Проект автоматизации компании

Введение

В рамках данной работы проведено создание проекта автоматизации компании, работающей в сфере аптечного бизнеса. Основными направлениями автоматизации в данной сфере являются:
- взаимодействие с поставщиками;
- учет ограничений, связанных с реализацией фармацевтической продукции;
- формирование отчетности и документации, используемой для анализа ведения бизнеса.
Целью данной работы является создание проекта автоматизации компании аптечного бизнеса.
Задачи работы:
 анализ специфики деятельности компании аптечного бизнеса, ее организационной структуры;
 построение моделей бизнес-процессов компании аптечного бизнеса;
 разработка требований к автоматизации компании аптечного бизнеса;
 разработка параметров проекта автоматизации, анализ влияния рисков на результаты проекта.
Объект исследования: технологии автоматизации ООО «Фармация».
Предмет исследования: проект внедрения информационных систем в деятельность компании.
 
1.Общая характеристика компании

Отрасли аптечного бизнеса в настоящее время переживает рост филиальной сети. Деятельность оптовых компаний, работающих в сфере реализации медикаментов, связана с необходимостью взаимодействия с поставщиками, учетом наличия сертификации отпускаемых препаратов.
В рамках данной работы проведено создание информационной системы автоматизации аптечного бизнеса. Специфика деятельности компаний данной области деятельности связана с необходимостью:
- учета условий хранения и реализации медикаментов различного вида;
- необходимостью взаимодействия с поставщиками;
- учета рецептов, выдаваемых лечебными учреждениями;
- учета законодательства, предполагающего необходимость отпуска льготных лекарств;
- учета взаиморасчетов с внебюджетными фондами при продаже лекарств для лечебных учреждений и льготных категорий клиентов;
- учета наличия медикаментов на складе;
- учета реализации медикаментов;
- формирования аналитической отчётности.
Все вышеуказанные бизнес-процессы предполагают необходимость использования информационных систем для повышения эффективности их выполнения.
Автоматизация аптечного бизнеса позволяет в значительной степени сокращать временные затраты на выполнение основных технологических операций, решать задачи электронного документооборота по льготным лекарствам, формировать сопроводительные документа на поставку и отпуск медикаментов в аптечные сети со складов.
Таким образом, для компаний, работающих в данной отрасли, задача
В рамках данной работы проведено исследование деятельности ООО «Фармация». компания основана в 1999г. Профиль деятельности компании – мелкооптовая и розничная продажа медикаментов. Компания имеет налаженные связи с производителями медикаментов, а также крупными импортерами из-за рубежа.
Компания является поставщиком для большинства аптечных сетей региона. Оценка объёмов контроля рынка в соответствующем сегменте региона – 10%.
ООО «Фармация» уделяет особое внимание качеству реализуемых лекарственных форм, поэтому в качестве поставщиков компонентов для производства выступают девять известных фармацевтических компаний [1].
В качестве вышестоящих организаций для аптек выступают: Министерство Здравоохранения, Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения (Росздравнадзор).
В таблице 1 приведены основные экономические параметры ООО «Фармация»
Таблица 1 - Основные экономические параметры ООО «Фармация»
№ Наименование показателя Значение на 01.01.2022
1 Доходы всего, тыс. руб. 179873,8
2 Налоговые и неналоговые доходы, тыс. руб. 79881,5
3 Расходы всего, тыс. руб. 172872,9
4 Количество поставщиков – производителей фармацевтической продукции 45
5 Количество штатных единиц 50

Миссия компании – обеспечение доступа граждан к качественной продукции фармакологической отрасли.

2. Описание организационной структуры компании

Компанию возглавляет генеральный директор. Генеральному директору подчиняются:
- главный бухгалтер;
- начальник отдела автоматизации;
- начальник отдела закупок;
- начальник отдела кадров;
- Центральный склад медикаментов;
- заместитель директора по развитию;
- заместитель генерального директора.
В штат отдела автоматизации входят специалисты следующих категорий:
- Начальник отдела;
- системный администратор 1 чел.;
- Программисты – 3 чел ;
- Технические специалисты – 3 чел.
Заместителю генерального директора подчиняются аптечные пункты и служба доставки.
Заместителю директора по развитию подчиняются два отдела:
- Договорной отдел;
- Планово-экономический отдел.
Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема организационной структуры ООО «Фармация»
3.Таблица функций подразделений

Описание функциональных обязанностей сотрудников подразделений ООО «Фармация» приведено в таблице 2.
Таблица 2 - Функции подразделений компании
Подразделение Функции
Аптечные пункты - Заказ необходимых лекарств;
- Продажа лекарств населению.
Курьерская служба - Доставка заказов потребителям;
Отдел автоматизации - Обеспечение функциональности объектов ИТ-инфраструктуры и системы передачи данных
- Обеспечение функциональности кассового оборудования
- Сервисное обслуживание и ремонт компьютерной техники
- Техническое обслуживание систем информационной безопасности
- Установка, настройка программного обеспечение, консультирование пользователей по вопросам работы с программным обеспечением
Договорной отдел - Заключение договоров с поставщиками;
- Заключение договоров с контрагентами в рамках обслуживания инфраструктуры компании
Планово-экономический отдел - Анализ эффективности работы аптеки;
- Составление прогнозов относительно результатов работы компании;
- Оценка финансового состояния компании;
- Контроль формирования и изменения себестоимости товаров;
- Составление аналитической отчетности.
Отдел закупок - Закупки фармакологической продукции;
- Закупки медицинской техники.
Отдел кадров - Работа с кадровым составом
- Учет рабочего времени
- Подготовка проектов кадровых приказов
Бухгалтерия - Ведение бухгалтерского и налогового учета;
- планирование доходов/расходов.

