламентов работы с обращениями граждан.
Проблематика автоматизации технологий управленческого документооборота связана с необходимостью совершенствования управленческих бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и исполнением распоряжений руководства. Тематика автоматизации управленческого документооборота в компаниях в настоящее время является актуальной в связи с разработкой административных регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и содержанию документов. Также современная нормативная база регламентирует вопросы использования технологий электронного управленческого документооборота с использованием электронной подписи, что позволяет обеспечить оперативность при обмене документами, конфиденциальность, а также возможность однозначной идентификации отправителя и подлинности документа.
С ростом штатной численности, увеличением количества структурных подразделений компаний возникают задачи, предполагающие необходимость контроля исполнения распоряжений руководства, соблюдения административных регламентов по работе с документацией. В отсутствие автоматизации систем управленческого документооборота возникают проблемы, связанные с получением оперативной информации о состоянии и отработки документов. Когда отработка документов требует принятия срочных мер в короткие сроки, возникают затруднения, связанные с координацией исполнения распоряжений, передачей информации между подразделениями.
Программные решения для автоматизации технологий управленческого документооборота обеспечивают возможности получения данных о состоянии работы с документами в разрезе сотрудников, сроков исполнения, данных о подготовленной отчетности по результатам отработки распоряжений [3].

1.2. Общая характеристика организации

В рамках данной работы проведено проектирование системы автоматизации управленческого документооборота для ООО «Технологии газоснабжения». Профиль деятельности компании – техническое обслуживание газоиспользующего оборудования юридических лиц и предоставлению услуг по содержанию внутри домового газового оборудования физических лиц.
На рисунке 1 показана схема организационной структуры компании.
Тип организационной структуры компании - линейно-функциональная.
Генеральный директор

Отдел капитального строительства (в т.ч. главный архитектор, главный инженер, сервис-инженер, техник-программист)
Отдел кадров (в т.ч. инспектор по кадрам)

Заместитель директора по производству


Отдел снабжения (в т.ч. старший снабженец и экспедитор)

Бухгалтерия (главный бухгалтер и сопровождающей специалист).

Юридический отдел (в лице старшего юрисконсульта и сопровождающих специалистов)
Проектно-сметная группа (сметчики, рабочие и прораб). Отдел продаж (начальник отдела и менеджеры по продажам)

Рис. 1  Схема организационной структуры ООО «Технологии газоснабжения»
В рамках данной работы проведен анализ технологии делопроизводства в условиях компании, определен перечень задач автоматизации.
Как показано на рисунке 1, организационная структура компании включает:
- руководство в лице генерального директора, в компетенцию которого входят вопросы координации деятельности компании, подписание распорядительных документов, наложение резолюций, подписание соглашений со сторонними организациями, подписание платёжных документов, определение кадровой политики организации;
- отдел капитального строительства, в компетенцию которого входят вопросы проектирования и практической реализации процессов строительства сетей газоснабжения;
- специалисты юридического отдела курируют вопросы правового сопровождения деятельности компании, включающего визирование заключаемых договоров, нормативных документов, представительства интересов компании в суде;
- проектно-сметную группу, специалисты которой курируют вопросы расчета стоимости проектов строительства и ремонта сетей газоснабжения, расчета потребностей в материалах, бюджетном финансировании и трудовых ресурсах;
- отдел снабжения, в компетенцию которого входят вопросы взаимодействия с поставщиками в части организации поставок оборудования, запасных частей и комплектующих для выполнения работ по строительству газораспределительных сетей;
- отдел бухгалтерского учета, курирующий вопросы формирования отчетности о деятельности компании, ведение бухгалтерского, налогового учета, учета заработной платы, формирование ценовой политики, разработка перспективных планов развития бизнеса;
- отдел защиты информации, курирующий вопросы выполнения требований информационной безопасности в рамках работы системы;
- отдел кадров, в состав которого входят специалисты по делопроизводству, а также сотрудники по работе с персоналом, курирующие вопросы кадрового учета, подготовки проектов кадровых приказов.
Вопросы сопровождения функционирования ИТ-инфраструктуры курируются сторонней компанией, с которой заключен договор аутсорсинга, включающий выполнение операций:
- системного администрирования, включающего вопросы обеспечения работоспособности системной архитектуры компании, управление службой каталогов и файловыми ресурсами;
- установку обновлений системного и прикладного ПО;
- выполнения требований информационной безопасности в рамках работы системы, сервисного обслуживания компьютерного, сетевого оборудования, принтеров и МФУ.
Специфика деятельности маркетологов предполагает необходимость работы с информацией, относящейся к категории персональных данных клиентов, что связано с необходимостью принятия мер по обеспечению их защищенности.
В условиях исследуемой компании деятельность по обеспечению защиты информации курируется сотрудниками аутсорсинговой компании.
Основные направления по обеспечению защиты информационных ресурсов компании включают:
- разработку документации в области защиты информации, исполнение которой входит в обязанности сотрудников компании;
- проведение мониторинга соблюдения мер по защите информации сотрудниками компании. В случае выявления нарушений на виновников налагаются дисциплинарные взыскания;
- обеспечение программной защиты информации, включающей компоненты: антивирусной защиты (на платформе корпоративной версии