 
4.Карта процессов

В качестве основной деятельности можно выделить следующие процессы:
 Приобретение лекарственных средств и медицинской техники у поставщиков;
 Оформление заказов от клиентов;
 Доставка заказов клиентам;
 Продажа лекарств и товаров для здоровья населению.
Все перечисленные процессы формируют прибыль компании.
Продажа лекарств и товаров для здоровья осуществляется через аптечные пункты.
Далее приведено детальное описание указанных бизнес-процессов.
Клиент делает запрос на приобретение медикаментов или медицинской техники.
Когда клиент не находит необходимого лекарства он может оставить заявку на его приобретение. В этом случае сотрудник аптеки заносит данные клиента в журнал, записывая его персональные данные, домашний адрес, а также уточняет предпочтительный способ доставки лекарства.
Далее он передает данную заявку в службу доставки по телефону. Служба доставки проверяет наличие лекарства в других аптеках, а также на центральном складе. При его наличии служба доставки либо уведомляет клиента о сроках доставки лекарства в аптеку, либо уточняет удобное время доставки на дом.
При отсутствии необходимого лекарства служба доставки передает заявку в отдел закупки.
Отдел закупки в свою очередь связывается с поставщиком и узнает срок доставки лекарства. Затем отдел закупки передает эти данные службе доставки, которая в свою очередь уведомляет либо клиента, либо аптеку.
На рисунке 2 приведено графическое представление бизнес-процессов аптеки.

Рисунок 2 – Основные процессы компании

Все вспомогательные процессы призваны обеспечить основную деятельность компании, однако, они являются «внутренними» процессами и никак напрямую не связаны с клиентами. Графически перечень процессов представлен на рисунке 4.

Рисунок 3 – Перечень вспомогательных процессов
5 Моделирование процесса приема заказов

В рамках проведенного анализа финансовой деятельности компании было показано, что рентабельность компании является неудовлетворительной. За прошедший год она снизилась более чем в два раза и составила 2,7%. Кроме того, значительно возросла конкуренция в данном секторе предоставляемых услуг, что вызвало отток покупателей.
Предложенные меры по снижению стоимости лекарств не принесут ощутимой выгоды и в дальнейшем оборот компании будет продолжать снижаться, что может привести к закрытию части аптечных пунктов и увольнению некоторого числа сотрудников.
Единственно действенным способом по увеличению рентабельности продаж является значительное увеличение числа продаж, а также снижение текущих издержек компании.
Все это заставило руководство компании разрабатывать новые способы увеличения числа продаж.
На рисунке 5 представлен процесс оформления заказа в нотации BPMN, модель как есть.
Опишем данный процесс. Когда клиент не находит необходимого лекарства он может оставить заявку на его приобретение. В этом случае сотрудник аптеки заносит данные клиента в журнал, записывая его персональные данные, домашний адрес, а также уточняет предпочтительный способ доставки лекарства.
Далее он передает данную заявку в службу доставки по телефону. Служба доставки проверяет наличие лекарства в других аптеках, а также на центральном складе. При его наличии служба доставки либо уведомляет клиента о сроках доставки лекарства в аптеку, либо уточняет удобное время доставки на дом.
При отсутствии необходимого лекарства служба доставки передает заявку в отдел закупки.
Отдел закупки в свою очередь связывается с поставщиком и узнает срок доставки лекарства. Затем отдел закупки передает эти данные службе доставки, которая в свою очередь уведомляет либо клиента, либо аптеку.
Как видно из описания данного процесса существует очень много недостатков, перечислим их:
- Отсутствие какой-либо автоматизации данного процесса;
- Долгое время доставки лекарства даже при его наличии в других аптечных пунктах или на центральном складе.
- Невозможность для клиента отследить изменение статуса заказа в режиме онлайн.
Для устранения всех этих недостатков необходимо усовершенствовать некоторые основные бизнес-процессы для повышения эффективности работы организации.
Целями совершенствования бизнес-процессов являются:
 сокращение времени на обработку заказов;
 сокращение количество ошибок при приеме заказов;
 увеличение скорости взаимодействия различных структурных подразделений компании;
 сокращение количества операций, выполняемых в ручном режиме;
 повышение качества и скорости исполнения заказов.
Диаграмма процесса «Прием заказов на лекарство» в нотации BPMN, модель «как есть» приведена на рис.4.